Підготовка справ до передавання в архівний підрозділ

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк-латурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере-ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен-ня документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се-кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здій-снюється з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазнача-ється структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа ви-дана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа.

Етапи підготовки до передавання док. в архівний підрозділ установи:

4. підготовка док. що супроводжують процес передавання справ до архівного підрозділу установи.

За результатами експертизи цінності док. скл. описи док. постійного і тривалого термінів зберіганняй акти про виділення на знищення док.

Зведений опис справ постійного строку зберігання скл у 4 примірники, а тривалого - у 2.

Особи, відповідальні а роботу з док, зобов’язані забезпечувати захист док, що створюються на підприємствах.

Приміщення, де зберігаються док, повинні відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим. Справи поміщають у шафи канцелярського типу, які обовязково зачиняються. Це допомагає зберегти документи від потрапляння пилу, впливу сонячного проміння та інших шкідливих чинників.

Забезпечення фізичного збереження док сприяє також і правельне підшивання аркушів док. у справі. Під час підшивання необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї док. були на одному рівні й вище від нижнього краю папки приблизно на 1 см.

Ділова інформація, що має тактичну або потенційну комерційну цінність для підприємства, називається комерційною таємницею. Її відкриття може завдати збитків підприємству, тому питання охорони його документаційного ресурсу є надзвичайно важливим.

Способи і засоби захисту документальної інформації

Інформаційно-довідкова робота за документами

Щоб забезпечити ефективне використання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень на підприємстві, створюють пошукові системи за документами - бази даних про документи підприємства. Пошукові системи містять: картотеки, класифікаційні довідники.

За допомогою пошукових систем служба діловодства або секретар зобовязані забезпечити швидкий пошук таких даних: у кого. де, на якій стадії підготовки перебуває той чи той документ; в яких документах можна знайти інформацію з певного питання.

Пошукова система повинна відповідати певним вимогам: якнайповніше розкривати склад і зміст документів, забезпечити оперативний пошук документів та інформації, контроль за їх виконанням.

У разі застосування карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток. з яких можна скласти такі самостійні картотеки:

Ø довідкові - за кореспондентами, видами док, авторами,

Ø контрольні - за строками виконання, виконавцями,

Ø кодифікаційні - нормативно-правові акти, розпорядчі док,

Ручна картотека - шухляда або кілька шухляд, в яких у певній послідовності розташовано картки.

Картки у рубриках систематизують: за алфавітом, підпорядкованістю, залежно від ступеня важливості.

Картотеки організовують за різними схемами. Їх побудова залежить від структури підприємства. ступеня централізації довідкової роботи, характеру інформаційних запитів, їх кількості та інших чинників.

Довідкова картотека складається з двох частин - невиконані та виконані документи. Їх створюють окремо на кожний календарний рік. Загальний строк зберігання карток - 3 роки.

Нині на підприємствах набувають поширення автоматизовані системи реєстрації документів, що дають змогу заповнювати реєстраційні форми на компютері і водночас створювати базу даних за документами підприємства. Для пошуку документа чи групи док. зазначають такі реквізити:

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля,реєстраційного штампа.

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» /червоним, зеленим, синім олівцем/ або гумовим штемпелем

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання.

Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки.

Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

- правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

- наявність на документі позначки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: