От формализации до принятия решения

Документ, формализующий идею, после экспертизы передается на рассмот­рение руководству компании. Рассмотрение может быть проведено на специ­альном заседании Проектного комитета, Совета по развитию, Совета дирек­торов или самим руководителем компании. Процедура может также входить в корпоративный регламент по управлению проектами.

Идея представляется ее автором или уполномоченным на это лицом. Это может быть неплохим шансом для сотрудника, подготовившего документ об инициировании проекта, быть назначенным на роль его будущего руководителя. В таком случае к этой презентации надо готовиться по всем правилам искусства продаж (себя - как потенциального руководителя, проекта - как будущей привлекательной деятельности для компании). Если идея была предложена не руководством компании, ее нужно представлять особенно тщательно. Полезно про­вести определенные внутренние консультации с участниками совещания по рас­смотрению и заручиться их поддержкой или хотя бы получить первые замечания. Впрочем, основной упор лучше сосредоточить на том руководителе, кто принимает окончательное решение. Упомянутое совещание Проектного комите­та или его аналога является первым официальным фильтром посте формализа­ции идеи проекта.

Проектный комитет (назначенный межфункциональный орган компании, принимающий решение о судьбе идеи во избежание субъективизма при отбо­ре) проводит регулярные совещания по проектам в зависимости от их коли­чества. В его состав могут входить топ-менеджеры, собственники компании, руководители ключевых функциональных направлений. Обязательно в нем избирается председатель и назначается секретарь. При нечетном числе чле­нов комитета голосование проходит проще, хотя это требование необязательно. Для правильного проведения процедуры оценки проектов желательно при­сутствие внутреннего методиста по управлению проектами, например пред­ставителя службы управления проектами. Работа комитета организуется и управляется согласно положению, которое также входит в регламент компа­нии по управлению проектами.

Для оценки проектов желательно использование какой-нибудь системы критериев с равным или различным весом. Критерии зависят от типа проекта, вида бизнеса, традиций и предпочтения руководства. Среди возможных критериев - соответствие целям, планам и бизнесу компании, доходность, имидж, ресурсоемкость, география объекта, затратность, длительность, масштабность, число участников, политические или личные мотивы, риски и др. Эти крите­рии могут быть выражены в конкретных измеримых показателях, определе­ны их возможные вариации. Например, длительность проекта определяется временем и может быть сопоставлена с дискретными значениями: 5 баллов - один год, 4 балла - два года, 3 балла - три года, 2 балла - от трех до пяти лет, 1 балл - от пяти до семи лет. Такое соответствие обусловлено, например, тем фактом, что самые короткие проекты более привлекательны для компании, и это дает максимальное число - 5 баллов. Система критериев должна быть единой для всех проектов одного типа или портфеля. Для инвестиционных проектов это будет один набор, для проектов, где компания играет роль ис­полнителя, может быть другой. Проекты развития также обладают своей спе­цификой. В табл. 3.1 приведен пример оценки четырех идей инвестиционных проектов по семи критериям. Видно, что проект 1 более привлекателен для настоящего запуска, чем остальные. Для определения «прохождения» идеи можно ввести определенный порог. В таком случае, если порог равен 4,3, то проект 4 его не преодолеет, соответственно, не будет принят к дальнейшей разработке.

На основании такого рассмотрения можно ранжировать идеи по их привлекательности. Из табл. 3.1 следует, что проект 1 более интересен, чем 3, а тот, в свою очередь, более привлекателен, чем 2. Таким образом, при конкуренции за ресурсы первым запускается проект 1, следом за ним - 3, далее 2 и в последнюю очередь - 4.

Таблица 3.1. Оценка инвестиционных проектов по совокупности баллов

На основании результатов рассмотрения и презентации по идее проекта принимается определенное решение, например: приступить к дальнейшей разработке проекта, отложить принятие окончательного решения на фиксиро­ванное время и запросить дополнительную информацию или отклонить про­ект. В последнем случае описание идеи, не принятой к реализации сейчас в силу разных причин, следует не выбрасывать, а хранить в архиве (архиве идей про­ектов), периодически изучая возможность ее подачи на рассмотрение вновь при изменении условий. Исходя из набранного количества баллов, мы можем построить категории проектов: например, проект, набравший от 4 до 5 баллов, будет считаться проектом высшей категории А; проект, попавший в диапазон от 3 до 4, будет называться проектом категории Б и т. д. Такая система опреде­ляет зоны приоритетности проектов и позволяет использовать это при предос­тавлении ограниченных ресурсов и разрешении ресурсных конфликтов.

Необходимо отслеживать ранг проекта в течение его жизненного цикла, обеспечивать нахождение его показателей в рамках конкретной категории, тем самым оправдывая, например, предоставление первоочередных ресурсов.

Итак, положительным выходом фазы инициирования является решение о запуске проекта и формализованный документ (включая возможные допол­нения и вариации) по его идее.

Как уже упоминалось ранее, есть ситуации, когда проработка идеи заменяется предложенным готовым техническим заданием, коммерческим предло­жением или документацией на тендер. Здесь инициирование уже проделано другими сторонами и не входит в жизненный цикл проекта, являясь «предпроектным». Материалы этих документов могут формировать ограничения проекта. Однако и в этом случае может существовать на входе процедура от­бора привлекательного для компании проекта.

Из практики

В таблице приведены значения и веса критериев, используемые при от­боре проектов в четырех разных компаниях. Производственная компания (А) использует критерии для отбора проектов новых технических разрабо­ток. Добывающее предприятие (В) и проектная организация (С) - для внут­ренних проектов развития. Девелоперская компания (D) - для бизнес-проектов.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: