Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







ШАГ 1.Создание базы данных (БД).





Понятие БД. Структура, типы полей. Свойства полей.

 

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАНЫХ

1. Выберите команду «Файл ->Создать» или соответствующую кнопку панели инструментов. «Новая база данных».

2. Введите имя новой БД в поле «Имя файла», обратите внимание на месторасположение будущей БД, что бы впоследствии не тратить время на его поиски, нажмите кнопку OK.

Ms Access открывает окно «база данных» с заданным именем в его заголовке.

Создание таблиц БД происходит в несколько этапов:

· определение структуры;

· ввод данных;

· редактирование данных и структуры.

 

A. Определение структуры.

 

Создать БД можно двумя способами: по собственному проекту или с использованием Мастера таблиц. Мы будем создавать таблицы конструктором.

 

1. В окне БД щелкните по кнопке ТАБЛИЦА и, убедившись, что появился список таблиц, выберите команду СОЗДАТЬ.

2. В появившемся диалоговом окне выберите режим создания КОНСТРУКТОР.

3. Определите структуру таблицы: имена полей, типы данных и их свойства.

 

Имена полей должны быть уникальными, типы данных соответствовать информации, которую в эти поля необходимо будет заносить, например, в числовое поле нельзя вносить текстовую информацию.

Свойства полей для каждого типа данных имеют свои характеристики и настраиваются индивидуально в нижней части окна конструктора таблицы, накладывая на вводимую информацию еще большие ограничения. Эти ограничения необходимы для уменьшения задействованных в хранении и обработке информации ресурсов ПК.

 


 

Структура БД определяется и изменяется в режиме Конструктора таблиц.

 

НАИМЕНОВАНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ НАЗНАЧЕНИЕ СТОЛБЦА В ОКНЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ
Имя поля Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля (до 64 символов включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок).
Тип данных В столбце Тип данных определяется тип данных в поле. По умолчанию – текстовый. Щелкнув по правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывающегося списка.
Описание В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. При вводе данных в это поле в строке состояния появляется текст описания.
КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ Выделить его и нажать кнопку Ключевое поле. Содержимое этого поля не может повторяться от записи к записи.

(Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab.)

 

Характеристики полей:

 

ТИП ПОЛЯ ВИД ДАННЫХ РАЗМЕР ПОЛЯ
Текстовый Символьный От 0 до 255 (по умолчанию 50)
MEMO Большие текстовые данные До 64000 символов
Числовой Числа. От выбора подтипа данных зависит точность вычислений. Можно задавать различные форматы. В свойстве Размер поля выбирается из списка.
Дата/Время Данные хранятся в специальном фиксированном числовом формате.  
Денежный Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части числа.  
Счетчик Значение этого поля нельзя устанавливать принудительно.  
Логический Может содержать только одно из двух значений «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл».  
Поле объекта OLE Рисунок, звукозапись и др. Не может быть ключевым, его нельзя индексировать.  
Гиперсвязь Адреса Web-страниц.  

ЗАДАНИЕ



1. Создайте однотабличную БД с указанными полями и предложенным типом данных;

2. задайте полям приведенные ниже свойства;

3. установите первичный ключ;

4. при необходимости, добавьте или удалите поля;

5. сохраните структуру (закрытием окна), задав при этом название таблицы.

Некоторые свойства полей, использованные в задании:

Размер поля. Для числовых полей – насколько большие эти числа Для текстовых полей – максимальное количество символов вводимой информации.
Формат поля Для числовых полей – оформление числа Для даты и времени – форма представления дат.
Маска ввода Позволяет избавить пользователя от ввода повторяющихся символов в информации. Например, для краткого формата даты – 00.00.00, что позволяет при заполнении даты вводить только цифры, для телефона семизначного – 000-00-00, что позволяет избавиться от набора разделительной черты.
Значение по умолчанию Используется для полей разных типов. Значение появляется в незаполненном поле.
Условие на значение Вводимое в поле значение подвергается проверке на указанное условие. Условие можно формировать Построителем, используя встроенные функции, константы, операторы. Функция Date(), вызванная из встроенных функций, представляет собой сегодняшнюю дату. Приведенное в примере условие означает, что введенная дата должна бать прошедшей.
Сообщение об ошибке Сообщение об ошибке необходимо заполнять только в случае указанного условия на значение. Текст, введенный в эту строку, будет появляться на экране в том случае, если введенное значение не удовлетворяет условию на значение.

 

 

Некоторые функции   Некоторые операторы
Название назначение   Название назначение
Sum() Сумма   Between Между
Avg() Среднее   And И
Count() Количество   Not Не
Int() Целая часть   Or Или
Date() Текущая дата   Like Подобно
Min() Минимум   Mod Остаток от деления
Max() Максимум   <> Не равно
IIf() Условие к выполнению действий   > Больше
Abs() Модуль   < Меньше
Sqr() Корень квадратный   = равно

 


ТАБЛИЦА «ОТДЕЛ КАДРОВ»

Имя поля Свойства поля, которые необходимо задавать.
Код сотрудника Ключевое поле, счетчик, совпадения не допускаются
Фамилия Размер поля по необходимости.
Имя, отчество Размер поля по необходимости.
Должность Размер поля по необходимости.
Телефон Размер поля. Маска ввода
Дата начала трудового стажа Краткий формат даты, маска ввода, условие на значение, сообщение об ошибке.
Дата поступления на предприятие Краткий формат даты, маска ввода, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке.
Оклад Формат поля, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке.
Дата рождения Краткий формат даты, маска ввода
Пол Выполнить подстановкой из списка значений:  
Семейное положение  
Количество детей (иждивенцев) Размер поля по необходимости

B. Ввод данных.

 

ЗАДАНИЕ

Откройте таблицу.

(Ввод записей выполняется в режиме открытой таблицы.)

Введите (ПРИДУМАЙТЕ САМИ) пять – шесть записей.

C. Редактирование данных

 

Действия Пояснения
Переход между столбцами и к следующей записи. Клавиши Tab, Shift+Tab. В нижнем левом углу окна стрелки перехода.
Переход к нужной записи. Команда «Правка -> Перейти».
Добавление записи к базе В конец таблицы (нижняя пустая строка) ввести содержимое в пустое поле новой записи.
Удаление записи Команда «Правка -> Удалить».
Добавление рисунка или другого объекта Команда «Вставка -> Объект».

 

РАБОТА С ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ.

Действия Выполнение
Корректировка информации Вручную или командами «Правка -> Найти», «Правка -> Заменить».
Изменение порядка следования полей Путем перетаскивания заголовков выделенных полей в нужное место.
Изменение высоты строк и ширины столбцов. Мышью
Сортировка данных. Выделить нужный столбец (поле) и выбрать команду «Записи -> Сортировка» или кнопку на панели инструментов.
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию Команда «Записи -> Фильтр». Варианты действий: ü в таблице можно выделить поле или его часть, а затем команду «Фильтр по выделенному» или «Исключить выделенное»; ü можно вызвать команду «расширенный фильтр», настроить отбор по полю (полям) и затем команду «Применить фильтр»; ü команда «Изменить фильтр» для внесения изменений в действия по расширенному фильтру.
Удаление с экрана одного из полей Команда «Формат -> Скрыть столбцы».
Сделать видимым скрытый столбец Команда «Формат -> Отобразить столбцы»
Зафиксировать столбцы Команда «Формат -> Закрепить столбцы».
Обратное фиксации действие Команда «Формат -> Освободить все столбцы».

 


ЗАДАНИЕ

1) Внесите изменения в созданную таблицу:

2) В штатном расписании внесены изменения. Должность, указанная в таблице, называется по-другому. Измените должность или часть ее названия.

3) Измените в таблице порядок следования полей;

4) Скройте поля «пол» и «семейное положение»;

5) Измените (мышью) размеры (ширину) столбцов;

6) Зафиксируйте столбцы «фамилия» и «имя отчество»;

7) Отсортировать фамилии по алфавиту;

8) Сделать видимыми только некоторых сотрудников (критерии для «фильтр по - выделенному» или «расширенный фильтр» задать самим, исходя из имеющихся в таблице данных).










Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.