Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Ділові листи, їх типологія і особливості функціонування.





Лист службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією. Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Ділові листи — надзвичайно поширений, практичний спосіб комунікації. З погляду етикету вони значно менші, ніж телефонні дзвінки, втручаються у розпорядок дня працюючого. Як правило, ділові листи пишуться на бланках організації/ компанії, для яких варто вибирати папір найвищої якості, яку дозволяє бюджет установи. Не варто використовувати офіційні бланки для персональних листів, у такий спосіб ви можете внести непорозуміння, що буде виявом непрофесіоналізму. Більшість ділових листів пишуться з наміром спонукати адресата на певну відповідь. Виходячи з цього, намагайтеся, щоб написане вами було ефективним, чітким, наполегливим, але при цьому звучало доброзичливо і ні в якому разі не містило помилок.

За функціональними ознаками ділові листи поділяються на:1) листи, що потребують відповіді: листи-запити, рекламаційні, листи- претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги; 2) листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи- відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи-відмови від акцепту.

Такий поділ, звичайно, умовний, оскільки на кожен лист можна дати відповідь.За кількістю адресатів та адресантів листи є звичайні, колективні і циркулярні. Циркулярні розсилаються підвідомчим установам та підлеглим посадовим особам. Це листи-звернення, листи-розпорядження. Колективні листи надсилають від колективу авторів певній установі, організації чи її керівникові (лист-прохання, лист-пропозиція, лист-звертання). Звичайні листи надсилають одній інстанції. Є ще й дипломатичне листування - це послання, телеграми, листи, ноти (не листування), декларації, заяви, звернення, офіційні повідомлення інформаційних агентств. У дипломатичному листуванні викладають питання міжнародного життя і зовнішньої політики, двосторонніх і багатосторонніх міжнародних відносин. Лист починається зі звертання, в якому називають офіційний і почесний титул адресата. Комплімент (із фр. - вітання; люб'язний, приємний вислів із похвалою, схвалення) як засвідчення ввічливості варто вжити на поча­тку листа або в кінці його. Більшість листів нині друкують або пишуть на бланках - заповнюють шаблон із готовими незмінними реквізитами:зліва - назва й емблема установи - адресанта, адреса, номер телефону, номер рахунку, дата; справа - назва посадової особи адресата та його адресні дані; зміст листа; посадова особа, що засвідчує або відсилає лист, підпис, розшифровка прізвища. Слід пам'ятати, що службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише на лицьовій стороні. Українська мова фахового спрямування. Треба пам'ятати, що у міжнародній діловій практиці писати довгі листи не прийнято. Сторінки листів, починаючи з 2-ї, нумеруються арабськими цифрами. Ширина поля ліворуч (зверху і знизу) друкованого листа - не менше 2 см, праворуч - до 1 см, текст листа друкується через 1,5-2 інтервали, абзац ліворуч - 5 інтервалів. Звертання до адресата пишуть без абзаца. Не допускається виправлення, перекреслення, підчищення, користування коректором. Текст першого примірника листа - без будь-яких позначок. Важливі ділові листи бажано надсилати у великих цупких конвертах. Лист складається текстом усередину вдвоє або втроє. Відповідь на лист слід дати протягом 10 днів від дня отримання. За необхідності глибокого вивчення поставлених у листі проблем адресатові повідомляють протягом трьох днів, що лист одержано і відповідь буде надіслана не пізніше ніж через місяць з дня його одержання.



Типи листів

Інформаційний / рекламний лист повідомляє адресатові (інформує його) про певний захід чи факт: демонстрування нових моделей одягу пошивних підприємств чи фірм, кількох або одного кутюр'є; про видану чи випу­щену продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запросити адресатів до співпраці.

Подібний за змістом рекламний лист містить докладний опис пропонованих товарів або послуг.

Супровідні листи надсилають разом із бухгалтерськими (комерційними) документами (накладними, чеками, рахунком-фактурою) чи при пересиланні креслень, каталогів, прейскурантів, буклетів, проспектів, виданої літератури, зразків товарів з обов'язковим зазначенням заголовків, індексів та дат надісланих документів. За обсягом такі листи лаконічні, за змістом - коректні.

Лист-запит - комерційний документ, своєрідне звертання адресанта-"покупця" до адресата-"продавця" з проханням отримати повну інформацію про товар або послугу чи надіслати пропозицію на поставку товарів; іноді лист-запит містить прохання надіслати буклети, каталоги, проспекти, прейскуранти тощо.

Лист-повідомлення подібний за змістом до інформаційних листів та ли-стів-запрошень. У них повідомляється про щось важливе чи стверджується важливий факт. Надсилається конкретному адресатові на одержані від нього товари, запит, рахунки, квитанції.

Лист-відповідь містить офіційну відповідь на кожне з питань ініціативного листа чи листа-запиту: відправити пропозицію на поставку товару чи відмова від поставки, згода прийняти запит на розгляд або пропозиція змінити умови запиту чи надіслати тверду оферту (пропозицію).

Лист-прохання - тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням - про участь у заході, про доброчинну пожертву чи можливу фінансову допомогу у проведенні важливого заходу. Текст прохання має бути конкретним, лаконічним, переконливим, тактовним, із зазначенням причини, яка спонукала до його написання.

Ініціативний лист за змістом подібний до листа-прохання від імені керівника чи трудового колективу з проханням про допомогу, про сприяння у вирішенні важливих справ, пропозиція про співпрацю. Текст листа небагатослівний, стислий, з конкретною пропозицією - ініціативою.

Лист-підтвердження - письмове підтвердження угоди, попередньої домовленості, запрошення; це й засіб утвердження репутації досвідченого ділового партнера, що виявляє повагу до свого спільника та підтверджує зацікавленість у співпраці. Це може бути й підтвердженням про одержання кореспонденції, вантажів, товару, про чинність раніше укладених договорів чи погодженість взяти участь у запропонованому заході.

Рекомендаційні листи - здавна досить поширений важливий вид ділових стосунків, особливо при сприянні молодому фахівцеві в отриманні роботи чи при працевлаштуванні на конкурсній основі.

Заохочувальні й спонукальні листи - їх не виділяють в окремий вид ділової кореспонденції, та вони існують, інколи дуже необхідні для заохочення партнерів до подальшої співпраці чи підтримання творчої наснаги. Вони допомагають у вирішенні нелегких справ, спонукають до дії.

Лист-запрошення за змістом подібний до запрошення, але менш стандартизований, глибший у викладі причин запрошення адресата взяти участь у важливому діловому заході: написати відгук про наукову роботу чи вернісаж, виступити з доповіддю чи повідомленням на конференції, дати компетентну фахову оцінку. Такий лист вважається виявом особливої поваги до адресата як фахівця і потребує відповіді запрошуваного дати згоду на участь або відмовитись від неї з поважних причин.

Листи-вітання - це вияв високої поваги й уваги до своїх колег, співробітників, ділових партнерів. Офіційність мусить бути не штампованою і безликою. Переважно це ювілейні листи-вітання, укладені в урочистому стилі, який засвідчує поважне ставлення до ювіляра.

Лист-подяка - один з елементів необхідної ділової етики. У ньому висловлюють вдячність з приводу фінансової чи інформаційної допомоги, підтримки, творчої співпраці чи просто доброзичливості. Такий лист краще пи­сати від руки - гарним почерком, грамотно, небагатослівно, коректно і тепло. Надсилати вчасно, без запізнень із подякою.

Лист-вибачення містить вибачення за порушену домовленість щодо терміну виконання ділової угоди чи якісь допущені помилки у співпраці. Необхідний елемент партнерської етики. Містить слова жалю за провину і запевнення в готовності виправити становище.

Лист-відмова вимагає від авторів епістолярної майстерності, потребує вміння тактовно дати категоричну відмову, аргументуючи причину і доводячи адресатові неможливість подальшої їхньої співпраці.

Лист-нагадування найчастіше надсилають діловому партнерові, нагадуючи про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання щодо проведення якогось заходу чи сплати прострочених платежів тощо. Зміст листа має бути ввічливим, небагатослівним, коректним, а вимога - обгрунтованою; інколи це категорична й рішуча вимога позбутися боргу та ін. Переважно починається словом "Нагадуємо".

Рекламаційний лист - лист-нарікання, лист-обурення - надсилають діловому партнерові, який не виконав, не дотримався, порушив умови укладеної угоди або недобросовісно виконав узяті на себе зобов'язання. Причиною претензій може бути невиконання всіх пунктів угоди, і адресант вимагатиме від виробника-адресата заміни неякісного товару, допоставки недостачі, процентної знижки з вартості товару чи сплати штрафу. Претензії слід викладати тактовно, інколи - і в "холодно"- ввічливому тоні.

Листи-претензії називають "сердитими", вони подібні до листів-вимог щодо невиконання, порушення діловим партнером договірних зобов'язань, інколи через бухгалтерський недогляд партнера. Саме такі листи є засобом врегулювання непорозумінь на добровільних засадах і навіть обов'язковою попереджувальною стадією перед позиванням через народний суд або арбітраж.

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.