Проведение промежуточных оценок проекта

Промежуточные обзоры развития проекта проводятся в форме разного рода общения между руководителем проекта, членами команды и отдельными исполнителями, ответственными за различные части или работы проекта. Их цель - получение информации о возникающих проблемах и определение не­обходимости влияния на ход будущих событий.

Формы проведения обзора могут быть самыми разными: индивидуально с глазу на глаз или в группе, с использованием электронной почты (при работе удаленной команды) либо по телефону и обычной почте и т. п. Это могут быть регулярные и эпизодические наблюдения за ходом реализации проекта, рабо­той команды, создаваемым продуктом в результате так называемой «прогул­ки по проекту».

Обычно обзоры дополняются протоколами переговоров, материалами различных интервью, отчетами, затребованными либо руководителем проекта, либо тем, кто ответственен за работу. Отчеты о развитии могут быть в печат­ном или электронном виде. Такие обзоры обычно происходят по установленному графику: ежедневно или еженедельно или же они привязаны к завершению некоторых контрольных работ или контрольных точек проекта на основании их плана. Они также проводятся, когда возникает какая-либо проблема и работе. Эта деятельность включена в календарный график и обеспечивается ресурсами.

При проведении обзоров обычно сравнивают текущее состояние проекта с предыдущим или базовым планом; анализируют появившиеся и ожидаемые проблемы (риски) и определяют то, как можно с ними справиться.

В процессе обсуждения состояния проекта с сотрудниками руководитель проекта может играть следующие роли.

Слушатель

Основные правила здесь простые - внимательно слушайте тех, кто отчитыва­ется перед вами по состоянию, по отклонениям от плана, неожиданным про­блемам, и предлагайте возможные решения, слушайте не только то, что говорят, но также то, как говорят. Постарайтесь понять, возбужден ли человек, расстро­ен, обескуражен? Проясните то, о чем говорится, путем постановки правиль­ных вопросов и проверяйте понятое, повторяя полученную информацию. Тот, кто проводит такие встречи, должен обладать хорошими навыками проведения интервью.

Помощник

Если в проекте возникают проблемы, руководитель проекта может способствовать их решению путем направления другого члена команды в сторону возможных вариантов действий. Для помощи проекту можно использовать, по мере необходимости, все знания и опыт руководителя проекта.

Интегратор

Важной ролью руководителя проекта является соединение отдельных частей проекта в единое целое. Ничего ли не упущено? Существует ли дублирование усилий? Как лучше всего использовать способности членов команды?

Лидер

Как уже отмечалось, вероятно, наиболее важной ролью руководителя проек­та является роль лидера. Путем использования разнообразных методов он направляет усилия команды на достижение общей цели выполнения проекта в соответствии со спецификациями, в необходимое время и в рамках бюдже­та. Он должен поддерживать и признавать хорошую работу, корректировать плохую работу, поддерживать на высоком уровне интерес и энтузиазм.

Экспертиза

Экспертиза проекта - это детальный экспертный анализ определенных облас­тей как проектной, так и предметной деятельности в проекте. Она также включает составление обшей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения как данного проекта, так и остальных проектов компании в целом.

Экспертизу осуществляют привлеченные квалифицированные и опытные специалисты, называемые экспертами. Для проведения экспертизы использу­ются как формализованные данные, полученные в результате процедур ауди­та и мониторинга проекта, так и сведения, получаемые в ходе консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным (или слабо формализованным) областям управления проектом, таким как компетентность персона­ла, межличностные отношения и т. д. Экспертизу проекта проводят и внешние организации в любое заранее согласованное время.

Аудит

Аудит проекта - это проверка соответствия формализованной организаци­онной деятельности по управлению данным проектом принятым в отрасли или компании регламентам или стандартам управления проектами. Аудит производится в определенные моменты выполнения проекта с целью контроля исполнения процедур управления, определенных в стандарте, и правильности оформления документов проекта. Решение о проведении внепланового ауди­та проекта руководство компании может принять на основании данных мониторинга. Аудит проекта - это тщательное изучение управления проектом, его методологии и процедур, отчетности, бюджетов и затрат, степени заверше­ния. Одной из составляющих аудита может быть аттестация руководителя проекта или членов команды.

Важно отметить, что предложенные технические решения и содержание технической документации проекта (предметно-ориентированная деятельность) чаще не являются предметом аудита проекта. Они относятся к процессам, реализуемым в других подсистемах системы управления качеством компании.

Существует несколько практических ограничений глубины аудита. Среди общих - время аудита, затраты на его проведение, сбор, хранение и обработка данных по проекту. Кроме того (что часто недооценивается), аудит вызывает сопротивление и даже негативное отношение со стороны некоторых участни­ков проекта, что снижает активность по проекту. И наконец, если отчет ауди­торов неконструктивен, он плохо повлияет на климат в команде.

Обычными сферами для аудита являются общее состояние проекта, отдель­ные вопросы областей управления, например финансовая отчетность, практи­ка закупок, методы обеспечения безопасности, процедуры технической поддер­жки, основания для оплаты, правильность использования методов проектного управления, вопросы качества. Аудит может быть полным и выборочным, он проводится регулярно (по мере развития проекта) и однократно (в ходе проек­та на разных его фазах, и по его завершении). Проведение аудита значительно более эффективно, если это осуществляется внешними (неаффилированными) аудиторами - консультантами. Затраты на аудит осуществляются из бюджета проекта.

Приведем краткое содержание одного из возможных вариантов аудиторского отчета.

1. Используемые источники информации.

2. Ограничения аудита.

3. Используемые сокращения.

4. Позитивные моменты при управлении проектом (для сохранения и раз­вития): материалы, структурированные по девяти областям знаний по управлению проектами.

5. Негативные моменты при управлении проектом (для устранения или изменения): материалы, структурированные по девяти областям знаний по управлению проектами.

6. Предоставленные рекомендации по минимизации замеченных негатив­ных моментов: материалы, структурированные по девяти областям зна­ний по управлению проектами.

7. Дополнительные комментарии.

Тестирование

Тестирование является еще одним способом проверить качество проекта, в том числе качество создаваемого продукта и качество управления проектом. Проведение обязательных тестов необходимо включать в план и спецификации проекта, а затраты - в бюджет проекта. Некоторые типичные тесты предмет­ной области включают лабораторные испытания на различные физико-хими­ческие свойства создаваемого продукта, давление или нажим на механические компоненты. Например, при создании автомобиля проверяют его безопасность.

Варианты тестирования, связанные с управлением проектом, могут вклю­чать опрос сотрудников в области их компетенции, управленческих знаний, проверку используемой информационной системы, изучение предложенного стандарта.

Важно отметить необходимость привлечения к тестированию продукта/результата проекта будущих потребителей на самом раннем этапе.

Контроль хода проекта

Одна и та же работа при одних и тех же условиях будет оценена по-разному десятью различными оценщиками или одним оценщиком в десять разных

моментов.

Г. Керцнер

Контроль реализации проекта - это принятие решения и осуществление дей­ствий, направленных в первую очередь на уменьшение разницы между ут­вержденным базовым или текущим планом проекта и его фактическим осу­ществлением. Контроль является центральным видом деятельности в ходе реализации. Системы контроля проекта разрабатываются и внедряются для уменьшения риска наличия нерешенных целевых задач проекта, задержки сро­ка и превышения бюджета. Контроль главным образом сфокусирован на трех параметрах проекта: выполнение самих предметно-ориентированных и управ­ленческих работ по проекту, уровень затрат и время реализации. В общем виде контроль проекта проводится для того, чтобы запланированные события осу­ществлялись точно по плану, незапланированные - по возможности не проис­ходили и корректировались все возникающие отклонения от плана.

Контроль, так же как и остальные процессы в проекте, включает планирование контрольных действий, их осуществление, подготовку информации для принятия решения по возможным изменениям и проведение корректировок в случае необходимости. Иными словами, если в мониторинге собирается необходимая информация, то при контроле результаты сбора сравниваются с плановыми показателями и предпринимаются действия, если контролер или руководитель проекта считают, что расхождения слишком большие, т. е. превышают возможные запланированные параметры. По существу контроль является действием, уменьшающим разницу между планом и фактом. Иногда можно наблюдать самоконтроль, осуществляемый командой. Это возможно при осознанном понимании командой целей проекта и контроля, при нали­чии полномочий от руководителя проекта, собственного графика работ и про­ведения контроля, соответствующих ресурсов и полномочий при необходи­мости корректировки проекта, а также при осуществлении обратной связи.

Среди возможных проблем осуществления проекта, приводящих к необходимости его контроля, можно перечислить, например, следующие.

В области выполнения объема работ:

• возникают непредвиденные технические проблемы создания продукта проекта;

• происходит расширение масштаба работ;

• возможна недостаточность ресурсов при реализации;

• появляются проблемы качества и надежности;

• инициируются требования заказчика по изменению спецификаций и др.

В области затрат по проекту:

• возникающие технические проблемы требуют увеличения финансирования;

• фиксируется занижение первоначальных оценок;

• плохо составляются сметы;

• имеет место несвоевременность проведения корректировок;

• возникает рост цен на ресурсы и др.

В области временных параметров проекта:

• технические проблемы занимают больше времени, чем планировалось;

• последовательность работ не совсем правильно определена;

• требуемые ресурсы оказались недоступны в нужные сроки;

• предшествующие задачи не были полностью выполнены и др.

Система контроля

И наиболее простом варианте система контроля включает следующие блоки (табл.5.1):

• определение элементов и объектов контроля (за чем надо следить; что надо контролировать?);

• обозначение стандартов, которые будут использоваться при контроле (с чем сравнивать?);

• установление допустимого предела отклонения фактических парамет­ров от запланированных (какова величина допуска?);

• частота и детализация контрольных действий (как, когда и с какой глубиной выполнять контроль?);

• процедуры определения необходимости изменения в случае, если фактическое отклонение превышает установленное разрешаемое отклонение-допуск (что делать, если установленные фактические значения пре­вышают стандарт более чем на величину разрешаемого допуска?);

• документацию и методы контроля (как, при помощи каких ресурсов контролируют; как регистрируется информация; кто хранит и архивирует дан­ные?);

• ответственные лица (кто отвечает за контрольные действия; кто исполняет?).

Таблица 5.1. Простейший пример системы контроля

Рассмотрим эту систему подробнее.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: