Составление организационных документов

К этому виду документов относятся служебные (докладные) за­писки, справки, деловые письма, телефонограммы и т.п. Особое значение придается деловым письмам — это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством об­щения между учреждениями, частными лицами в процессе соци­альной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания мо­гут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подве­домственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообще­ния и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учрежде­ния, — это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, пред­ложения. Составляют деловые письма только на фирменном блан­ке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послу­жившие основанием для составления документа, во второй приво­дятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться.

Например, если по рассматриваемому вопросу принято положитель­ное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по прос­тым или оговоренным заранее вопросам могут состоять только из од­ной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспек­том содержания и языковой формулой: если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции.

Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», («оплату гарантируем»), письма-напоминания – «напоминаем».

По языковой формуле можно судить о разновидности письма.

Разновидности деловых писем:

· сопроводительное письмо – подтверждает факт отправки приложенных документов;

Пример текста сопроводительного письма:

«Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр сервиса и туризма. Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: Договор аренды на 5 л. в 3 экз.».

· гарантийное письмо — составляется с целью обеспечения гаран­тии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организа­циям, так и отдельным лицам.

Например, гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жил­площади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: вы­ражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случа­ях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выпол­нением каких-то финансовых операций (например, оплата выпол­ненных работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации, подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (главный бухгалтер). На всех гарантийных обязатель­ствах должна проставляться основная печать организации: в госу­дарственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

«Просим произвести текущий ремонт помещений Центра сервиса и туризма. Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.

Наши банковские реквизиты: …………………………………………….

Приложение: Смета на 3 л. в 2 экз.

Директор (подпись) А.П.Петров

Гл. бухгалтер (подпись) О.Н.Иванова».

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предель­но четко и ясно.

· Письмо-приглашение — предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как орга­низации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о ха­рактере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

«Приглашаем Вас принять участие в научно-методической конферен­ции «Речевая коммуникация: теория и практика преподавания», ко­торая состоится в актовом зале Московского государственного уни­верситета сервиса 27—29 марта 2006 г.

Тезисы доклада объемом 2 компьютерные страницы через 1,5 интер­вала должны быть получены нами не позднее 10 февраля 2006 г., в противном случае доклад не будет включен в программу конферен­ции».

Рассмотрение писем граждан— важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных организа­ций и ответственных должностных лиц. Все обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм участия гражданина в управ­лении государством, продиктованного желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами своих прав. За­явления составляются на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с дей­ствиями организации и должностных лиц.

Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии ва­кансий и т.д.

Вывод о том, что именно содержится в письме, — предложе­ние, заявление или жалоба, делается, конечно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии автором, а в результате внимательного ознакомления с содержа­нием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика, и сроки рассмотрения, и структура ответно­го текста.

С точки зрения составления текста наибольшую трудность пред­ставляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.

Текст ответного документа состоит из трех логических элемен­тов: ссылка на содержание письма заявителя; ход рассмотрения вопросов; результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать принесением извинений.

Например, в администрацию некоего сельского поселка пришло пись­мо от Николая Ивановича Пенькова следующего содержания:

«Прошу разобраться в хулиганском поступке моего соседа Б.М. Мар­кова и строго наказать его. У меня пропали гуси — 20 штук, а он напи­сал письмо на радиостанцию, чтобы исполнили для меня якобы лю­бимую мою песню: "Ой, вы, гуси, до свидания..." После этого все стали надо мной смеяться».

Несмотря на анекдотичность ситуации, работник органа местной влас­ти обязан объективно разобраться в ней и спрогнозировать возможные социальные последствия поступка. Скорее всего, Пеньков станет объ­ектом постоянных и не всегда доброжелательных шуток односельчан.

Один из вариантов ответного письма может быть таким:

«Уважаемый Николай Иванович!

На заседании администрации от 13.10.05 рассмотрен факт некоррект­ного поведения Б.М. Маркова по отношению к Вам. Ему предложено публично извиниться перед Вами. Он согласился сделать это по мест­ному радио 20 октября в 18 ч.

Работники радиостанции также приносят Вам свои извинения за то, что оказались невольными участниками этого неуместного розыгры­ша».

Факсимильные сообщения и электронная почта. До появления электронной почты факсимильные сообщения были по существу единственным способом быстрой передачи деловой информации. Немало сделок, требующих срочности и конфиденциальности, между территориально удаленными партнерами до сих пор совер­шаются по факсу.

Следует подчеркнуть, что ни о какой методике подготовки текста в этом случае речь не идет, поскольку по факсу переда­ются уже составленные документы. Однако существуют опреде­ленные требования к начальной странице сообщения, переда­ваемого по факсу: на ней указываются дата, время передачи, имя отправителя и название фирмы, имя получателя и номер факса; рекомендуется также указать количество страниц в сообщении, иначе получатель не будет знать, каков полный объем сообще­ния.

Электронная почта— сочетает скорость и дешевизну телефон­ных разговоров с графическими возможностями факса. Сообщение по электронной почте состоит из двух частей: текста, который отправитель пишет на экране, и вводной информации. Требования к тексту – максимальная ясность, простота и краткость.

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: