Мультимедийная презентация как форма представления информации

Введение…………………………………………………………………

Часть 1. Мультимедийная презентация как форма представления информации в профессиональной сфере……………………………..

1.1.Подготовка презентации…………………………….

1.2.Подготовка устного комментария к слайдам

1.3. Рекомендуемая последовательность слайдов в презентации..

1.4.Как правильно разместить речевой материал на слайде………………….

1.5. Типичные ошибки, допускаемые при подготовке презентации…………

1.6.Пример правильного оформления презентации и комментарий

1.7. Общие рекомендации по подготовке слайдов презентации и текста выступления

Часть 2. Подготовка и проведение презентации проекта по связям с общественностью на английском языке. (Presentations in English: development and delivery) …………………..

2.1. Рекомендации по планированию содержания, определению структуры презентации и созданию слайдов. (A look at slides design). ……………………

2.2. Языковые средства устной презентации. (The language of presentations) …

Данное учебно-методическое пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальности «связи с общественностью» на 2,3,4,5 курсах.

Среди коммуникативных компетенций у современного специалиста по связям с общественностью важнейшей является умение квалифицированно делать сообщение с использованием формы электронной презентации.

Для формирования этой компетенции в рамках учебного процесса студенты должны уметь делать доклады, защищать курсовые, дипломные работы и проекты в профессиональной сфере, отчитываться по учебной или производственной практике в форме электронной презентации.

Цель пособия – обучить студентов основным правилам и приемам подготовки сообщения в форме презентации и дать рекомендации по проведению устной защиты доклада в форме презентации.

Учебно-методическое пособие состоит из двух частей.

В первой части «Мультимедийная презентация как форма представления информации в профессиональной сфере» описывается презентация как форма представления какой-либо информации, излагаются цели презентации и даются основные правила по ее подготовке.

Далее описывается процесс подготовки устного выступления: комментирование слайдов презентации. В пособии приведены примеры как ошибочного, так и правильного представления информации в форме презентации.

Во второй части учебного пособия даны учебно-методические рекомендации по подготовке презентации проекта по связям с общественностью в сфере экологии и устной защиты проекта на английском языке. Эта часть пособия предназначен для студентов, готовящихся к сдаче части устного итогового экзамена по дисциплине «Иностранный язык» (английский) по специальности «связи с общественностью».

Компетентностный подход, реализуемый в данном учебно-методическом пособии, позволит сформировать и продемонстрировать на итоговом экзамене и защите курсовых работ базовые коммуникативные компетенции, необходимые будущему профессионалу в сфере связей с общественностью.

Формирование коммуникативной компетенции, кроме освоения знания языковых средств изложения информации и навыков их использования в речи, предполагает также овладение стратегиями подготовки и осуществления речевой деятельности. Поэтому в данном пособии внимание учащихся акцентируется на стратегиях отбора информации, планирования структуры презентации, прогнозирования воздействия формы представления информации на аудиторию, сознательного отбора языковых и изобразительных средств для успешного осуществления замысла.

В пособии также заложена возможность активной работы с предлагаемым материалом, что является одним из основных методических принципов, лежащих в основе компетентностного подхода. Так, всю предложенную теоретическую информацию о принципах и методах подготовки эффективной презентации учащиеся могут использовать на практике для решения проблемных и творческих задач. В число таких задач входит, например критическая оценка предложенных примеров слайдов презентаций, а также исправление ошибок на этих слайдах.

Мультимедийная презентация как форма представления информации

В настоящее время невозможно представить конференцию, семинар, симпозиум, круглый стол, защиту диссертации, диплома, курсовой работы в академической сфере, годовой отчет организации, представление проекта в коммерческом или общественном секторе без электронной презентации в Power Point.

Возрастание интереса к многоканальной коммуникации, основными речевыми действиями в которой являются говорение и слушание с визуальнойопорой на «картинку» и минимизированный, синтаксически упрощенный текст, выведенный на презентационный слайд, объясняется современной речевой практикой общества. Современное речевое поведение сформировалось под влиянием экранного способа представления информации, стремящееся к наиболее эффективной коммуникации (передаче максимального количества информации за единицу времени с наибольшим воздействующим эффектом).

Речевые действия, необходимые при подготовке текста сообщения и устного представления презентации обладают существенной спецификой, которую необходимо понимать.

Прежде всего, это тщательная подготовка письменного текста как устного (пишу как говорю). Необходимо зафиксировать на письме «звучащую» речь. Не написав всего текста сообщения для презентации в той форме, в какой вы будете его проговаривать, никогда не достичь эффективной коммуникации, поскольку выступление в форме презентации рассчитано прежде всего на слушателя и зрителя, а не на читателя. Таким образом, сложная информация должна быть представлена максимально наглядно и просто.

При подготовке презентации необходимо задействовать слуховой и зрительный канал восприятия при передаче информации, чтобы максимально облегчить слушателю восприятие сообщения. Известно, что информация, передаваемая сразу по нескольким каналам восприятия (зрение, слух, позитивные эстетические эмоциональные ощущения, создаваемые эффектами анимации, звукового сопровождения, хорошо подобранными иллюстративным материалом) производит гораздо большее воздействие на получателя, нежели традиционное устное выступление без наглядных примеров или монотонное зачитывание текста доклада с листа.

Однако и практика учебного процесса, и контроль за формированием компетенций показывает, что основными правилами подготовки презентации, представлением информации доклада на электронных слайдах, навыками устного выступления с мультимедийной презентацией студенты практически не владеют, несмотря на то, что пользоваться программой Power Point умеет практически каждый.

Описанная учебно-методическая проблема объясняется следующими причинами: для студента соединение речевого (вербального) и неречевого (невербального) материала на слайде и последовательное, логическое соединение слайдов (на которых наличествуют фотографии, графики, диаграммы, схемы, текст) в единое коммуникативной целое представляет большую сложность. Проблема создания логически последовательной многоканальной презентации состоит в том, что многоканальность долгое время считалась одной из главных особенностей только устной коммуникации.

Следовательно, в рамках учебного процесса представление письменной коммуникации как устной, а устной как письменной, когда происходит совмещение вербальных (языковых) и невербальных (неязыковых) компонентов по принципу взаимодополнения в сопровождении обязательного устного комментария докладчика, требует подробного разъяснения.

Не меньшую проблему представляет и подготовка устного сообщения, сопровождающего электронную презентацию. Зачастую выступающий просто зачитывает с экрана сообщение, т.е. озвучивает электронную версию размещенного на слайде текста, вместо того, чтобы его комментировать и объяснять.

Чтобы сделать хорошую эффективную презентацию необходимо помнить о том, что цель презентации - облегчить слушание и запоминание сообщаемой информации посредством организации эффективного восприятия и взаимодействия. Таким образом, в ходе презентации докладчик выступает в коммуникативной роли интерпретатора, квалифицированного комментатора, компетентного специалиста, владеющего навыками логической аргументации.

Подготовка презентации включает в себя ряд последовательно совершаемых практических операций:

1. Подготовка письменного текста доклада на основе собранной информации.

2. Разделение подготовленного текста на смысловые фрагменты (порции, сегменты) подачи материала

3. Размещение сегментированной информации на слайдах в программе Power Point в окошке «Текст слайда»

4. Озаглавливание каждой «порции» информации в окошке «Заголовок слайда»

6. Подбор невербальных фрагментов, дополняющих в смысловом отношении текст на слайде или заменяющих текстовые фрагменты (фотография, рисунок, диаграмма, график, логотип и т.п.)

7. Подбор цветового решения фона презентации в опции «Цветовая схема»

Для того, чтобы слушатель, опираясь на изображения и текст, размещенный на слайде, воспринимал все Ваше сообщение в целом, необходимо выстроить логическую структуру презентации, которая должна состоять из следующих обязательных смысловых фрагментов.

1. Название доклада с обязательным указанием организации, которую представляет докладчик, имя, отчество (полностью, а не инициалы) и фамилия докладчика (на тот случай, если слушатель не запомнил Вашего имени во время представления).

2. Актуальность проблемы. Краткая информация о причинах того, почему о проблеме, указанной в теме вашего доклада необходимо говорить в этой аудитории, почему эта тема может быть интересна слушателям, что они смогут вынести полезного для себя после прослушивания доклада в форме презентации.

4. Положения (тезисы), выносимые на публичное обсуждение.

5. Доводы (аргументы, приводимые в качестве доказательства тезисов).

6. Выводы ( практические рекомендации по решению проблемы, указанной в теме доклада презентации).

Общее количество слайдов для презентации доклада с 10-минутным регламентом – 10 слайдов без учета первого слайда (тема сообщения) и последнего этикетного «Спасибо за внимание» (один слайд – одна минута для комментария закодированной на слайде информации).

Текст и невербальные фрагменты, размещенные на одном слайде должны соответствовать устному комментарию выступающего и демонстрировать последовательность и логичность предоставляемой информации.

Идеально сделанная электронной презентации выступления – это по сути дела электронный конспект вашего выступления с обязательным отражением ключевых моментов. Если презентация выполнена верно, каждый слайд легко разворачивается в логическое высказывание и может быть без вашего дополнительного комментария понят, т.е. «раскодирован» получателем. Вся презентация должна представлять собой сжатый текст доклада.

- традиционные дорогие товары высокого качества;

- недорогие товары, отличающиеся оригинальным исполнением.

4. В заголовке слайда имеются «висячие» строки.

В «висячей» строке предлог расположен на одной строке, а слово, к которому предлог относится, на другой. Построчная нарезка текста в формате презентации является смыслообразующей и не должна затруднять восприятие сути сообщения.

В первом примере союз «как» оторван от оборота «как средство эффективной рекламной коммуникации». Во втором примере на строке висят два союза «как» и предлог «для».

В первом примере правильной нарезкой текста на строчки будет следующая: Лицо бренда

Во втором примере верным будет следующее расположение речевых отрезков на строке:

5. Смысловое несоответствие вербального и невербального фрагмента на слайде. Нередко невербальные фрагменты в презентации вносят «для красоты», что вносит логический диссонанс в сообщаемую информацию. Важно понимать, что в презентации нет ничего случайного, не работающего на общую идею и замысел автора доклада.

В приведенном выше слайде заголовок «Спонсорство и спорт» не соответствует невербальному наполнению: пиктограммам, изображающим различные олимпийские виды спорта. Более того, слайд не информативен, в не помимо заголовка нет фактической информации. Без комментария этот слайд понять невозможно, но и прокомментировать этот слайд с опорой на «картинку» тоже проблематично. У слайда есть еще один существенный недостаток: какую информацию со слайда может записать слушатель?

Известно, что Санкт-Петербург широко разрекламирован в сфере туризма как «город белых ночей». Период белых ночей очень короток: с середины июня по июль. В остальные сезоны года туристская инфраструктура СПб и особенно Ленинградской области простаивает и, как следствие, сокращается доход городского бюджета от туристской отрасли. Для стабилизации положения в сфере туризма в период межсезонья необходимо сформулировать такое туристское предложение, которое не заметили, либо сочли коммерчески не выгодными конкуренты.

Таким проектом может стать birdwatching. (от англ. – наблюдение за птицами). Это увлечение, получило широкое распространение с 30-х годов прошлого века в связи с развитием производства оптических приборов.Гуманный birdwatching пришел на смену коллекционированию. Примерно в тоже время были опубликованы первые определители, которые содержали изображение птицы и информацию, что послужило неплохой рекламой нового увлечения. С тех пор количество людей во всем мире, "охотящихся" с биноклями на птиц, растет ежегодно в геометрической прогрессии особенно в развитых странах Европы и США, в которых широкое распространение получило экологическое мышление.

В качестве объекта позиционирования в сфере birdwatching нами выбрана Лен область, на территории которой находится большое количество особо охраняемых природных объектов, требующих особого ухода и, как следствие, дополнительных финансовых затрат. Это Нижнесвирский заповедник, заказники Раковые озёра, Лебяжье, Кургальский. Сами по себе перечисленные объекты находятся на гособеспечении и прибыли не приносят. Главная задача нашего проекта: сделать убыточный объект рентабельным, чтобы ООПТ уже через год перешли не только на самофинансирование, но и приносили ощутимую прибыль в городской бюджет.

Реализация нашего проекта послужит благой цели: сохранению природного богатства и видового разнообразия фауны Северо-Западного региона без ощутимых затрат из городского бюджета и бюджета Ленобласти.

Для реализации проекта нам необходимо привлечь большее количество туристов в Северо-Западный регион в период межсезонья путем позиционирования нового туристского продукта – birdwatchingа, что будет способствать активизации въездного туризма и оптимизирует финансирование ООПТ за счёт привлечения иностранных туристов с уровнем дохода выше среднего.

Наш проект планируется и реализуется по технологии RACE

На основании проведенного первичного исследования сегмента туристского рынка, предлагаемый турпродукт является уникальным, инновационным предложением на Северо – Западной территории, поскольку в Северо-Западном регионе нет фирм, занимающихся экологическим туризмом, а такая услуга, как birdwatching вообще не встречается. В Финляндии, правда, такая туристская услуга есть, но это не представляет больших рисков, поскольку Финляндия существенно отстаёт от Ленобласти видовым разнообразием птиц.

Чтобы доказать коммерческую эффективность проекта, приведем результаты маркетинговых исследований. На диаграмме видно, что birdwatching - один из наиболее быстро растущих видов природного туризма, особенно в Северной Америке. По различным оценкам, ежегодно в них участвует от 30 до 78 миллионов человек, что приносит посещаемым ими странам существенный доход—78 миллиардов долларов.

Получается, что в среднем около 48% всех американских туристов склонны какую-то часть своего отпуска посвятить природно-ориентированному туризму. Из множества видов природно-ориентированных туров американцы явно отдают предпочтение посещению национальных парков и других охраняемых природных территорий. Достаточно сказать, что в США наблюдение и фотографирование птиц дает 6 миллиардов долларов ежегодной прибыли, обеспечивая 90 тысяч человек рабочими местами, при этом создание одного места в этой сфере в 20 раз дешевле, чем в промышленности.

Для реализации проекта необходимо комплексно решить ряд задач:

Добиться законодательной, административной поддержки. Для этого необходимо организовать работу PR-службы в нашем туристском агентстве.

Обеспечить спонсирование и инвестирование проекта. Для этого необходимо найти коммерческих партнеров, заинтересованных в позиционировании кампании как социально ответственного субъекта бизнеса – они могут предоставить бартерное спонсорство (оптическую технику). Важно правильно разработать туристский маршрут. Для этого необходимо связаться с егерскими службами особо охраняемых природных территорий и заручиться их согласием на участие в проекте. Организовать рекламную компанию и компанию по связям с общественностью с целью сформировать устойчивое положительное мнение у нашей целевой аудитории о занятии birdwatching ом.

Для распространения информации о новом туристическом продукте нам необходимо воспользоваться максимальным количеством коммуникационных каналов с минимальными временными финансовыми затратами.

.Для этого мы предлагаем Разработать собственный Web-сайт с гостевой книгой, выйти на обсуждение вопросов birdwatching в блогах и социальных сетях Создать возможность on-line общения между потенциальными клиентами (организовать Интернет-форум).

Составить медиа - план, найти специализированные периодических изданий для размещения рекламы о новом турпродукте на печатных носителях. Организовать проведение массовых флэшмобов. Например: все участники в одно и то же время встречаются на пл. перед Зимним дворцом и кормят голубей. В это время организаторы флеш-моба фотографируют птиц на руках у людей и размещают фоторграфии на Интеренет-сайте. Организовать пресс-конференции по вопросам развития birdwatching в России на примере Северо-Западного региона.

Общие затраты на реализацию проекта составят 5,2 млн. рублей.

Стоимость тура в среднем 40 тыс.рублей (для иностранных граждан). По предварительному прогнозу прибыль от реализации проекта min 200%. В стоимость тура входит: предоставление трансферта; оформление на посещение зоны ООПТ; проживание в комфортабельном палаточном лагере; предоставление гидов-проводников; предоставление начального снаряжения; страхование и другое.

Целевая аудитория включает: Специалистов орнитологов; профессионалов и начинающих бёрдвотчеров; просто любителей отдыха на природе. В наши дни немало всемирно известных персон активные бёрдвочеры, например, Принц Чарльз и Билл Гейтс. Интригующая связь замечена между birdwatching и шпионами, среди них Сидней Рипли и Ричард Майнержаген известны как серьезные орнитологи. Автор Джеймса Бонда был также и автором книг о птицах. Подобную стратегию присоединения к авторитетам методом паровозика можно использовать в рекламных акциях.

Неохотное финансирование проектов, связанных с некоммерческими структрурами в настоящее время объясняется тем, что пока еще не сформулирована единая повестка дня у государственных, общественных и коммерческих структур. А для продвижения проекте должны быть заинтересованы все. И наш проект является прекрасным примером того, как эту единую повестку дня можно сформулировать и реализовать. Бюджет освобождается от финансовых обязательств перед ООПТ, которые становятся относительно финансово самостоятельными. Инвесторы же получают прибыль и широкое паблисити, как социально ответственный cубъект бизнеса. Хочу ещё раз подчеркнуть, что данный проект выгоден всем. Надо просто научиться слышать друг друга.

После внимательного ознакомления с примером презентации попробуйте самостоятельно подготовить свое выступление с мультимедийной презентацией.

1. Все слайды презентации должны иметь одинаковое цветовое оформление. Недопустимо менять фон презентации. На всех слайдах он должен быть однородным. Помните о том, что одинаковый цвет – это сигнал зрителю о том, что вы продолжаете начатую тему, а не перескакиваете с одного вопроса на другой. Единство цветового оформления – это дополнительный, зрительно воспринимаемый показатель логичности, единства темы доклада.

2. Цвет, кегль и гарнитура шрифта должна быть во всей презентации одинаковыми. Цвет шрифта заголовков слайда – тоже везде одинаковый. Если заголовок слайда слишком длинный и не помещается в формат на слайде, трансформируйте его, сделайте высказывание короче, но не меняйте кегль.

3. Избегайте излишней «красивости», не загромождайте слайд. Выбирайте такие шрифты и цвета, которые способствуют лучшему восприятию информации. Шрифты должны легко читаться и соответствовать основной идее сообщения (если вы используете сложные шрифты, подумайте, насколько уместен в данной презентации выбранный вами креативный компонент).

4. Помните правило: чем насыщеннее содержание сообщения, тем проще оформление презентации.

5. При выборе невербальных фрагментов презентации будьте внимательны. Несоответствие текста и рисунка могут полностью разрушить восприятие и стать поводом для ироничных замечаний со стороны воспринимающей информацию аудитории.

6. При выборе знаков рубрики не забываете о том, что во всей презентации они должны быть одинаковыми. Под знаком рубрики текстовые фрагменты должны быть грамматически однородными.

7. При подготовке устного выступления запишите выступление на диктофон и прослушайте запись, переключая слайды. Засеките время и убедитесь, что вы укладываетесь регламент.

8. Проверьте соответствие комментария к слайду информации на слайде, встав на позицию слушателя-зрителя. При необходимости отредактируйте текст выступления и исправьте текст слайда.

9. Во время выступления с презентацией доклада встаньте так, чтобы не заслонять экран, чтобы презентация была хорошо видна зрителям, чтобы текст и рисунки были хорошо видны.

10. Презентацию перед выступлением стоит скопировать на компьютер с электронного носителя и проверить – открывается ли файл.