Посадові обов’язки різних категорій секретарів

Секретар приймальні – обслуговує відвідувачів офісу, працює з кореспонденцією, відповідає на телефонні дзвінки і переадресовує їх на направленням.

Секретар на телефоні – приймає телефонні дзвінки, переадресовує їх по відділах, надає телефонні довідки, за дорученням керівника зв’язується з партнерами, співробітниками і т.д.

Технічний секретар – працює з офісною технікою, контролює її правильну експлуатацію.

Завідувач господарством – бере на себе господарські обов’язки (придбання приладів, їх зберігання, ремонт, догляд за приміщеннями і т.д.).

Секретар офісу – приймає й аналізує кореспонденцію, готує проекти документів, організовує роботу з документами, виконує доручення керівника, є координатором роботи офісу.

Завідувач канцелярії – керівні обов’язки діловодно-секретарського типу.

Персональний секретар – помічник директора, президента, довірена особа; постійно супроводжує керівника.

Вчений секретар – потрібне вчене звання, крім вищої освіти, працює в освітніх наукових установах. Вчений секретар повинен знати:

- наукові проблеми відповідної галузі науки і техніки;

- вітчизняні та іноземні досягнення у даній сфері;

- діюче законодавство, що регулює захист авторських прав і патентів;

- порядок організації фінансування і втілення і життя наукових досліджень і розробок;

- методи організації праці наукових співробітників.

Кваліфікаційна характеристика помічника керівника

Кваліфікаці́йна характери́стика — це нормативний документ компетентного фахового органу, погоджений із замовником кадрів, у якому формулюються вимоги до професійних якостей, знань і умінь фахівця, що необхідні для виконання завдань професійної діяльності згідно з потребами ринку праці.

Кваліфікаційна характеристика складається з трьох розділів: завдання та обов’язки, повинен знати, кваліфікаційні вимоги.

Професійна роль секретаря – помічник, який діє на випередження

Шоста роль помічника керівника – діяти на випередження. Уміння діяти на випередження для адміністративного професіонала означає, що крім своїх основних завдань він повинен володіти низкою інших вмінь, до яких відноситься передбачливість, уміння приймати рішення.

Уміння передбачити ситуацію не може існувати само по собі – воно обов’язково базується на відповідних знаннях. в першу чергу адміністративний працівник повинен знати корпоративні цілі свого підприємства. Також обов’язково повинен бачити і забезпечувати зв’язок між своєю роботою і діяльністю організації вцілому.

Секретар повинен чітко знати приорітети свого керівника:

· Що для керівника важливіше – кінцевий результат чи всі деталі роботи;

· Що йому не подобається – запізнення, анонімні скарги, безпорядок та ін.;

· Які робочі переваги керівника – одержання інформації тільки по електронній пошті, вхід співробітників в кабінет тільки після вашого представлення та ін.

Уміючи передбачити очікування керівника, потрібно випереджати їх, застосовує оперативні дії самостійно і наперед, не дочекавшись інструкцій.

Після повернення керівника з відрядження, секретар повинен: Підготовити короткий звіт за період його відсутності; Скласти звіт за телефонну кореспонденцію; Привести в порядок його робоче місце; В перший робочий день, по можливості, на назначати ділових зустрічей; Прийти на роботу вчасно, не відлучатися з офісу.

Проактивність - дещо більше ніж просто активність: це дії не по наказу, а по власній ініціативі. Альтернативою проактивності є реактивність, коли вибір визначається зовнішніми чинниками. Бути проактивною людиною – означає, що людино визначила свої цінності та цілі і діє у відповідності з своїми життєвими принципам, незалежно від умов і обставин.

Найчастіше адміністративні працівники уникають самостійного прийняття рішення по причині:

1. Відсутності достатньої кваліфікації; 2. Невдалий досвід; 3. Страх зробити помилку; 4. Упевненість в тому, що приймати рішення – завдання керівника; 5. Невміння приймати рішення.

Таким чином можна зробити висновок, що невпевненість у власних силах появляється у нас в результаті нестачі знань та хвилювання через результат.

§ Недостатня кваліфікація: вирішити для себе які знання і уміння необхідно отримати, щоб наступний раз успішно виконати поставлену перед собою роботу;

§ Не боятися самостійних дій: збір необхідної інформації і її оцінка є першим кроком до прийняття рішення;

Таким чином, бути «передбачливим» - означає не тільки діяти на випередження на допомогу керівнику, а й будувати надійний міст для себе на завтрашній день, в своє професійне майбутнє.

Супервайзер» – професійна роль помічника керівника

Супервайзер – це роль помічника керівника, яка полягає в роботі з людьми. супервайзер показує вплив на людей не з позиції сили. а з позиції особистості, спонукаючи їх до дії не тому що так треба, а за власним бажанням. головне завдання супервайзера - виконати завдання якісно і вчасно.

з одніє сторони, роль супервайзера привблива для більшості помічників керівників, так як ознаяаають повишення статуса і розширення повноважень.

З другої сторони, супервайзер обов’язково пропонує якісно новий рівень і великий рівень роботи в порівнянні з тим, який виконувався раніше. Зміниться також рівень відповідальності. Адже супервайзер відповідає за результат.

Це означає, що помічник керівника повинен володіти особливими знаннями, вміннями і компетенція ми, необхідних для роботи з людьми.

Ставши супервайзером, ви можете зустрітися з складними ситуаціями.

Супервайзер виконує багато різних зобов’язань, таких як: Навчання персоналу; Мотивація персоналу; Постановка завдань; Взаємодія з робітниками в різноманітних форматах (один на один, в групі) і на різних рівнях; Оцінка діяльності персоналу; Вирішення різноманітних питань і проблем; Вирішення конфліктів;

В якості прикладу розглянемо одну з можливих властивостей супервайзера – пошук і підбір кадрів.

Інтерв’ювання – це проведення співбесід (комплекса співбесідування: по телефону, при зустрічі і т. д.) з кандидатом на посаду.

- Збір всієї інформації про кандидата (освіта, досвід роботи)

- Представлення кандидату необхідної інформації про компанію і про посаду, на яку він представлений.

Після проведення інтерв’ювання отримана інформація аналізується і на основі результатів проводиться вибір робітника.

Після того як новий робітник приступить до своїх обов’язків необхідно допомогти йому адаптуватися на новому місці. Адаптація – це система, яка допомагає новому робітнику скоріше пристосуватись до корпоративної культурної компанії і влитися в робочий ритм.

- Знаходить час для спілкування з підлеглими

- Встановлює високі і одночасно розумні стандарти якості роботи

- Об’єднює зусилля команди для досягнення загального результату

Роль супервайзера не проста, але вона відкриває нові горизонти і необмежені можливості для розвитку. Почавши з управління групою, яка складається з 2-3 людей ви і добившись позитивних результатів, ви можете піти дальше і добитись успіхів. це не просто. Але якщо ви не злякаєтесь труднощів і підете в правильному напрямку, то в наслідку ролі супервайзера принесуть свої плоди.

- Володіти новим вмінням в області управління персоналом

- Розширити можливості для дальшого підвищення.

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: