|
Разработка номенклатуры дел структурного подразделенияРазработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия. Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения. Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения. К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки. Разработка номенклатуры дел предприятия Номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных подразделений. Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования. Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др. По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.
Содержательная часть Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и № статьи по перечню, примечания. В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: · индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); · порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности. В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия. Первым разделом номенклатуры является " секретариат " ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.). При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например: 1 - генеральный директор; 2 - заместитель директора; Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее - содержащих плановые и отчетные документы. Затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: · заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; · заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; · заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются. · Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы: · название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.); · название предприятия или его структурного подразделения; · адресат или корреспондент документа; · краткое содержание документов дела; · название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; · даты (период), к которым относятся документы дела; · указание на копийность документов дела. Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, они не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”. В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”. В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)... ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между... Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|