ГКУСО «ГАНТСДСО»: история создания, структура, основные направления деятельности

В архивную службу Свердловской области входят семь областных государственных архивов, четыре из которых находятся в г. Екатеринбурге: Государственный архив Свердловской области, Центр документации общественных организаций Свердловской области, Государственный архив административных органов Свердловской области, Государственный архив документов по личному составу Свердловской области.

Три государственных архива расположены в городах области - Государственный архив в г. Ирбите, Государственный архив в г. Красноуфимске, Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области в г. Каменске-Уральском.

В результате развития сети государственных архивных учреждений в настоящее время созданы шесть филиалов Государственного архива документов по личному составу Свердловской области в Западном, Южном, Восточном, Северном управленческих округах Свердловской области и филиал Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области в г. Екатеринбурге.

Деятельность государственных архивов и их филиалов направлена на реализацию государственной политики в архивном деле в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами Российской Федерации и Свердловской области.

Сеть архивных органов и учреждений на территории Свердловской области включает в себя и 80муниципальных архивов, в том числе 59 архивных отделов администраций муниципальных образований и 21 муниципальное учреждение, из них 10 специализированных архивов по личному составу.

Пять лет назад в составе архивной службы Свердловской области появился новый архив —Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области (ГАНТСДСО). Создание архивов такого профиля на уровне субъектов федерации —дело новое. На сегодня их четыре— Центральный архив научно-технической документации г: Москвы (создан в 1993 г), Центральный государственный архив научно-технической документации г. Санкт-Петербурга 1991 г.), Государственный архив специальной документации Нижегородской области (1996 г.) и Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области (2008 г.). Мало кто из субъектов Российской Федерации пошел по путы создания Специализированных архивов для сохранения своей научно-технической документации (НТД). Но факт появления подобных учреждений говорит о том, что сохранение этого вида документации требует особого подхода, т. к. имеет свою специфику и важное значение практического и исторического характера.

Государственное учреждение Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области» (ГУСО «ГАНТСДСО») является областным государственным учреждением и находится в непосредственном подчинении Управления архивами Свердловской области. Архив образован на основании Указа Губернатора Свердловской области № 401-УГ от 07.05.2007. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица от 05.02.2008 и является единственным в Свердловской области специализированным архивом.

Создание Архива позволило сосредото­чить в одном учреждении целостный ком­плекс научно-технической документации крупных промышленных предприятий, на­учно-исследовательских институтов, проек­тных организаций, имеющих большое на­учно-практическое значение для социаль­но-экономического развития Свердловской области.

Организационная структура – совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

У архива ГАНТСДСО установлена линейно-функциональная структура организации.

Данный тип структуры организации содержит в себе следующие преимущества:

- глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;

- освобождение начальников отделов от решения глубоких проблем;

А так же имеет следующие недостатки:

- недостаточно четкая ответственность отсутствие взаимосвязей м взаимодействий на горизонтальном уровне между производственными отделами

При очень большом объеме разнообразных вопросов такая схема чрезвычайно усложняет работу директора. Для ее упрощения по определенным вопросам заместители директора могут непосредственно руководить нижестоящими подразделениями.

Архив имеет несколько структурных подразделений в число которых входит администрация архива, в составе администрации числятся: бухгалтерия, инспектор по кадрам, секретарь (делопроизводитель) и заместители директора.

Во главе архива стоит директор, который является ведущим и организующим звеном в социальных системах управления. Говоря о функциях руководителя, мы характеризуем основные выполняемые им обязанности, в частности: выработку и принятие управленческих решений; организацию; регулирование и корригирование; учет и контроль; сбор и преобразование информации.

Директор ГАНТСДСО использует смешанный стиль управления, проявляет в равной мере заботу как о достижении высоких производственных результатов, так и о подчиненных.

Заместитель директора по основной деятельности курирует работу отделов, отвечает за связи с общественностью, представляет архив на различных мероприятиях.

Так же в обязанности заместителя директора основной деятельности входит своевременное предоставление отчетов по работе отделов архива, разработка нормативно-методических материалов архива.

Заместитель директора по общим вопросам участвует в заключении хозяйственных договоров архива и контролирует их своевременное и точное исполнение, принимает меры по расширению хозяйственных связей архива, контролирует сохранность имущества архива, обеспечивает здоровые и безопасные условия труда для подчиненных, контролирует соблюдение ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

В подчинении у заместителя директора по общим вопросам находится административно-хозяйственный отдел, который в свою очередь выполняет хозяйственное обслуживание руководства и структурных подразделений архива

Основными функциями АХО являются:

- Организация уборки и содержания в чистоте служебных помещений, лестниц и коридоров, закрепленных за архивом, уборки и очистки от снега внутренних и внешних территорий, содержания в чистоте и бесперебойной работы санузлов.

- Осуществление контроля за чистотой и порядком в помещениях и на закрепленной территории.

- Разработка и представление на утверждение руководству предложений по благоустройству территории, ремонту здания закрепленного за архивом.

- Обеспечение структурных подразделений мебелью и хозинвентарем.

Отдел обеспечения сохранности и учета архивных документов занимается профилактической обработкой документов, проводит проверку наличия и физического состояния дел, улучшает физическое состояние документов, оформляет выдачу документов во временное пользование, осуществляет выявление особо ценных и уникальных документов, осуществляет выдачу архивных документов сотрудникам архива и пользователям для работы в читальном зале, занимается подготовкой документов для страхового копирования и создания фонда пользования. Ведет государственный учет документов архивного фонда.

Отдел комплектования архивными документами ведет работу по комплектованию архива документами организаций-источников комплектования, проводит отбор и контролирует своевременную передачу документов организаций-источников комплектования, обеспечивает заключение договоров с ними, оказывает организационно-методическую помощь в организации делопроизводства, ведомственного хранения документов организаций-источников комплектования, занимается документационным обеспечением передачи документов в архив.

Отдел использования архивных документов и НСА ведет инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и предприятий о документах, хранящихся в архиве, исполняет тематические запросы, выдает заверенные архивные справки, копии и выписки из документов, организует выставки документов, готовит тематические подборки, проводит общественные мероприятия (экскурсии, лекции, доклады), информирует граждан о документах архива через средства массовой информации (издания, публикации). Предоставляет пользователям информационные услуги и продукты для удовлетворения их информационных потребностей, организует работу читального зала. Проводит работу по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива, осуществляет подготовку и издание архивных справочников, участвует в создании автоматизированных баз данных по документам архива.[10]

В архиве хранится более 60000 дел, объединенных в 37 фондов. В основном это материалы научно-исследовательских институтов здравоохранения, машиностроения, химической, металлургической и лесной промышленности, проектно-конструкторских учреждений. Научно-исследовательская и научно-техническая документация включает в себя отчеты по темам, диссертации, обзоры, доклады, статьи, сборники научных трудов, картографические материалы и чертежи, материалы промышленных испытаний, конструкторскую и проектную документацию.

Главной задачей архива научно-технической документации является планомерное пополнение Архивного фонда Российской Федерации научно-техническими документами в соответствии с профилем архива для формирования разнообразной по характеру и содержанию источниковой базы, позволяющей проследить развитие научно-технической мысли. Архив призван сохранить завоевания в науке и технике и обеспечить дальнейшее использование базовых решений научно-технического прогресса[11].

Важность и востребованность научно-технической документации отражена в различных направлениях ее использования в ГАНТСДСО. Архив выполняет тематические и социально-правовые запросы, студенты высших и средних специальных учебных заведений города используют документы архива для своей учебной работы.

Особым спросом пользуется проектная документация.

ГАНСДСО активно проводит выставки архивных документов, в соот­ветствии со спецификой состава своих фондов. Например, 16-27 апреля 2012 года в ГАНТСДСО проходила стационарная выставка архивных документов «Аршином общим не измерить…».

Выставка была приурочена к 110-летию метрологии на Урале и 70-летию Уральского научно-исследовательского института метрологии.

В связи с развитием информационного общества новым направлением в деятельности архивов становится актуальным подготовка электронных вы­ставок. Так, 20 февраля 2013 года, архивистами была подготовлена электронная выставка архивных документов «Вклад ученых химиков в Победу», в Государственном архиве научно-технической и специальной документации Свердловской области в фонде Р-16 «Уральский научно-исследовательский химический институт с опытным заводом Всесоюзного объединения основной химической промышленности» хранятся документы, содержащие информацию по истории уральской химической науки советского периода, раскрывающих историю уральской химической науки и института в годы Великой отечественной войны.

В ходе своей научной деятельности архив раскрывает неизвестные стра­ницы истории родного края. Так, архивистами были обнаружены документы по истории Каменского магниевого завода, который являлся в годы Великой Отечественной войны единственным в нашей стране производителем пиро­технических порошков и пудр, имевших огромное значение для нужд фрон­та. Было проведено специальное исследование, раскрывающее историю этого незаслуженно забытого предприятия.

Архив постоянно пополняется новыми фондами и его практическое и научное значение растет. Архив имеет свой сайт, с помощью которого из любого уголка страны и не только, можно получить подробную информацию о том, что здесь хранится. Документы ГАНСДСО ждут своих исследователей.

Использованием архивных документов в архиве занимается отдел использования архивных документов и научно-справочного аппарата,

Какое подразделение отвечает за организацию использования документов. Охарактеризуйте основные направления использования и укажите, какое место в этой деятельности занимает СИФ, поскольку он выпадает из общей логики раскрытия темы. У Вас – использование документов. Это направление имеет нормативную базу, и определенные формы использования - запросы, читальный зал, выставки и проч. Все это нужно как-то систематизированно показать в данной главе или в начале следующей

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: