Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТ Р 6.30 – 2003.





ПРЕДИСЛОВИЕ

В любой организации, как бы она ни была мала, обращается большое разнообразие видов документов различного назначения. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью предприятия. Велико и правовое значение документов. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.

Цель данного издания: помочь в освоении требований, предъявляемых к организационно-распорядительным документам на современном этапе.

Задачи: - познакомить слушателей с ГОСТ Р 6.30-2003 и областью его применения;

- рассмотреть требования, предъявляемые к бланкам документов;

- охарактеризовать реквизиты документов и рассмотреть правильное их оформление;

- ознакомиться с возможными вариантами написания и использования имен собственных в документах.

Предлагаемая к изданию лекция разработана в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060800 (080502) – «Экономика и управление на предприятии АПК» и представляет одну из основополагающих тем дисциплины «Документирование управленческой деятельности». Ее содержание учитывает программные требования к подготовке менеджеров аграрных высших учебных заведений.

Материал подготовлен в помощь студентам специальности 060800(080502) «Экономика и управление на предприятии АПК», однако он может быть использован всеми, кто хотел бы научиться правильно и грамотно составлять и оформлять документы.

Автор лекции – Журова Оксана Алексеевна, старший преподаватель кафедры экономики и управления с.-х. производством института экономики и финансов Омского государственного аграрного университета, расположенного по адресу: 644008, г. Омск, ул. Физкультурная,8 Е.

Просьба отзывы и замечания присылать по указанному адресу.

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех – будь то в производстве, науке или других сферах деятельности.

Средством материализации информации, закрепления ее является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации – важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

Документирование управленческой деятельности (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, а также организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование.

Среди разнообразия видов документов, обращающихся в организации, особое место занимает основной вид управленческой документации – организационно-распорядительная документация (ОРД), которая является наиболее распространенным видом.

Таким образом, документирование управленческой деятельности, в конечном счете, сводится к фиксации на бумаге и других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Знания, полученные при изучении этой темы, необходимы при составлении и оформлении документов, при использовании имен собственных в них, а также при оформлении бланков документов.

 

 

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТ Р 6.30 – 2003.

 

ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов

документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, однако они носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

 

 

Рассмотрев подробно область применения стандарта, переходим непосредственно к требованиям, которые предъявляются к бланкам документов.

ТРЕБОВАНИЯ К ШРИФТУ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование ко всем используемым шрифтам: они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура- характер рисунка литер и размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт- 0,376 мм).

С точки зрения эргономики- науки, изучающей трудовые процессы и функциональные возможности человека с целью создания оптимальных условий труда, - наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки, поэтому в большинстве инструкций при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

· Гарнитура Times New Roman, размеры - 13,14,15;

· Гарнитура Arial, размеры 12,13,14.

Наиболее оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го размера. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го кегля.

Реквизит "Отметка об исполнителе" в письмах допускается печатать шрифтом меньшего размера, чем текст, например размером 12 или 11.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

В большинстве инструкций по делопроизводству при установлении требований к шрифтам не делается различий между изготовлением каких то отдельных документов, поэтому можно сказать, что это общие правила, применимые ко всем документам.

 

 

А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору ОАО “Эталон”

И.Н. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

а) без указания должности и инициалов руководителей:

СПК "Нива"

Руководителям структурных подразделений

 

б) без указания адреса: Директорам предприятий и

руководителям организаций

 

или: Администрации районов

Омской области

 

 

- При адресовании документа физическому лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

Сергееву Ю.С. Морозовой О.В.

ул. Горная, д.3, кв.5, ул.Центральная, д.8,кв.2,

г. Омск, 644008 с. Журавлевка,

Тюкалинский р-н,

Омская обл., 646852

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке.

Например: СПК “Тепличный” Заместителю директора по коммерческим вопросам А.И. Петрову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подшивается в дело, а на каждом документе указывается только один адресат.

 

16. Гриф утверждения документа – является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставы, акты, планы, инструкции, отчеты, положения, программы, сметы, стандарты и т.п.

Этот реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

Утверждение документов производится двумя способами:

а) при утверждении документа должностным лицом (должностными лицами) гриф утверждения состоит из четырех элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименование должности лица, утверждающего документ; его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Контакт”

Подпись А.А.Сидоров

15.11. 2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

 

б) при утверждении документа специально издаваемым документом - постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ); наименования утверждающего документа в творительном падеже; его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора университета

от 15.11.2006. № 176

или

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 07. 10. 2006 №24

 

Если документ имеет несколько грифов утверждения, то их располагают на одном уровне. В таких документах, как “Структура и штатная численность”, “Штатное расписание” гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

  УТВЕЖДАЮ Генеральный директор ЗАО “Контакт” Личная подпись А.А. Сидоров 15.11. 2006. или УТВЕРЖДЕНО Приказом председателя Правления банка От 01.11.2006 №82

 

 

17. Резолюция выраженное в краткой форме мнение руководителя о характере и сроках исполнения документа. Резолюция пишется руководителем (или соответствующим должностным лицом) в правом верхнем углу документа:

- на письмах – под адресатом:

- на других документах – напротив заголовка.

Резолюция включает в себя:

- фамилии, инициалы исполнителей;

- предписываемые действия (содержание поручения)- при необходимости;

- срок исполнения;

- подпись;

- дату.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственность возлагается на первого из них.

Например: Зайцевой.Ю.Ю

Семеновой Т. В.

Прошу подготовить прейскурант

к 06.10.2006.

Личная подпись

03.10.2006.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

18. Заголовок к тексту грамматически согласовывается с наименованием вида документа и указывает на его краткое содержание, например: приказ “О реорганизации структуры предприятия” (Отвечает на вопрос “о чем?”, “о ком?”),

правила “Внутреннего трудового распорядка” (Отвечает на вопрос “ чего?”,“ кого?”). На документе заголовок пишется без кавычек.

. Он располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

 

19. Отметка о контроле проставляется на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “Контроль”, расположенное на верхнем поле документа в правом углу.

 

20. Текст документа речевая информация, зафиксированная любым типом письма.

Обычно текст печатается на одной стороне листа.

При составлении текстов рекомендуется придерживаться следующих правил:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого истолкования;

- структурирование текста документа, деление его на разделы, подразделы, пункты, на смысловые части, как введение, доказательство, заключение.

- широкое использование трафаретных и типовых текстов документов анкетной формы, содержащих постоянную информацию, таблиц.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили")

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

 

21. Отметка о наличии приложения.

ПРИЛОЖЕНИЕ – различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст. Если документ имеет приложение, названное в тексте, под основным текстом помещается отметка о наличии приложения, оформляемое следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

 

Например:

Приложение: 1.Акт приема- передачи дел на 3л. в 2 экз.

2.Приказ о проведении ревизии на 2 л. в 1 экз.

 

Отметка о приложении пишется двумя строками ниже последней строки текста: под словом “Приложение” ничего не пишется. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства сельского хозяйства и

продовольствия Омской области от 10.05.2006

№ 14- 8/87 и приложение к нему, всего на 4 л.

 

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

 

На самом приложении к распорядительному документу(приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и т.п.) на его первом листе в правом верхнем углу указывается, приложением к какому документу он является. Например:

Приложение №1

к приказу ректора ОмГАУ

от 09.09. 2006 № 172

 

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ № ” печатать прописными буквами, а также центрировать отметку о приложении относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу директора ЗАО “Луч”

от 15.01.2006. № 04

 

22. Подпись обязательный реквизит любого документа.

Документ без подписи не имеет юридической силы. Документ подписывается компетентными лицами.

Реквизит “Подпись” состоит из трех элементов:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, содержащее наименование предприятия, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) – пишется от границы левого поля с большой буквы четырьмя строками ниже текста или отметки о наличии приложения;

- личная подпись – пишется четырьмя строками ниже текста или отметки о наличии приложения или на уровне последней строки наименования должности;

- расшифровка личной подписи (инициалы, фамилия) - пишется на уровне последней строки наименования должности. Например:

 

Генеральный директор

ЗАО "Контакт" Личная подпись П.П. Петров

 

Или на бланке:

 

Генеральный директор Личная подпись П.П. Петров

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Как правило, документы подписываются одним должностным лицом. Если документ подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагаются последовательно, в соответствии с занимаемой должностью, например:

 

Директор Подпись В.В.Иванов

 

Гл. бухгалтер Подпись Л.И.Селезнева

Если документ подписывают несколько специалистов равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

ЗАО “Керамика” ЗАО “Декоративные культуры”

 

Личная подпись А.А.Сидоров Личная подпись И.И.Петров

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии: Личная подпись С.И. Васин

 

Члены комиссии: Личная подпись А.Ф. Косова

Личная подпись К.П. Маслов

Личная подпись С.Л. Рыжов

 

Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Исполнительный директор

ЗАО “Партнер” Личная подпись Н.А. Федоров

 

Если специалист, который должен подписывать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается его фактическая должность и фамилия. Исправления в бланк документа можно внести авторучкой или машинописным способом: “и.о.”, “зам”.

Условные собственные имена

 

В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова Родина, Отчизна, Человек и др.

Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: "Государственный герб Российской Федерации", "Государственный гимн Российской Федерации", "Государственный флаг Российской Федерации".

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: "государственная граница Российской Федерации", "государственная награда Российской Федерации".

 

Названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений

 

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН), Российская академия сельскохозяйственных наук (РАСХН), Военно-воздушная академия имени Ю.А.Гагарина, Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова (МГУ),Омский государственный аграрный университет (ОмГАУ), Институт оптики атмосферы Сибирского отделения Российской академии наук.

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища, лицеи) пишутся со строчной буквы: медицинское училище №1, омская средняя школа № 18, средняя школа № 187 имени Н.В.Гоголя.

Однако, если в состав названия входит географическое название или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы: Музыкальное училище имени В.Я.Шебалина, Сибирский профессионально-педагогический колледж.

ГЛОССАРИЙ

 

Бланк документа – лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

 

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправления.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Организационно-распорядительные документы – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельностим органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами -это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Реквизит – отдельный стандартный (обязательный) элемент оформления официального документа

Служебные (управленческие) документы – документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация – привидение чого-либо к единой системе, форме, единообразию.

Формуляр – бланк, имеющий обязательный набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

 

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1 Басовская Е.Н. Написание имен собственных/ Е.Н.Басовская //Справочник секретаря и офис-менеджера.-2003.-№8.-76-80.

2 Басовская Е.Н. Об употреблении географических названий/ Е.Н.Басовская //Справочник секретаря и офис-менеджера.-2003.-№10.-80-84.

3 ГОСТ Р.6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".- М.: Госстандарт России, 2003.- 10с.

4 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

 

20 73 88 10

 
 

 

 


3

01 02       16 19  
08 09 10 04 05 06 07          
11 12          
         
   
21 22 25    
23 24 26  
28 30 29    

 

 

 

 
 


 

 

 
 

 


 

 

 
 

 


20

 

 

 
 

 


 

 

 
 

 

 


 

 


297

20

 
 


Рисунок А.1 – Угловое расположение реквизитов

 

 

01 02 03 16 19
08 09 10 04 05 06 07
11 12 15
13 14  
17 18
 
21 22 25
23 24 26
28 30

Продолжение приложения А

20 10

3

       
 
   
 


 

 

 
 


 

 

 

10

 

 

 

 

 

       
   
 
 

 

 


 

 

 


 

 

 
 


 

 


Рисунок А.2. – Продольное расположение реквизитов

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

 

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

 

Научно-производственное объединение «Информационные технологии»   ____________________ №_______________________   Омск  

Рисунок Б.1- Образец общего бланка организации

 

Продолжение приложения Б

  Научно-производственное объединение «Информационные технологии» Профсоюзная ул., д. 82, Омск, 644090 Тел./факс (3812) 59-78-74 Е-mail: mail@npoit.ru http://www.npoit.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140 / 771001001 _______________ № _____________   На № _________ от ______________    

 

 

Рисунок Б.2- Образец углового бланка письма организации

 

Продолжение приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» Профсоюзная ул., д. 82, Омск, 644090 Тел./факс (3812) 71-78-74. Е-mail: mail@npoit.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140 / 771001001   _______________ № _____________   На № _________ от ______________    

 

Рисунок Б.3- Образец продольного бланка письма организации

 

 

Продолжение приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии» Заместитель директора Профсоюзная ул., д. 82, Омск, 644090 Тел./факс (3812) 71-78-74. Е-mail: mail@npoit.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140 / 771001001   _______________ № _____________   На № _________ от ______________    

 

Рисунок Б.4 -Образец продольного бланка письма должностного лица

 

Окончание приложения Б

Научно-производственное объединение «Информационные технологии»   ПРИКАЗ _____________________ №__________________   Омск    

Рисунок Б.5 - Образец продольного бланка конкретного вида документа

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

ПРЕДИСЛОВИЕ

В любой организации, как бы она ни была мала, обращается большое разнообразие видов документов различного назначения. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью предприятия. Велико и правовое значение документов. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.

Цель данного издания: помочь в освоении требований, предъявляемых к организационно-распорядительным документам на современном этапе.

Задачи: - познакомить слушателей с ГОСТ Р 6.30-2003 и областью его применения;

- рассмотреть требования, предъявляемые к бланкам документов;

- охарактеризовать реквизиты документов и рассмотреть правильное их оформление;

- ознакомиться с возможными вариантами написания и использования имен собственных в документах.

Предлагаемая к изданию лекция разработана в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060800 (080502) – «Экономика и управление на предприятии АПК» и представляет одну из основополагающих тем дисциплины «Документирование управленческой деятельности». Ее содержание учитывает программные требования к подготовке менеджеров аграрных высших учебных заведений.

Материал подготовлен в помощь студентам специальности 060800(080502) «Экономика и управление на предприятии АПК», однако он может быть использован всеми, кто хотел бы научиться правильно и грамотно составлять и оформлять документы.

Автор лекции – Журова Оксана Алексеевна, старший преподаватель кафедры экономики и управления с.-х. производством института экономики и финансов Омского государственного аграрного университета, расположенного по адресу: 644008, г. Омск, ул. Физкультурная,8 Е.

Просьба отзывы и замечания присылать по указанному адресу.

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех – будь то в производстве, науке или других сферах деятельности.

Средством материализации информации, закрепления ее является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации – важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

Документирование управленческой деятельности (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, а также организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование.

Среди разнообразия видов документов, обращающихся в организации, особое место занимает основной вид управленческой документации – организационно-распорядительная документация (ОРД), которая является наиболее распространенным видом.

Таким образом, документирование управленческой деятельности, в конечном счете, сводится к фиксации на бумаге и других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Знания, полученные при изучении этой темы, необходимы при составлении и оформлении документов, при использовании имен собственных в них, а также при оформлении бланков документов.

 

 

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТ Р 6.30 – 2003.

 

ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и







Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.