Документний фонд: поняття, значення, принципи формування. Теорія відбору документів. Документні і архівні фонди.

Документний фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань інформаційної установи і потреб її користувачів. Документний фонд створюють не самоцільно, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть документного фонду. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує інформаційний заклад покладені на нього суспільством функції.

Основною функцією будь-якого документного фонду є його інформативність. Адже фонд який містить документи але не містить потрібної інформації у цих документах не може існувати як важливий інформаційний ресурс суспільства.

ДФ - це сукупність документів, які в силу суспільної значимості охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі тощо.

В залежності від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організації користування ними, розрізняють ДФ бібліотеки, архіва, музея, органа НТІ та ін

Вони і прирівнені до них установи мають багато спільного. В них містяться одні і ті ж документи. Але кожен із фондів спеціалізується на придбанні переважно якогось одного виду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви - текстовим документам, що несуть ретроспективну інформацію, і існують в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї - найбільш цінними у речовому відношенні документами-пам'ятками історії і культури. Лише БФ відрізняється універсальністю.

Документ в бібліотечній справі — матеріальний об'єкт, що містить твори писемності або мистецтва у вигляді тексту, запису звуку, зображення або будь-якого їх поєднання, призначений для збереження і передачі в часі і просторі в цілях суспільного використовування, має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати бібліографічно як самостійний об'єкт обліку

ДФ бібліотеки — систематизоване зібрання творів друку та інших документів, підібраних у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її користувачів.

У понятті «БФ» знайшли точне розкриття основні його ознаки. БФ — певним чином упорядковане, систематизоване, тобто бібліотечне оброблене, розміщене в приміщеннях бібліотеки, розставлене на стелажах і полицях, доступне для читачів зібрання документів. БФ — не тільки твори друку (книги, газети, журнали тощо), а й інші види документів (діафільми, мікрофільми, грамплатівки та ін.). Фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її читачів. І, нарешті, БФ створюють не самоцільне, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть БФ і дають можливість відрізнити його від фонду архіву, книжкового магазину, музею, бібліотечного колектора тощо.

У поняттях системного підходу документ є тим елементом, який породжує ДФ як систему.

Принципи формування ДФ.

Основними принципами формування і використовування ДФ повинні стати: повнота і достовірність інформації; регулярність і оперативність її надходження не тільки з центральних, але і з регіональних джерел комплектування; загальнодоступність і відкритість для користувачів (виняток становлять офіційні документи, віднесені відповідно до законодавства до категорії обмеженого доступу)

Сьогодні ми розуміємо, що актуальність фонду — наявність у ньому документів, що містять інформацію, яка необхідна користувачам для рішення поточних актуальних соціальних, економічних, господарських, наукових та інших завдань. Актуальність фондів потребує від нього високої інформативної ємності. Якщо яка-небудь частина фонду стоїть в бібліотеці без руху, то можна сказати, що інформаційна цінність її дорівнює нулю, і, отже, цю частину фонду треба перевести на інші рівні зберігання

Формами реалізації категорії інформативності виступають такі способи організації тексту, як розповідь, опис та міркування.

Отже, наукова, художня (естетична) змістовність, важливість для контингенту користувачів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості БФ, займаючи відносно невеликий простір, через зміст включених в нього документів відображає знання буквально зі всіх сфер людської діяльності

Інформативність — властивість фонду бути джерелом інформації для користувачів.

ДФ - це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції.

Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду.

За своїми внутрішніми і зовнішніми зв'язками ДФ - система відкрита. Бібліотекарі намагаються закупити і зберегти всі документи, які відповідають його формуванню. Вони прагнуть вдосконалювати технологічні прийоми роботи з ним. і таким чином, із фонду, із технології його формування відкидають всі відживші та застарівші.

Відкритість фонду дозволяє зібрати в ньому документи, які несуть необхідну споживачу інформацію. Властивість, яка характеризує читацьку спрямованість документів, їх науковий, художній (естетичний) зміст, важливість для контингенту абонентів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості ДФ, займаючи відносно невелику площу, через кількість включених в нього документів подає знання буквально із всіх сфер людської діяльності на всій території планети і за всі часи

Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду. Визначаючи комфортність інформаційного середовища, при становленні ринкових відносин означає створення умов, за яких користувач мав змогу би найефективніше використовувати ІС. (інформаційний сервіс).

Повнота ДФ - це наявність в ньому всіх існуючих документів в рамках заданих меж фонду. Відповідність між потребами користувачів в отриманні повної інформації з питань, що цікавлять їх, і можливостями бібліотек у забезпеченні цієї повноти — актуальна проблема фондознавства. Тому поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю. Н. Столяров запропонував прийняти загальним критерієм ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів В основі цього критерію лежить забезпечення повноти документного фонду: саме фонд є накопичувачем як ретроспективної, так і поточної інформації, і від його стану залежить задоволення ІП користувачів.

Питання повноти фондів грунтовно розробляв Ю. В. Григор’єв, ряд інших бібліотекознавців. При цьому головна увага зверталася на розкриття сутності поняття «повнота фондів». Ю. В. Григор’єв ввів два визначення: вичерпна повнота—придбання до фонду всієї літератури по всіх галузях знання, зі всіх країн і на всіх мовах (без якого-небудь відбору), і відносна повнота — «комплектування фондів кожної бібліотеки максимально можливою кількістю дійсно необхідних їй творів друку та інших матеріалів. Наявні розробки страждають зайвою абстракцією, відсутністю спроб визначити показники вимірювання повноти

В кінці 1980-х рр. повноту ДФ запропоновано розглядати ще в одному аспекті— як інформаційну і документну. (В. І. Терешин). Поняття інформаційної повноти відноситься до семантичного змісту документів, до об'єму тієї інформації, яку вміщує ДФ. Поняття документної повноти розповсюджується на зовнішні характеристики ДФ, перш за все на число документів, що містять в собі ідентичну інформацію. Ясно, що при хорошому відборі мінімальним числом документів можна надати максимум інформації (вимога мінімакса), тоді як при поганому, навпаки, велике число документів може містити в собі мало інформації — якщо вона повторюється, непрофільна, застаріла і т.д.

Поки що довести висловлену ідею до стадії втілення не представляється можливим — через відсутність доступної методики обчислення ступеня того чи іншого виду повноти. Не у всіх випадках це і можливо — наприклад, коли інформаційне навантаження несе власне документна складова (скажімо, рік видання). Та і потрібно це не завжди. Так, якщо встановлено, що з отриманням нових документів раніше придбані не збільшують інформаційної повноти фонди, то це ще не підстава для негайного їх виключення. Воно може виявитися економічно або технологічно невиправданим, до того ж, можливо, ці документи підвищують рівень корисної надмірності фонду.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: