Характеристика документов в СО.
Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Характеристика документов в СО.





Документы в СО.

 

Характеристика документов в СО.

Условно можно разделить на три группы:

1.Документы для СМИ (пресс-релиз, бэкграундер);

2.Документы - заготовки выступлений для спикера (руководителя);

3.Оперативные документы в СО, т.е. вся совокупность материалов, определяющяя организационную основу ПР-деятельности (деловое письмо, служебная записка, годовой отчет, коммуникационная программа).

 

Подготовка любого документа в СО начинается с определения следующих аспектов:

1. Предмет планируемого материала (информация о новом продукте, новая должность);

2. Ключевые идеи (сформулированное представление об основных идеях материалов);

3. Назначение, цель материала – информировать, напоминать, убеждать

4. Объём и формат будущего материала (брошюра, буклет)

5. Целевые аудитории (журналисты, акционеры, местные жители). Тип целевых аудиторий определяет форму и средство передачи сообщения;

6. Оригинальность сообщения, «изюминка» - то, что отличает от остальных.

7. Временные рамки, крайний срок подачи – deadline.

 

Учет всех этих аспектов – необходимый предварительный этап, который, с одной стороны, облегчит написание материала, а с другой – структурирует сообщение для нужной целевой аудитории.

 

Деловое письмо.

 

Документ составляется на бланке организации или личном бланке должностного лица. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?». Основной текст письма содержит просьбу, рекомендации, выводы и т.д. Текст письма можно начать с формы вежливости «Уважаемый…».

Строится по схеме:

1. Описание проблемной ситуации, ее причины.

2. Просьбы, предложения

 

Принято 3 формы написания:

1.от третьего лица ед. числа (просит)



2.от первого лица мн. Числа (просим)

3.от первого лица ед. числа (прошу)

 

В конце: «С уважением…». Если в начале тоже самое, то в конце не нужно. Не надо писать «Заранее благодарим» и т.п. Подпись. Фамилия и реквизиты того, кто писал.

Могут быть приложения.

Приглашение строится как письмо и должно отвечать на вопросы: кто? Что? Где? Когда? Почему?

 

Служебная записка.

Основной текст начинается без форм вежливости; не должен содержать обоснований, рассуждений (кратко суть вопроса, в конце - просьба). Объём менее 1 стр.

 

Документы к проведению специальных мероприятий.

При подготовке таких мероприятий ПР-специалист готовит документы, которые служат основой всей работы:

1. график подготовки

2. списки гостей

3. сценарий проведения

4. журнал

5. итоговый отчет (должен отражать: основные этапы подготовки и срок проведения мероприятия; оценка эффективности мероприятия, стоит отметить наиболее удачные моменты и недостатки мероприятия, то, над чем нужно поработать в следующий раз, публикации в СМИ.)

 

Годовой отчет как документ СО.

Мультимодусность текста: диаграммы, графики, фотографии, картинки.

Обычно в годовой отчет включают:

- данные о результатах производственной деятельности организации

- изложение общей стратегии организации

- описание ситуации на рынке

- планы на будущее

 

Элементы структуры годового отчета:

1. Обращение главы организации к акционерам (краткое изложение работы)

2. Раздел, посвященный производственной деятельности фирмы в отчетном году (ситуация на рынке, общие результаты, достижения, неудачи, изменения структуры бизнеса, задачи менеджмента на следующий год)

3. Работа с персоналом (какой социальный пакет, как привлекались менеджеры к управлению).

4. Благотворительная деятельность, социальная активность (спонсоры мероприятий, поддержка программ)

5. Финансовое положение организации (балансовый отчет, отчет прибыли – убытки, аудит). С печатью.

6. Реквизиты фирмы.

На обложке может быть логотип.

Тактическая задача годового отчета: проинформировать целевую аудиторию.

Стратегическая задача годового отчета: увеличение положительного имиджа.

Коммуникационная программа.

 

Обоснованный план и бюджет PR-кампании.

Структура:

  • Титул и 9-10 разделов.
  • Введение (2 абзаца, благодарность и подтверждение, что выбор правильный, «мы все сделаем».
  • Содержание.
  • Обзор ситуации (аналитика проблемы). 2-3 страницы.
  • Цели и задачи. Кратко и четко, цифры, проценты.
  • Целевые аудитории.
  • Стратегия и тактика (исходя из целей – какие каналы используются)
  • Реализация (коммуникационные инструменты, мероприятия, программы).
  • Профессиональная команда – кто будет руководить, кто выполнять.
  • Бюджет. Степень подробности зависит от клиента (мероприятие – цена) или от имени агентства (оплата труда PR-специалиста).
  • Приложение (результаты контент-анализа, списки клиентов).

 

 

Существуют две большие группы PR-документов: внутренние и внешние. К внутренним PR-документам относится вся совокупность материалов, определяющих организационную основу стратегической и оперативной PR-деятельности (PR-концепции, PR-предложения, бюджеты и др.). Внешними PR-документами являются все те документы, которые выступают в качестве продукта PR-деятельности, - пресс-релизы, пресс-киты, годовые отчеты, брошюры.

 

 

Базовые PR-документы в отношениях со СМИ

Пресс-релиз.

 

Пресс-релиз является одним из основных документов со и одним из наиболее распространенным способом передачи информации.

Цель написания и распространения пресс-релиза - распространение информации в готовой для публикации форме для ознакомления общественности с организацией, создание позитивного имиджа и благотворного информационного климата для организации.

 

1. Информация должна соответствовать интересам целевой аудитории. ПР должен вписываться в специфику.

2. Инф должна быть актуальной и общественно значимой. Должна привносить новый, нестандартный элемент.

3. При взаимодействии с массовой аудиторией нельзя забывать о человеческом факторе (интересы, лидеры мнений, экспертов, которые могут сыграть на руку).

 

Заголовок пресс-релиза.

Заголовок часто определяет успех. Из него должна быть ясна суть сообщения.

Заголовок вещь функциональная. Главное - эго направленность.

Текст.

Текст подается в четкой последовательности от более значимой информации к менее значимой. Принцип перевёрнутой пирамиды.

1). Читатель или журналист, посматривающий статью, с первых строк узнает самое главное.

2). Урезка информации. Редактор может сократить текст без потерь.

3). Насыщенное информативное начало сразу увлекает и удерживает внимание читателя.

Lead. Суть сообщения обычно излагается в первом абзаце. Wwwwwh - кто является участником события, что за событие, когда оно произошло или произойдет, где, почему, каким образом (как). Лид - 4-5 строчек.

 

В пресс-релизе обычно требуется обосновать значимость новости. Чем большими фактами она будет подкреплена, тем шире будет распространение пресс-релиза. Могут использоваться цитаты. Пресс-релизы могут сильно отличаться степенью детализации предлагаемой информации. Могут быть короткие.

 

3 наиболее распространенныепредмета пресс-релиза:

1). Объявление о выпуске нового продукта (наступлении нового этапа в развитии организации)

2). Управленческие изменения в организации. Смена лидера.

3). Публичное выступление менеджера компании (брифинг, конференция).

 

2 типа ПР с точки зрения содержания (в зависимости от их временной соотнесенности с событием):

1). Пресс-релиз анонс.

2). Новостной пресс-релиз (пост-релиз).

 

Оформление.

Правописание, грамматика должна быть безукоризненной. Релиз должен иметь товарный вид. Хорошо оформленный пресс-релиз повышает доверие как к информации, так и к компании.

Техническая сторона.

"Пресс-релиз" (вверху страницы, показывает характер документа). Лучше печатать на бланке организации (полное название фирмы, почтовый адрес, номера телефона, факса,email, сайт, дата).

Текст через интервал (1-2).

Поля – редактору удобно работать, читать.

 

Стиль изложения – краткость (на одной странице 300-500 слов). Если не получается, то лучше сделать краткий пресс-релиз с дополнением. Простые короткие предложения (10-12 слов).Желательно, чтобы на строке не было переносов. Каждое предложение должно выражать одну мысль, одну идею.

стиль определяется направленностью. Могут готовиться различные варианты. В самом конце текста приводятся данные о должностном лице, кто готовил пресс-релиз, к кому обращаться за дополнительной информацией.

В тексте пресс-релиза не делать никаких выделений, подчеркиваний. Кавычки только при прямой речи. Аббревиатуры без точек. Числительные 1-10 прописью, больше – цифрами.

Пресс-релиз нужен, чтобы информировать, а не рекламировать.

Пресс-релиз создается для определенной аудитории, поэтому стиль пресс-релиза определяется направленностью издания. Иногда на основе базового релиза могут быть разработаны персональные.

Вся информация должна быть многократно проверена: имена, даты.

 

Лид и три абзаца пресс-релиз анонс

Посвящен на определенный день, день открытых дверей росноу.

 

Свой пресс-релиз. 4-5 абзацев. Оформить и распечатать.

 

Размещение в прессе требует выполнения нескольких правил:

1. Знание сроков

2. Предоставление материалов в письменном виде

3. Адресация релиза конкретному человеку

4. Не должно быть перегрузки графикой

5. Не стоит атаковать по телефону.

 

Рассылка:

1. По информационным агентствам

2. По списку СМИ.

Списки адресатов разнятся по специфике их интересов.

 

 









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2018 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.