З.б. Передавання справ під час зміни бухгалтера

З дати прийняття на роботу на головного бухгалтера (бухгалтера) покладається вся відповідальність, передбачена цією посадою.

Згідно зі ст. 8. п. 7 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ голов­ний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства:

забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;

організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтер­ського обліку всіх господарських операцій;

бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів під­приємства;

забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Отже, головний бухгалтер повинен забезпечити процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передання інформації про діяльність підприємства зовнішнім (креди­тори, акціонери, податкові органи, соціальні і позабюджетні фонди, органи статистики, постачальники, покупці), та внутрішнім (керівни­ки підприємства, керівники структурних підрозділів підприємства) користувачам для прийняття рішень.

На головного бухгалтера покладається відповідальність у випад­ках:

неведення або неправильного ведення бухгалтерського обліку, перекручення даних бухгалтерського обліку;

порушення правил документообігу на підприємстві, порядку оформлення і зберігання документів, порушення строків зберігання документів.

незабезпечення своєчасного виконання розрахунків з дебітора­ми і кредиторами; оформлення виявлених нестач, лишків товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і вжиття заходів щодо ви­правлення цих розбіжностей;

відсутності контролю за дотриманням належного виконання ви­мог щодо ведення бухгалтерського обліку в структурних підрозділах підприємства, виділених на окремий баланс;

ненарахування (або неправильного нарахування) заробітної пла­ти, порушення строків її виплати з вини бухгалтера;

надання неправдивої інформації, перекручення даних, а також порушення строків подання фінансової, податкової, статистичної, ін­ших форм звітності згідно з законодавством;

невиконання зобов'язань перед бюджетом і державними цільо­вими фондами у вигляді ненарахування (або неправильного нараху­вання) податків, їхньої несплати (часткової несплати), а також пору­шення строків їхньої сплати.

Логічно, що особа не несе відповідальності за дії, які не вчиняла, і за період, коли не працювала

Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звіт­ність в Україні" передбачено, що відповідальність за організацію бух­галтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснених госпо­дарських операцій у первинних документах несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що керує підприємством. Отже, зміна головного бухгалтера не змінює відповідальності за ве­дення бухгалтерського обліку і не зобов'язує робити перевірку веден­ня обліку. Проте головний бухгалтер забезпечує дотримання правил обліку і контролю на підприємстві, а тому з метою розмежування ді­яльності колишнього і нового бухгалтерів у зв'язку із зміною поса­дових осіб потрібно оформляти приймання-передачу справ. На день приймання-передачі справ новому бухгалтеру доцільно провести ау­диторську перевірку.

Законодавством України не визначено порядок передавання та при­ймання справ бухгалтерами, тому ця процедура проходить на власний розсуд керівника чи бухгалтера. Відповідальність за організацію бух­галтерського обліку несе власник (керівник), тому саме він зобов'яза­ний забезпечити процедуру приймання-передачі справ і документаль­не її оформлення.

Варто пам'ятати, що відповідальність за своєчасне та якісне скла­дання документів, за достовірність наведених у них даних несуть осо­би, які склали та підписали ці документи. Підприємство зобов'язане повідомити податкові органи про зміну головного бухгалтера.

Призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгал­тера у філіях і дочірніх підприємствах здійснюється за погодженням з головним підприємством.

Отже, у випадку зміни головного бухгалтера потрібно зафіксувати актом передачу документів, який підписують колишній і новий бух­галтери та затверджує керівник підприємства. Це дає змогу мати ін­формацію про те, які документи і в якому стані були в наявності на дату прийняття на роботу головного бухгалтера.

У складанні акту та перевірці стану ведення обліку зацікавлені:

а) керівник підприємства, щоб вчасно виявити і виправити допущені порушення;

б) бухгалтер, який звільняється,-щоб виправити виявлені порушення і надалі не нести відповідальності;

в) бухгалтер, який стає до роботи, щоб упевнитися, що наявна облікова інформація дає можливість правильно складати звітність і вести бухгалтерський облік, а перевірка органами контролю не принесе неприємностей.

На нашу думку, у випадку зміни головного бухгалтера потрібно провести незалежний аудит або іншу документальну перевірку, проте обов'язковість такого заходу офіційними нормативними документами не встановлена.

Для проведення процедури передачі-приймання справ керівник підприємства видає наказ. В ньому потрібно визначити склад комісії, порядок підготовки документів та перевірки стану обліку, строк, про­тягом якого відбувається передача справ. До складу комісії включа­ють не менше трьох працівників, у тому числі бухгалтера, який звіль­няється. Якщо він відмовляється брати участь у роботі комісії, то це зазначають в акті. До роботи комісії бажано залучати претендента на посаду бухгалтера.

Послідовність дій у випадку зміни головного бухгалтера може бу­ти такою:

а) перевірка стану обліку;

б) підготовка документів до передавання;

в) оформлення приймання-передачі справ;

г) звільнення і призначення головного бухгалтера.

Перевірку стану обліку може проводити незалежний аудитор або працівник цього підприємства. Аудит здійснює аудитор і за його на­слідками складає висновок. Перевіряти роботу бухгалтерії може та­кож комісія, створена наказом керівника, або внутрішні аудитори, що залежить від конкретних умов на підприємстві. Часто перевірку про­водять шляхом лише встановлення наявності документів. В такому випадку не виявляють фактів порушень і зловживань, а документи приймають формально.

Звичайно, зробити швидко суцільну перевірку документації за останні три роки неможливо, тому перевірку здійснюють вибірково. Суцільно перевіряють наявність фінансової та податкової звітності, бухгалтерських регістрів синтетичного та аналітичного обліку (кни­ги, відомості, журнали), первинних документів.

Можливий варіант, коли кандидат на посаду головного бухгалтера обирається із членів трудового колективу. За вказівкою керівника під­приємства такий кандидат бере участь у проведенні перевірки стану бухгалтерського обліку, правильності відображення господарських операцій, підготовці документів для передання, що зазначають в акті приймання-передачі справ.

Головний бухгалтер може мирно і добродушно передавати справи іншій особі, яка не працює на цьому підприємстві, пояснюючи при цьому всі особливості обліку. Але можливий і такий випадок, коли головний бухгалтер звільнився з підприємства, та ще й не за своїм бажанням, а посада довгий час залишалася вакантною чи займалася тимчасовою особою. У такому випадку новий бухгалтер має ретельно ставитися до оформлення приймання справ, поставити перед керів­ником підприємства питання про проведення аудиту або внутрішньої перевірки. Очевидно, що новопризначений бухгалтер не несе відпо­відальності за ведення бухгалтерського обліку за період, коли він не працював.

На визначену дату передання бухгалтерських справ усі облікові операції за минулий період повинні бути завершені, а саме:

проведено всі бухгалтерські записи за минулий період;

укомплектовано в справи первинні документи;

оформлено журнал реєстрації довіреностей, реєстри податкових накладних, книги (відомості) аналітичного обліку, касову книгу тощо;

складено головну книгу.

Під час передавання справ інвентаризацію проводять за згодою між головним бухгалтером, який звільняється, новим бухгалтером і власником (керівником) підприємства. Якщо головний бухгалтер ви­конує також обов'язки касира і є матеріально відповідальною особою, то при його зміні проведення інвентаризації каси є обов'язковим.

Підготовка документів до передавання передбачає групування їх за однорідними операціями і підшивання в справи. Відомості, журна­ли та інші облікові регістри дооформляють, якщо є потреба, і підби­рають в окремі папки. Виявлені у процесі перевірки недоліки зазнача­ють в акті, по можливості роблять виправлення, які супроводжуються оформленням бухгалтерських довідок.

Оформляють приймання-передачу справ актом. Акт приймання-пе­редачі (табл. 3.7) складають у трьох примірниках: керівникові, колиш­ньому і новому головним бухгалтерам, які й підписують цей документ. В акті зазначають суттєві випадки, які характеризують якість ведення бухгалтерського обліку і складання звітності на підприємстві. До акту додають опис документів, що передаються, акти проведених перевірок (акти ревізії, висновки аудитора тощо), положення про бухгалтерію, положення про облікову політику, посадові інструкції та інші органі­заційно-розпорядчі документи бухгалтерської служби. До акта також можуть бути додані пояснення працівника, який звільняється. Акт під­писують новий і колишній бухгалтери та представник адміністрації. У разі незгоди головного бухгалтера (який приймає чи який передає спра­ви) він має право зробити в акті відповідні мотивовані заперечення.

Таблиця 3. 7

ТОВ "Дніпро", м. Канів

15 грудня 2008 р.

Акт

приймання-передачі бухгалтерських

документів при зміні головного бухгалтера

У зв'язку зі зміною головного бухгалтера ТОВ "Дніпро" здійснено передачу-приймання таких бухгалтерських документів:

Первинні документи за 2005-2008 рр. Прошиті та пронумерова­ні - 12 папок;

Головна книга — 3 шт.;

Касова книга - 3 шт.;

Регістри бухгалтерського обліку - 5 папок;

Регістри податкового обліку - 4 папки;

Фінансова звітність - 3 папки;

Податкова звітність - 3 папки;

Внутрішня документація щодо трудового розпорядку та роботи бухгалтерії - 1 папка;

Результат перевірок контролюючих органів - 1 папка;

10. Акти передачі документів на зберігання до архіву - 1 папка;
Бухгалтерська документація ТОВ "Дніпро" передається у задовіль-
ному стані.

Проведена вибіркова перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності ТОВ "Дніпро" показала, що головний бухгалтер, який звіль­няється, забезпечив ведення бухгалтерського та податкового обліку в обсягах і на умовах, визначених внутрішніми документами товарист­ва та відповідно до вимог законодавства.

Підписи:

Директор ТОВ "Дніпро" І.В. Іваненко

Головний бухгалтер, звільнений

Головний бухгалтер, прийнятий

Акт складено у трьох примірниках - для кожної зі сторін

Зміна головного бухгалтера - дуже важлива подія для підприєм­ства. Залишати посаду головного бухгалтера можна за власним бажан­ням або за ініціативою керівника. Можлива ситуація, коли керівник не хоче добровільно відпускати бухгалтера і чинить різні перешкоди що­до його звільнення. У такій ситуації слід дати зрозуміти керівникові, що найкраще вирішити спірні питання шляхом спільної згоди. Згідно з чинним законодавством бухгалтер, як і будь-який інший працівник, має бути звільнений протягом двох тижнів після подання заяви.

До дати звільнення потрібно виконати всі бухгалтерські записи, укомплектувати у справи первинні документи, форми фінансової та податкової звітності, книги та відомості синтетичного та аналітичного обліку. Зазвичай дата передання справ збігається з датою звільнення. Можлива ситуація, коли бухгалтер після передання справ ще певний час консультує наступника. Можлива також ситуація, коли бухгалтер роботу припиняє, а наступника ще немає. За таких обставин справи передають керівникові підприємства.

Претендент на посаду головного бухгалтера зацікавлений у своїй подальшій роботі, тому у процесі приймання справ він з'ясовує такі чинники на новому підприємстві:

засновники підприємства;

система оподаткування (загальна, єдиний податок, чи є платником податку на додану вартість);

види діяльності підприємства, його структурні підрозділи;

наявність довідок про присвоєння ідентифікаційного коду, доку­ментів з податкової інспекції та соціальних фондів про реєстра­цію;

наказ про облікову політику;

форма обліку (наявність комп'ютерів та ліцензійних програм для обліку);

графік документообігу;

посадові інструкції;

система оплати праці;

наявність та використання автотранспорту.

Під час оформлення на роботу бажано укласти трудовий договір у письмовій формі. Деякі роботодавці практикують прийняття на робо­ту з випробним терміном. За цей час бухгалтер ліквідує недоліки, які були в обліку, а потім його звільняють. Потрібно знати, що випробний термін не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним комітетом профспілки - шести міся­ців. Треба вимагати зазначити умови, за яких випробування вважають

успішним. Якщо бухгалтеру пропонують брати на себе функції, які виходять за межі суто бухгалтерських компетенцій, наприклад, здій­снювати фінансове та податкове планування, то він може відмовитися від їхнього виконання, або вимагати додаткової оплати.

Може бути ситуація, коли на підприємстві немає головного бухгал­тера, облік запущений, а новому бухгалтеру пропонують перевірити або відновити облік за попередні періоди. Звичайно, це окрема платна робота.

Порядок відновлення обліку залежить від конкретної ситуації на підприємстві. Таку роботу виконують у певній послідовності, на­приклад:

Усі наявні первинні документи розкладаємо в окремі папки за мі­сяцями;

У кожній папці документи групуємо за видами операцій: банк, ка­са, покупці, постачальники, заробітна плата, виробничі запаси, го­това продукція, основні засоби тощо;

В окрему папку групуємо послідовно за місяцями наявну звіт­ність;

Окремо підбираємо наявні журнали-ордери, відомості, головну книгу;

Переглядаємо папку звітності, виявляємо звіти, яких бракує, ідемо до державної податкової інспекції, соціальних фондів і відділу ста­тистики, знімаємо для себе копії наявних там звітів. Якщо якихось звітів немає, то узгоджуємо з відповідними службами питання про те, поновлювати їх чи почати подавати звітність з найближчого звітного періоду;

Переглядаємо банківські виписки. Якщо деяких з них немає, то банк за окрему плату їх роздруковує. На підставі виписок відобра­жаємо рух грошей на рахунках у банку;

Переглядаємо касові документи, робимо з них записи у касову кни­гу, складаємо відомості щодо руху готівки у касі і звіряємо їх з ру­хом коштів на рахунках у банках;

Використовуючи чеки, квитанції, проїзні квитки, посвідчення про відрядження, авансові звіти (якщо їх немає - оформляємо), запо­внюємо відомість обліку по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвіт­ними особами". Аналогічно оформляємо відомості по субрахун­ках 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками", 361 "Роз­рахунки з вітчизняними покупцями";

Відновлюємо відомості по нарахуванню заробітної плати, робимо нарахування у соціальні фонди;

Складаємо наказ про облікову політику, де зазначаємо всі необхід­ні дані для ведення обліку;

Складаємо відомості з наявності та руху матеріальних цінностей;

Складаємо інвентарні картки з обліку основних засобів та відо­мості з наявності і руху об'єктів;

Нараховуємо амортизацію;

Відображаємо витрати на виробництво і витрати діяльності;

Відображаємо доходи, нараховуємо податки, закриваємо рахунки з обліку витрат і доходів, визначаємо фінансовий результат;

На підставі журналів-ордєрів та відомостей складаємо головну книгу. На цьому відновлення обліку за перший місяць закінчено;

Подібним чином, як відновлено облік за перший місяць, віднов­люємо облік за наступні місяці;

Складаємо і подаємо у встановлені строки фінансову та податко­ву звітність, а також звітність до Пенсійного та інших соціальних фондів.

Після відновлення продовжуємо вести бухгалтерський облік у встановленому порядку.

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: