Экспертиза проводится путем полистного просмотра дел.
Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Экспертиза проводится путем полистного просмотра дел.





Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению (по формам, установленным архивными органами).

Акт о выделении документов и дел на уничтожение за соответствующий период составляется после оформления описей за этот же период.

Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990г., включаются в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 г.

В акт на уничтожение не следует включать документы, в отношении которых действующие перечни документов со сроками хранения не содержат определенных указаний о сроках их хранения, а у ЭК нет твердого мнения об их ценности.

ЭК рассматривает акты на уничтожение одновременно с описями дел за этот период.

После утверждения описей ЭК акт о выделении дел к уничтожению утверждается руководителем предприятия, а дела, включенные в акт, подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в дело­производстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом по­рядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;



- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать коли­чество листов в деле (см. ниже);

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (Листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не бы­ли составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела

 

 
 
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №   00.00.99    
В дело подшито и пронумеровано   листа(-ов)
  (цифрами и прописью)  
в том числе: литерные листы  
пропущенные номера  
+ листов внутренней описи  
  (цифрами и прописью)
           

 

 

Должность составителя

заверительного листа Подпись И.О.Фамилия

 


Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

· дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

· дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному со­ставу).

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:

Þ в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т. д;

Þ в описи по личному составу дела располагаются в следующем поряд­ке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответст­вующего дела.

 
 
ООО “МАРВОЛ”
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК
от 00.00.98 №
    ОПИСЬ №    
00.00.98   за     год  
           
№№ п/п Индекс дела Заголовок дела Дата дела Количество листов в деле Примечание
01-01 Устав ООО “Марвол”  
…. …. ….  
                     
В опись включено   дел с №   по №  
  (цифрами, прописью)        

Референт Подпись И.О.Фамилия

Итоговую запись к разделу описи за _______________________года заверяю

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

Подпись И.О.Фамилия

00.00.98

 

 


На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дал с указанием количе­ства дал, включенных в группу, например: "Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела".

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассмат­риваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его нали­чии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и про­писью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутст­вующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников прие­ма-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих ре­гистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Shreder" не менеечем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерче­ских предприятий могут передаваться в государственные архивы на до­говорной основе.

Предприятие по­лучает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с ком­мерческими организациями на основе договоров, в которых оговарива­ются все вопросы сотрудничества, в том числе условия передачи доку­ментов, отнесенных к негосударственной части Архивного фондаРФ,на хранение в государственные и муниципальные архивы. В соответствии со статьей 5 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонда Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341-1 архивы коммерческих организаций, принадлежащие им на праве собственно­сти, могут быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ. В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда РФ коммерческие организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или струк­турных подразделениях согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденного Указом Президента Рос­сийской Федерации от 17.03.94 № 552.

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фондаРФ, поступают в собственность государства и переда­ются на постоянное хранение в государственные и муниципальные ар­хивы.

Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осу­ществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведе­ния экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной ко­миссией, конкурсным управляющим) государственному или муници­пальному архиву необходимых средств на их обработку.

По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтоже­ния, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комисси­ей уничтожаются.

Расходы на оплату услуг учреждений Федеральной архивной службы России должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета.

В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341-1 за нарушение законодательства, в том числе за унич­тожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хра­нения документов, должностные лица, ответственные за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством Российской Федерации ответствен­ность.

 
 
Компания “Аэростар”   УТВЕРЖДАЮ
АКТ   Директор
10.01.99 № 5   Подпись И.О.Фамилия
о выделении документов   10.01.99
к уничтожению   М.П.

 

На основании “Перечня документов. образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений. организаций. предприятий. с указанием сроков хранения”, М., 1989 г.

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Кол-во дел (томов) Срок хранения и №№ статей по перечню Примечание
1. Переписка с внешними организациями (исх) 1994-1996 3г. ст. 1017  
2.  

 

Итого   дел за   годы
  (цифрами и прописью)      
Описи дел за   годы утверждены руководителем предприятия.
           

 

 

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

 

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия

 

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.