Формирование И оформление дел
Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Формирование И оформление дел





Ключевые понятия:

¾ Дело

¾ Формирование дела

¾ Текущее хранение дела

Теория

Деломназывается совокупность служебных документов, собранных по некоторому признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по установленным правилам.

Формированием дела называется группировка, размещение документов в специально оформленной папке (скоросшивателе). Документы могут группироваться в дела по самым разным признакам:

¾ по видам документов ( к примеру, по разным делам размещают приказы, акты, договоры, письма );

¾ по авторству документов ( к примеру, по разным делам могут быть размещены письма, полученные от разных предприятий);

¾ по хронологии документов (к примеру, в разные дела могут быть разложены протоколы совещаний в зависимости от месяца их проведения).

Контрольные вопросы

1. Как можно ускорить процедуру формирования дел?

2. По каким признакам формируются дела?

3. Какими правилами руководствуются, размещая документы в делах?

4. Какую систему хранения дел можно назвать рациональной?

5. В чём преимущество персональных мест хранения документов?

Задания для самостоятельного выполнения

На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:

¾ Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;

¾ Акт о списании ксерокса;

¾ Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";

¾ Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;

¾ Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;

¾ Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;

¾ Акт обследования технического состояния котельного оборудования;

¾ Приказ о приёме нового сотрудника;



¾ Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";

¾ Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";

¾ Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья.

 

Разместите эти документы в имеющиеся папки-дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.

Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае?

Достаточно ли у Вас папок-дел или нужно завести еще? Как их озаглавить?

 

Заголовок дела Название документа (из перечня) Основание включения документа в дело
Приказы по общим производственным вопросам    
Протоколы совещаний с начальниками цехов    
Письма входящие      
Переписка с ООО "Прогресс"    
Письма исходящие      
Приказы по личному составу      
Договоры с поставщиками      
Договоры с потребителями    
Документация по заводу "Синтез"    

 

 

Лабораторная работа №8

КОНТРОЛЬ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Ключевые понятия:

¾ Контрольная функция менеджмента

¾ Поручение исполнителю

¾ Контроль исполнения

¾ Самоконтроль работника

¾ Экспертиза документов;

¾ Постоянное хранение документов;

¾ Временное хранение документов;

¾ Уничтожение документов .

Теория

Контроль - важнейшая функция менеджмента. От качества контроля работы персонала во многом зависит результативность деятельности организации. Эффективный контроль должен стимулировать активность работников, развивать их инициативу и трудовую мотивацию.

Среди документов, направляемых в структурные подразделения, конкретным исполнителям и специалистам, многие имеют РЕЗОЛЮЦИИ вышестоящих руководителей, которые, как правило, содержат определенное поручение, которое должно быть выполнено в обозначенный срок. Указывается и лицо, ответственное за исполнение.

Поручения делятся на два вида:

1. Необходимо подготовить ОТВЕТ на полученный документ.

2. Следует выполнить ряд ПРАКТИЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, осуществить некоторые МЕРОПРИЯТИЯ.

По своему характеру поручения могут быть индивидуальными или групповыми.

Исполнение документов (данных поручений) требует контроля.

Заключительный этап работы со служебными документами - обработка дел для их дальнейшего хранения, использования или уничтожения.

Все имеющиеся в организации документы разделяются на четыре группы:

  1. постоянного хранения;
  2. временного хранения (свыше 10 лет);
  3. временного хранения (до 10 лет);
  4. подлежащие уничтожению.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

  1. дела по личному составу предприятия;
  2. дела по основной (производственной) деятельности.

Контрольные вопросы

1. Какие требования предъявляются к эффективному контролю исполнения документов-поручений?

2. Какие делопроизводственные процедуры связаны с подготовкой ( по поручению руководителя) исходящего документа? (воспользуйтесь схемой 23.1)

3. Какие недостатки имеет традиционная схема контроля исполнения документов?

4. Какие факторы способствуют и какие тормозят развитие самоконтроля российского работника?

5. Что такое экспертиза ценности документов? Кто её осуществляет и с какой целью?

6. Каким образом оформляются дела, отобранные на архивное хранение?

7. Какие преимущества и недостатки имеет хранение документов в электронной форме?

Задания для самостоятельного выполнения

Разработайте форму персональной карточки по самоконтролю исполнения документов.

Изготовьте её макет. Обоснуйте её содержание.


ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Сведения из теории

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк (для изготовления любых видов документов, кроме письма), включающий в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

- бланк письма (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20);

- бланк конкретного вида документа (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19).

Задание

Согласно выданному варианту спроектируйте для перечисленных ниже организаций общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа с угловым и продольным расположением реквизитов.

Ва-риант Наименование организации Справочные данные
Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002 Ул.Сиверса, д.10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс (056)65-43-50 E-mail: ra@mail.ru
Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО __________45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003 Ул. Остоженка, 27 М осква, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79 www.rrc.ru
Акционерное общество закрытого типа «Хронометр» ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231 ул. Мясницкая, д. 10-1 город М осква, 101000 E-mail: expo@com.ru  
Открытое акционерное общество «ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ОКПО 23132807, ОГРН 1821800370797, ИНН/КПП 3408032140/342001002 Октябрьское шоссе, д.9, город Волгодонск, Ростовская обл. тел./факс: (86392) 6-61-13 Е-mail: bublik@com.ru
Всеросийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001 ул.Профсоюзная, д.82 город М осква, 117393 Тел./факс (095) 7187874 E-mail: mail@vniidad.ru  
Концерн «ARGO-NEO», подчиняющийся производственному объединению «Арго» ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615 ИНН/КПП 5676253576/003876523 Ул. Дорожная 15б город Воронеж, 394038 Тел./факс: 4732)39-24-62, 39-25-62, 72-70-17 E-mail: argo@vip.com
Закрытое акционерное общества «ЮРИС-КОН» ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012 ИНН/КПП 61674787543/616542202 Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3 М осква, Россия, 117078 Тел. (495) 267 14 28 Факс (495) 267 14 17 E-mail: uris@kon.ru
Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТРОю России ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001 Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город М осква, 105203 Тел. (495) 275 23 23 Факс (495) 275 12 12 E-mail: santeh@gs.ru  

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Оформите общий бланк организации с продольным и угловым расположением реквизитов в текстовом редакторе MS Word. Сохраните файлы на диске D в вашей папке под именами «Общий бланк_продольный», «Общий бланк_угловой».

4. Аналогично оформите и сохраните бланк письма и бланк конкретного вида документа.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

2. Какие реквизиты указываются на бланках?

3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».

7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.