Документознавство як наука. Поняття «документ», його призначення і основні характеристики.

Документознавство як наука. Поняття «документ», його призначення і основні характеристики.

Документознавство — наука про документ та документообіг; наукова дисципліна, яка досліджує процеси створенняa й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності. Ця наука виникла не одразу, вона пройшла в своєму розвитку кілька етапів. Формування синтезуючої науки про документ відбувається вже практично століття. Спочатку це були праці бельгійського вченого Поля Отле, який заклав головні методологічні засади документознавчої науки. Він запропонував назвати нову науку що вивчатиме документаційну діяльність бібліологією або документологією, що було б пов’язано з ототожненням книги та документа.

Документ – складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія.

Інформація – це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Під матеріальною складовою документа розуміють: матеріальну основу документа;форму носія інформації;спосіб документування чи запису інформації.

Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

1. Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Набір перелічених властивостей документа – це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції.

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищестоящих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

Документування як процес. Способи, принципи і правила документування

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носії. Спосіб документування – це дія або сукупність дій, вживаних при записі інформації на матеріальному носії.

Створення документа – один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання.

Принципи, прийоми і методи складання документів

Ефективність і результативність усіх нормативно-правових актів, у тому числі й локальних, які створюються на підприємстві, в установі, організації для внутрішнього користування, великою мірою залежить від точності та зрозумілості юридичних формулювань, їх логічності та послідовності, правильності застосування юридичних понять і термінів.

Зокрема, такими локальними нормативно-правовими актами є: організаційно-розпорядчі документи (накази, розпорядження);довідково-інформаційні документи тощо. При створенні будь-яких нормативних документів слід керуватися основними принципами законотворення.

Законодавча техніка — це система правил та прийомів підготовки найбільш досконалих за формою та структурою нормативно-правових актів, що забезпечують максимально повну й точну відповідність форми нормативних приписів їх змісту, а також доступність та розуміння нормативного регулювання, вичерпне охоплення предмету регулювання.

Основні властивості, ознаки і функції документа.

Пояснити сутність документа - це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу - методологічного напряму в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів та методів дослідження складно-організованих об'єктів-систем.

Сукупність властивостей документа - це особлива цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями досить тісний, тому виокремити їх можна лише умовно.

До основних ознак документа відносяться: наявність семантики змісту, стабільна матеріальна (речова) форма, призначеність для використання в соціальній комунікації, завершеність повідомлення

Першочергова функція документа полягає в переданні ним визначеної соціальної інформації.

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством лише за тієї умови, якщо він виконує необхідні суспільству функції. Отже, функція документа - це його суспільна роль, мета й завдання.

Умовно функції поділяють на три групи: головні, загальні, спеціальні.

Головні функції - це зберігання й передача інформації в часі та просторі.

До загальних функцій документів відносяться: інформативно-комунікативна, кумулятивна, регулятивно-комунікативна, культурна.

1.Інформативно-комунікативна. Здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації.

2.Регулятивно-комунікативна (соціальна). Здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, за якої фізична особа має можливість упливати на згадані засоби шляхом визначення мотивів, мети, програми дій, прийняття рішень.

3.Кумулятивна. Здатність документа накопичувати, зосереджувати, зберігати й упорядковувати інформацію з метою її зберігання для сучасного й наступного поколінь

4.Культурна. Здатність документа зберігати й передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково - технічний документ і ін.)

Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний документ) та читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів тощо) призначення, що допомагає якомога ефективніше використати його потенційні можливості.

Інформаційний / рекламний лист повідомляє адресатові (інформує його) про певний захід чи факт: демонстрування нових моделей одягу пошивних підприємств чи фірм, кількох або одного кутюр'є; про видану чи випущену продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запросити адресатів до співпраці.

Подібний за змістом рекламний лист містить докладний опис пропонованих товарів або послуг.

Супровідні листи надсилають разом із бухгалтерськими (комерційними) документами (накладними, чеками, рахунком-фактурою) чи при пересиланні креслень, каталогів, прейскурантів, буклетів, проспектів, виданої літератури, зразків товарів з обов'язковим зазначенням заголовків, індексів та дат надісланих документів. За обсягом такі листи лаконічні, за змістом - коректні.

Лист-запит - комерційний документ, своєрідне звертання адресанта-"покупця" до адресата-"продавця" з проханням отримати повну інформацію про товар або послугу чи надіслати пропозицію на поставку товарів; іноді лист-запит містить прохання надіслати буклети, каталоги, проспекти, прейскуранти тощо.

Лист-повідомлення подібний за змістом до інформаційних листів та ли-стів-запрошень. У них повідомляється про щось важливе чи стверджується важливий факт. Надсилається конкретному адресатові на одержані від нього товари, запит, рахунки, квитанції.

Лист-відповідь містить офіційну відповідь на кожне з питань ініціативного листа чи листа-запиту: відправити пропозицію на поставку товару чи відмова від поставки, згода прийняти запит на розгляд або пропозиція змінити умови запиту чи надіслати тверду оферту (пропозицію).

Лист-прохання - тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням - про участь у заході, про доброчинну пожертву чи можливу фінансову допомогу у проведенні важливого заходу. Текст прохання має бути конкретним, лаконічним, переконливим, тактовним, із зазначенням причини, яка спонукала до його написання.

Ініціативний лист за змістом подібний до листа-прохання від імені керівника чи трудового колективу з проханням про допомогу, про сприяння у вирішенні важливих справ, пропозиція про співпрацю. Текст листа небагатослівний, стислий, з конкретною пропозицією - ініціативою.

Лист-підтвердження - письмове підтвердження угоди, попередньої домовленості, запрошення; це й засіб утвердження репутації досвідченого ділового партнера, що виявляє повагу до свого спільника та підтверджує зацікавленість у співпраці. Це може бути й підтвердженням про одержання кореспонденції, вантажів, товару, про чинність раніше укладених договорів чи погодженість взяти участь у запропонованому заході.

Рекомендаційні листи - здавна досить поширений важливий вид ділових стосунків, особливо при сприянні молодому фахівцеві в отриманні роботи чи при працевлаштуванні на конкурсній основі.

Заохочувальні й спонукальні листи - їх не виділяють в окремий вид ділової кореспонденції, та вони існують, інколи дуже необхідні для заохочення партнерів до подальшої співпраці чи підтримання творчої наснаги. Вони допомагають у вирішенні нелегких справ, спонукають до дії.

Лист-запрошення за змістом подібний до запрошення, але менш стандартизований, глибший у викладі причин запрошення адресата взяти участь у важливому діловому заході: написати відгук про наукову роботу чи вернісаж, виступити з доповіддю чи повідомленням на конференції, дати компетентну фахову оцінку. Такий лист вважається виявом особливої поваги до адресата як фахівця і потребує відповіді запрошуваного дати згоду на участь або відмовитись від неї з поважних причин.

Листи-вітання - це вияв високої поваги й уваги до своїх колег, співробітників, ділових партнерів. Офіційність мусить бути не штампованою і безликою. Переважно це ювілейні листи-вітання, укладені в урочистому стилі, який засвідчує поважне ставлення до ювіляра.

Лист-подяка - один з елементів необхідної ділової етики. У ньому висловлюють вдячність з приводу фінансової чи інформаційної допомоги, підтримки, творчої співпраці чи просто доброзичливості. Такий лист краще писати від руки - гарним почерком, грамотно, небагатослівно, коректно і тепло. Надсилати вчасно, без запізнень із подякою.

Лист-вибачення містить вибачення за порушену домовленість щодо терміну виконання ділової угоди чи якісь допущені помилки у співпраці. Необхідний елемент партнерської етики. Містить слова жалю за провину і запевнення в готовності виправити становище.

Лист-відмова вимагає від авторів епістолярної майстерності, потребує вміння тактовно дати категоричну відмову, аргументуючи причину і доводячи адресатові неможливість подальшої їхньої співпраці.

Лист-нагадування найчастіше надсилають діловому партнерові, нагадуючи про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання щодо проведення якогось заходу чи сплати прострочених платежів тощо. Зміст листа має бути ввічливим, небагатослівним, коректним, а вимога - обгрунтованою; інколи це категорична й рішуча вимога позбутися боргу та ін. Переважно починається словом "Нагадуємо".

Рекламаційний лист - лист-нарікання, лист-обурення - надсилають діловому партнерові, який не виконав, не дотримався, порушив умови укладеної угоди або недобросовісно виконав узяті на себе зобов'язання. Причиною претензій може бути невиконання всіх пунктів угоди, і адресант вимагатиме від виробника-адресата заміни неякісного товару, допоставки недостачі, процентної знижки з вартості товару чи сплати штрафу. Претензії слід викладати тактовно, інколи - і в "холодно"- ввічливому тоні.

Листи-претензії називають "сердитими", вони подібні до листів-вимог щодо невиконання, порушення діловим партнером договірних зобов'язань, інколи через бухгалтерський недогляд партнера. Саме такі листи є засобом врегулювання непорозумінь на добровільних засадах і навіть обов'язковою попереджувальною стадією перед позиванням через народний суд або арбітраж.

Основними принципами формування і використовування ДФ повинні стати: повнота і достовірність інформації; регулярність і оперативність її надходження не тільки з центральних, але і з регіональних джерел комплектування; загальнодоступність і відкритість для користувачів (виняток становлять офіційні документи, віднесені відповідно до законодавства до категорії обмеженого доступу)

Сьогодні ми розуміємо, що актуальність фонду — наявність у ньому документів, що містять інформацію, яка необхідна користувачам для рішення поточних актуальних соціальних, економічних, господарських, наукових та інших завдань. Актуальність фондів потребує від нього високої інформативної ємності. Якщо яка-небудь частина фонду стоїть в бібліотеці без руху, то можна сказати, що інформаційна цінність її дорівнює нулю, і, отже, цю частину фонду треба перевести на інші рівні зберігання

Формами реалізації категорії інформативності виступають такі способи організації тексту, як розповідь, опис та міркування.

Отже, наукова, художня (естетична) змістовність, важливість для контингенту користувачів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості БФ, займаючи відносно невеликий простір, через зміст включених в нього документів відображає знання буквально зі всіх сфер людської діяльності

Інформативність — властивість фонду бути джерелом інформації для користувачів.

ДФ - це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції.

За своїми внутрішніми і зовнішніми зв'язками ДФ - система відкрита. Бібліотекарі намагаються закупити і зберегти всі документи, які відповідають його формуванню. Вони прагнуть вдосконалювати технологічні прийоми роботи з ним. і таким чином, із фонду, із технології його формування відкидають всі відживші та застарівші.

Відкритість фонду дозволяє зібрати в ньому документи, які несуть необхідну споживачу інформацію. Властивість, яка характеризує читацьку спрямованість документів, їх науковий, художній (естетичний) зміст, важливість для контингенту абонентів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості ДФ, займаючи відносно невелику площу, через кількість включених в нього документів подає знання буквально із всіх сфер людської діяльності на всій території планети і за всі часи

Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду. Визначаючи комфортність інформаційного середовища, при становленні ринкових відносин означає створення умов, за яких користувач мав змогу би найефективніше використовувати ІС. (інформаційний сервіс).

Повнота ДФ - це наявність в ньому всіх існуючих документів в рамках заданих меж фонду. Відповідність між потребами користувачів в отриманні повної інформації з питань, що цікавлять їх, і можливостями бібліотек у забезпеченні цієї повноти — актуальна проблема фондознавства. Тому поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю. Н. Столяров запропонував прийняти загальним критерієм ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів В основі цього критерію лежить забезпечення повноти документного фонду: саме фонд є накопичувачем як ретроспективної, так і поточної інформації, і від його стану залежить задоволення ІП користувачів.

Питання повноти фондів грунтовно розробляв Ю. В. Григор’єв, ряд інших бібліотекознавців. При цьому головна увага зверталася на розкриття сутності поняття «повнота фондів». Ю. В. Григор’єв ввів два визначення: вичерпна повнота—придбання до фонду всієї літератури по всіх галузях знання, зі всіх країн і на всіх мовах (без якого-небудь відбору), і відносна повнота — «комплектування фондів кожної бібліотеки максимально можливою кількістю дійсно необхідних їй творів друку та інших матеріалів. Наявні розробки страждають зайвою абстракцією, відсутністю спроб визначити показники вимірювання повноти

В кінці 1980-х рр. повноту ДФ запропоновано розглядати ще в одному аспекті— як інформаційну і документну. (В. І. Терешин). Поняття інформаційної повноти відноситься до семантичного змісту документів, до об'єму тієї інформації, яку вміщує ДФ. Поняття документної повноти розповсюджується на зовнішні характеристики ДФ, перш за все на число документів, що містять в собі ідентичну інформацію. Ясно, що при хорошому відборі мінімальним числом документів можна надати максимум інформації (вимога мінімакса), тоді як при поганому, навпаки, велике число документів може містити в собі мало інформації — якщо вона повторюється, непрофільна, застаріла і т.д.

Поки що довести висловлену ідею до стадії втілення не представляється можливим — через відсутність доступної методики обчислення ступеня того чи іншого виду повноти. Не у всіх випадках це і можливо — наприклад, коли інформаційне навантаження несе власне документна складова (скажімо, рік видання). Та і потрібно це не завжди. Так, якщо встановлено, що з отриманням нових документів раніше придбані не збільшують інформаційної повноти фонди, то це ще не підстава для негайного їх виключення. Воно може виявитися економічно або технологічно невиправданим, до того ж, можливо, ці документи підвищують рівень корисної надмірності фонду.

Документознавство як наука. Поняття «документ», його призначення і основні характеристики.

Документ – складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія.

Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

1. Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі.

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: