Служби документаційного забезпечення управління: організація, кадровий склад, основні напрями діяльності. Форми організації діловодства в установах.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ).СДОУ - це організаційне відокремлений структурний підрозділустанови, що виконує роботу з документами. Основне завдання служби ДОУ є своєчасна обробка іпередача на різні рівні, управлінської інформації, необхідної дляздійснення функцій.

В організації ДОУ здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації. Основною метою служби ДОУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління.

Служба ДОУ вирішує наступні завдання:

- Вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі в відомчий архів відповідно до вимог Єдиної державної системи документаційного забезпечення, ГОСТів та інших чинних нормативів;

- Скорочення документообігу, кількості форм документів і документів;

- Розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації та підвідомчій системі (для організацій, що мають підвідомчу систему), прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, спрямованих на реалізацію діяльності організації.

Відповідно до покладених завдань служба ДОУ здійснює такі функції:

розробка, впровадження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;

- Здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами;

- Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються па підпис керівництву;

- Регулювання ходу виконання документів, контролю проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін;

- Узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

- Організація машинописного виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів;

- Розробка та проектування бланків документів;

- Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;

- Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;

- Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни;

- Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами організації справ, що підлягають здачі в архів;

-організація роботи архіву;

- Підвищення кваліфікації працівників служби ДОП та архівів, проведення нарад і консультування з питань, що належать до компетенції служби ДОУ;

- Організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби ДОУ.

Структура служби документаційного забезпечення управління

Найменування і структура служби ДОУ встановлюються з урахуванням належності їх до певної групи організацій, підприємств, установ.

Так, в міністерствах і відомствах федерального рівня створені управління справами.

До складу управління справами, як правило, включаються: Секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро); Інспекція при міністрі (керівнику відомства); Канцелярія (бюро урядової листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, телетайпна та ін.); Відділ листів (скарг); Відділ вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів; Центральний архів.

На державних підприємствах, в науково-дослідних, проектних, конструкторських та інших організаціях, у навчальних закладах функціонує відділ ДОП, адміністративний відділ або канцелярія. До їх складу, як правило, включаються підрозділи: з обліку та реєстрації; контролю; удосконалення роботи з документами і впровадження технічних засобів; розгляду листів (скарг); секретаріат; експедиція; машинописне бюро; копіювально-розмножувальне бюро; архів.

У асоціаціях, концернах, акціонерних товариствах склад і структура служби ДОУ визначається керівництвом організації (правлінням, установчою конференцією). В апараті управління органів муніципального самоврядування створюється загальний відділ. До його складу включаються: секретаріат, канцелярія, група контролю, протокольна група, група вдосконалення роботи з документами, група листів (скарг), копіювально-розмножувальне бюро, архів. У невеликих за обсягом роботи з документами підприємствах і фірмах, що не мають служби ДОП, в структурних підрозділах роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор, референт) або спеціально призначена особа. Необхідно, щоб штатна чисельність служби ДОУ відповідала обсягу роботи і забезпечувала високу якість діловодства в організації. Служби ДОУ повинні бути укомплектовані фахівцями з відповідною вищою і середньою спеціальною освітою.

Для визначення кількості працівників служби ДОУ застосовуються галузеві нормативи чисельності, що розробляються на підставі типових міжгалузевих нормативів чисельності службовців, запитах в економічних та адміністративно-господарських службах виробничих підприємств, і укрупнені нормативи часу - на роботи з діловодних обслуговуванню.

Працівники служби здійснюють свої функції відповідно до посадової інструкції, затвердженої керівником організації. Посадова інструкція працівника служби ДОУ складається з наступних розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права працівників, взаємини (зв'язку за посадою), відповідальність працівника, оцінка роботи.

Форми організації діловодства в установах.

Організаційна форма діловодства зазвичай залежить від масштабів діяльності установи та територіального розміщення її структурних підрозділів.

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами): централізована; децентралізована; змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що в установі функціонує спеціалізована служба діловодства й усі операції з опрацювання документів (приймання й відправлення, реєстрація й облік, контроль за виконанням документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання покладено на зазначену службу. За наявності служби діловодства співробітникам інших структурних підрозділів установи непотрібно відволікатися на технічні операції з документами, натомість вони мають можливість творчо працювати з ними, тобто розглядати, вивчати, аналізувати, готувати на їх підставі нові. У такому разі в структурних підрозділах не передбачено посади секретаря, який виконує діловодні функції.

У структурних підрозділах зберігаються тільки ті документи, з якими працюють співробітники, у т. ч. копії вже завершених діловодством документів, які можуть стати в нагоді виконавцям надалі. При цьому вони можуть обирати будь-який зручний для себе спосіб зберігання виконаних документів, оскільки вся документація зберігається централізовано в службі діловодства.

З точки зору організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл опрацювання документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це уможливлює найбільш раціональне використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, надійніше забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано проводиться експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архіву установи, оскільки цю роботу служба діловодства виконує фактично без залучення структурних підрозділів.

Однак централізована форма роботи з документами можлива лише за наявності служби діловодства як повноцінного структурного підрозділу з достатньою чисельністю кваліфікованого персоналу і сучасним технічним обладнанням.

Централізована форма діловодства застосовується, як правило, в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тис. документів на рік. В установах з великим обсягом документообігу, що мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних коштів і здійснення певних організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства як свідчить її назва, є повною протилежністю централізованій. При децентралізованій формі кожен структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправлення документів, а також формування справ, їх зберігання тощо. З метою належного виконання цієї роботи в кожному структурному підрозділі створюється власна служба діловодства або призначається особа, яка відповідає за роботу з документами (секретар). Покладення діловодних функцій на спеціалістів структурних підрозділів спричинює необґрунтовані витрати часу на виконання не властивих для цих працівників операцій.

При децентралізованій формі організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів, оскільки документація установи не становить єдиної системи. Така форма роботи з документами доцільна лише в тому разі, коли установа має територіально роз'єднані структурні підрозділи або її діяльності притаманна певна специфіка (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу).

Разом з тим чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, працюють за системою, подібною до децентралізованої. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізоване настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладання вихідних документів до конвертів і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, відсутні не лише служба діловодства, яка виконує ці функції, а й працівник, на якого покладалося б виконання технічних операцій з опрацювання документів.

Змішана форма організації діловодства передбачає часткову централізацію. Як правило, в одному підрозділі - службі діловодства - здійснюються операції з опрацювання вхідних і вихідних документів, реєстрації й обліку документів, контролю за їх виконанням на підставі резолюції керівництва, а також зберігання справ. Таким чином, при змішаній формі діловодства у службі діловодства опрацьовуються документи, що надходять на адресу керівництва установи, та ті документи, які безпосередньо розглядає керівництво. Документи, що надходять на адресу структурних підрозділів, у службі діловодства не опрацьовуються, реєстрацію й облік цих документів здійснюють структурні підрозділи. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними.

Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, опрацьовують, реєструють і обліковують саме там. Завданням структурних підрозділів є також формування документів у справи та їх зберігання до моменту передавання на архівне зберігання або до закінчення строків тимчасового зберігання.

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: