Тема 2. Понятие о документе и системы документации. Унификация и стандартизация систем документации.

Признаки, свойства и функции документа. Категории документа. Изучение данной темы помогут студенту материалы, изложенные в учебных пособиях: Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учеб.-практ. пособие. 2010. Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций, Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М.:ООО «Интел-Синтез АПР», 2006.

Следует начать с рассмотрения понятия документирования как запи­си информации по определенным правилам. Правила определяются как структурой информационной системы, ее социальной заданностью, так и технологией фиксации информации, которая, в свою очередь, опреде­ляется технологиями кодирования информации. Результатом докумен­тирования является создание документа. Документирование включает следующие этапы:

1) вычленение из информационного потока социально значимой информации;

2) составление информационного сообщения;

3) фиксирование этого сообщения на носителе;

4) включение носителя в конкретную информационно-документационную систему.

Первые два этапа являются базовыми и включают творческую обра­ботку информации, воспринимаемую органами чувств. Обработка вы­деленной информации заключалась либо в ее кодировании, либо в фор­мировании из отраженной информации воспринимаемого зрением изо­бражения. Технология информационной обработки определялась тре­бованиями к качеству информации. Третий этап определяется уровнем развития технических средств обработки информации, четвертый - обус­ловливается требованиями системы, для функционирования в которой создается документ.

Особенностью документирования информации является то, что в ее обработке участвуют несколько лиц, что обусловливает проблему однозначного восприятия информации. Информационные технологии кодирования информации и технология фиксации отраженной инфор­мации развивались параллельно, решая различные социальные зада­чи. Для социального управления на первый план вышла проблема сни­жения искажения оперативной информации, возникающая в процессе обработки информации. Технологически это было реализовано посред­ством кодирования информации с помощью жестов, языка, символов, сигналов. Кодирование снижало информативность сообщения, зато увеличивало адекватность отраженной автором и воспринятой реци­пиентом информации.

Одной из первых технологий составления сообщения, состоящего из изображения, стал рисунок и созданная на его основе пиктография. Со­ставленное на основе этой технологии сообщение было высокоинфор­мативным, однако, содержало много избыточной информации, что за­трудняло однозначное восприятие. Составление изображения как спо­соба творческой обработки информации использовалось в тех социаль­ных сферах, где требования к объему информационного сообщения были высоки, например, на ранних этапах истории при передаче информации-знания о мироустройстве, сведений исторического характера, эстетиче­ской информации.

Исторически сначала шло развитие технологий кодирования, резуль­татом развития которого стало текстовое документирование. Система кодирования была реализована в двух вариантах. Сначала была созда­на технология кодирования, в которой символы были созданы на осно­ве образов. Эта технология получила название идеографического письма.

Позже была разработана технология, при которой символ связы­вался не с образом, словом или слогом, а со звуком, используемым в устной речи. Данная технология получила название фонетического письма. Оба письма используются и сегодня, составляя основу тексто­вого документирования, под которым следует понимать технологию создания сообщения на основе языкового кодирования, творчески пре­образованной информации и фиксации полученного сообщения на но­сителе с использованием технологии письма. Технология текстового документирования используется не только для фиксации сообщения, но и для фиксации информации о включении данного сообщения в ло­кальную систему.

Прежде чем перейти к рассмотрению других способов документи­рования, следует отметить, что для включения сообщения, созданного с помощью той или иной технологии документирования, в локальную ин­формационно-документациионную систему используется текстовое до­кументирование. Поэтому во всех последующих способах документи­рования элементы текстового документирования присутствуют всегда.

С развитием техники возникла потребность передавать большие объ­емы технической, а позже и технологической информации. Использова­ние традиционного текстового документирования было в этом случае неэффективно, поскольку необходимо было передавать информацию о пространстве, воспринимать которую было проще не через описание, а через образ. Постепенно на основе пиктографии была разработана тех­нология передачи образной информации, позволяющая более эффективно обрабатывать техническую информацию в виде рисунка, схемы, черте­жа. Сегодня данный способ фиксации информации получил название технического документирования, под которым следует понимать специ­альную технологию создания сообщения, содержащего информацию о пространственных характеристиках предметов реальных или вымыш­ленных с помощью моделирования на носителе их образов. Данная тех­нология базируется на использовании линий, штрихов и светотеней. Тех­нологическое документирование - это такой способ создания сообще­ния, при котором на носителе моделируется образ, отражающий струк­туру взаимосвязей.

Следует отметить, что разновидностью технического документиро­вания выступает картография, где с помощью образов документируется информация о земном, водном и ином пространстве.

Синтез текстового и технического документирования используется при фиксации научно-технической информации, которая сегодня скла­дывается в отдельную информационно-документационную систему.

Развитие техники в XIX в. привело к созданию устройств, способ­ных фиксировать отраженную природой визуальную и акустическую информацию самостоятельно, минуя непосредственное использование органов чувств человека. Человеческие рецепторы были заменены тех­ническими устройствами, фиксирующими информацию. Данный спо­соб документирования получил обобщенное название технотронного документирования, под которым понимается такой способ создания со­общения, когда функцию человеческих рецепторов, регистрирующих ин­формацию, выполняют технические устройства. Сегодня технические устройства в плане регистрации и фиксации информации значительно превосходят данные человеку возможности. Технические устройства спо­собны не только зафиксировать информацию, не попадающую в спектр восприятия нашими органами чувств, но и перевести ее в приемлемую для наших органов чувств форму. Например, приборы могут зафиксиро­вать инфракрасное излучение и трансформировать информацию, кото­рую оно содержит, в видимый нами световой спектр. Технотронное до­кументирование подразделяется на фото-, фоно-, кино-, видеодокумен­тирование.

Далее следует остановиться на кино-, фото-, фоно- и видеодокумен­тах. Творческая обработка при технотронном документировании проис­ходит в ходе создания программы работы технических устройств, их настройки и процедуре декодирования информации.

Рост объемов информации, необходимой для обработки, привел к созданию для этих целей информационно-логических устройств (машин). Ввод информации в эти устройства происходит в специально разрабо­танных для этих целей формах. Семантическая информация преобра­зовывается в сигналы, обрабатываемые с помощью специальных алго­ритмов. Сигналы могут иметь механическую, электрическую, магнит­ную или оптическую природу. С помощью сигналов можно обрабатывать текстовую и образную информацию. В сигналы можно преобра­зовывать информацию, зафиксированную технотронным способом. Сегодня данный способ документирования является наиболее перспек­тивным.

В заключение следует дать обзор современным технологиям доку­ментирования с использованием ЭВМ, технологии оцифровки и голо­графии. Однако следует заметить, что эти технологии методологичес­ки опираются на традиционные технологии кодирования и формиро­вания образа.

При изучении способов документирования следует охарактеризовать имеющиеся в практике документообразования материальные носители с точки зрения сохранности информации и придания этой информации юридической силы. Обратить внимание на тот факт, что, несмотря на полную фиксацию текстовой информации при использовании магнитного носителя (фонодокумент), созданный документ не имеет юридической силы. Следует обосновать, по каким причинам.

Характеризуя новейшие технологии, которые в настоящее время достаточно широко используются в процессах документирования, следует подчеркнуть нерешенные проблемы, связанные с сохранностью информации и возможностью создания архивов по сравнению с информацией, зафиксированной на бумажном носителе.

Необходимо изучить федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ и обосновать: возможность создания электронных документов на основании этого законодательного акта.

Стандартизация и унификация документов. Необходимо представить себе, что унификация и стандартизация документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации, способствуют выработке прогрессивных методов работы с документами. Непременное условие – стандартизация и унификация документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при установлении единых общегосударственных правил создания документации и утверждения на неё государственных стандартов.

Основной документ, призванный добиться единообразия в ведении делопроизводства на территории Советского Союза – Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД, 1973 г.).

В настоящее время, вопросы стандартизации регулирует Федеральный закон от 27.12.2002. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 1 мая 2007 г.).

Кроме этого одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов.

В 2007 году работники делопроизводства получили национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст. Как и все стандарты, в соответствии выше указанного Федерального закона, стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (статья 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендательными по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам. Данный стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

При изучении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обратить внимание на новую терминологию и постараться сравнить термины с аналогичными, имеющимися в отечественном законодательстве. Рассмотреть основные разделы ГОСТа и их содержание.

При подготовке данной теме помогут студенту материалы, изложенные в статье Кузнецова С.Л. «Новый стандарт в области ДОУ» (журнал «Делопроизводство», 2007. № 3, С.35).

Следует обратить внимание на то, что процесс унификации и стандартизации документов состоит из нескольких этапов:

1.Установление круга документов, циркулирующих в данной сфере деятельности.

В результате этого образуются системы документации: унифицированные системы документации (всего 9, например, УС по отчетно-статистической документации), а также специальные системы документации (бухгалтерская, кадровая система и т.п.). Необходимо отметить, что особое место среди всех систем занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, которая действует во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности, структуры и т.д.

2. Стандартизация формуляров документов – это унификация внешней формы документа, которая закрепляет формуляр определенного вида документа и расположение реквизитов на нем.

3. Унификация текстов документов - это формализация текстов, устойчивые словосочетания, трафаретные тексты.

Рассказать о введении форматов бумаги, дать характеристику фор­матам, используемым в делопроизводстве сегодня А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Унификация документов - установление рационального единообра­зия в документи-ровании с целью оптимизации документа как средства фиксации (регистрации), передачи и сохранении информации.

Унифицироваться могут:

а) форматы бумаги, расположение реквизитов, размеры полей, при­менение красок, шрифтов, то есть формальные стороны документа;

б) название видов документов, в которых фиксируются идентичные действия, формуляры, право подписи, состав информации (текст), то есть содержательная часть документа;

в) правила и методы работы с документами.

Унификация ведет к уменьшению видов и разновидностей создава­емых документов и показателей в них за счет замены нескольких пока­зателей одним интегрированным, а также к снижению затрат на со­ставление и обработку документов. Унификация связана со стандарти­зацией. Под стандартом принято понимать образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подоб­ных объектов.

В практической области в делопроизводстве используется формуляр-образец, который представляет собой графическую модель или схему расположения реквизитов. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Таким образом, в делопроизводстве стандартизация выступает со­ставной частью унификации на общегосударственном уровне. Стандарт законодательно закрепляет некую модель документационного обеспе­чения управления, созданную в процессе унификации.

Новые задачи по совершенствованию унификации текстов документов ставит внедрение автоматизированной системы управления.

Требования к оформлению документов. Рассмотрение темы следует продолжить анализом структуры совре­менного формуляра, закрепленного в Правилах по делопроизводству и стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

Далее необходимо перейти к рассмотрению понятия бланка, под кото­рым понимают набор реквизитов, идентифицирующих автора официаль­ного письменного документа. Остановиться на назначении бланков: при­менение бланков повышает культуру кадрового доку-

мента, бланк придает информации, запечатленной в данном документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Следует подчеркнуть, что изготовление бланков с использованием резинового штемпеля сегодня не предусмотрено.

Говоря о бланке документа, нельзя отождествлять его со всем документом в целом. Бланк – это лишь закрепленные постоянные реквизиты на форме листа А4 и А5. Рассмотреть сложившуюся классификацию бланков: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документа. Необходимо знать, какие реквизиты имеются на этих бланках, в чем их общность и в чем отличие.

Рассказать о проектировании бланков на основе конструкционной сетки. Конст-рукционная сетка - это сетка, образуемая пересечением го­ризонтальных и вертикальных прямых линий, расположенных друг от друга на расстоянии, обеспечивающем размещение между ними целого числа машинописных знаков. Она состоит из 9 вертикальных и 31 гори­зонтальной линии (для формата А4); 9 вертикальных и 14 горизонталь­ных линий (для формата А5).

Расстояние между соседними линиями: вертикальными - 20,8 мм (8 печатных знаков с шагом письма 2,6 мм); горизонтальными - 8,5 мм (2 строки машинописного текста).

Исследуя структуру формуляра, отметить условное разделение рабо­чей площади бланка на заголовочную, содержательную и оформляющие части. Дать определение формуляра-образца рассмотреть его функцию и область его использования.

«Формуляр-образец» закрепляет местоположение каждого из 30-ти реквизитов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Однако на практике не существует документа, который бы включал в себя все эти реквизиты.

На основании «формуляра-образца» создается типовой формуляр определенного вида документа (например, формуляр приказа, формуляр договора) с закреплением обязательных реквизитов.

В заключение следует остановиться на унифицированных формах документа, под которыми понимается совокупность реквизитов, уста­новленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе инфор­мации. Унифицированная форма документа состоит из служебного поля зоны унификации. Служебное поле - это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средст­вах хранения документов, а также нанесения специальных изображе­ний. Зона унифицированной формы документа - это часть площади уни­фицированной формы документа установленного размера, предназна­ченная для заполнения определенными реквизитами. В ОРД унифици­рованные формы документов используются преимущественно в кадро­вом делопроизводстве.

Начать рассмотрение темы следует с определения реквизитов как обязательных информационных элементов документа.

Основное внимание необходимо уделить рассмотрению реквизитов, содержащих метаинформацию и обусловливающих выполнение доку­ментом его функций в информационно-документационной системе.

Следует отметить, что набор и структура реквизитов зависит от информационно-документационной системы, в которой функционирует данный документ. Так, в оперативной информационно-документационной системе это совокупность реквизитов, фиксирующих этапы созда­ния документов, его бытования, реквизиты-коммуниканты, реквизиты, защищающие информацию и документ от искажения и т.д. Они непосред­ственно наносятся на документ. В ретроспективной информационной си­стеме - это реквизиты, содержащие информацию о комплектовании ин­формационного фонда и его месте в архивной системе хранения. Они со­держатся на обложке дела. Для системы вторичной информации - это выходные данные издания, сведения об издателе, объем издания, знаки, защищающие авторское право и т.д. Далее следует остановиться на реквизитах, используемых в опера­тивной документации. Необходимо отметить, что количество этих рек­визитов постоянно изменяется. Сегодня документоведы насчитывают их более пятидесяти. Наиболее важные из них зафиксированы в государст­венных стандартах, где содержится их перечень, правила оформления и место расположения на документе. Рассказать о разделении реквизитов на постоянные, переменные. Отметить полифункциональность некото­рых реквизитов.

Анализировать реквизиты следует по их функциональным группам: реквизиты, содержащие информацию об авторе документа; коммуника­ционные реквизиты; реквизиты, содержащие состав удостоверения; рек­визиты, относящиеся к тексту; служебные отметки.

Рассмотрение реквизитов целесообразно проводить по схеме: наи­менование реквизита, функциональная предназначенность, место рас­положения на документе, правила оформления, вариационность оформ­ления. Правила оформления следует давать согласно рекомендациям, закрепленным в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

Следует изучить требования, предъявляемые к расположению и оформлению каждого реквизита (Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009 г. и ГОСТ Р 6.30-2003).

Тема 3. Состав и содержание кадровой документации в управлении персоналом

Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Чтобы управлять персоналом, трудовым коллективом, формировать и качественно улучшать его состав необходимо, прежде всего, хорошо знать этот коллектив, т.е. иметь всестороннюю, достаточно полную, а главное систематизированную, объективную, своевременную и достоверную информацию о коллективе в целом и о каждом отдельном работнике.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых в кадровой службах. Поэтому при раскрытии темы необходимо дать четкие определения понятиям «персонал», «управление персоналом», «персональные данные», «собственник и держатель персональных данных», «потребитель, или пользователь персональных данных». Обратить внимание на главу 14 Трудового кодекса РФ (ст.85-90) посвященной защите персональных данных работника, положения которой являются абсолютно новыми для трудового законодательства России. Положения этой главы базируются на соответствующих положениях Конституции Российской Федерации, других Федеральных законах, международно-правовых документах, предусматривающих защиту сведений о личности и личной жизни граждан от необоснованного ознакомления с ними или распространения этих сведений без ведома (согласия) лица, к которому эти сведения относятся.

Так же рассмотреть Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональ­ных данных» (далее - Закон о персональных данных), который регули­рует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осу­ществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органа­ми, органами местного самоуправления, не входящими в систему орга­нов местного самоуправления муниципальными органами, юридически­ми лицами, физическими лицами с использованием средств автоматиза­ции или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру дейс­твий (операций), совершаемых с персональными данными с использова­нием средств автоматизации.

Согласно ст. 3 Закона о персональных данных, персональными дан­ными признается любая информация, относящаяся к определенно­му или определяемому на основании такой информации физичес­кому лицу (субъекту персональных данных): его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущест­венное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Согласно ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на неприкос­новенность частной жизни, личную, семейную тайну, защиту своей чес­ти и доброго имени; реализация этого права обеспечивается положением ст. 24 Конституции РФ, устанавливающим, что сбор, хранение, использова­ние и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной ин­формации (документированной информации, доступ к которой ограничива­ется в соответствии с законодательством РФ). Они указаны и в Перечне све­дений конфиденциального характера, утв. Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах мас­совой информации в установленных федеральным законом случаях.

Вместе с тем Трудовой кодекс РФ, а именно статья 85 ТК РФ, содержит более узкое определение персональных данных работника - это ин­формация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отно­шениями и касающаяся конкретного работника.

Если проанализировать понятие «персональные данные работни­ка», приведенное в ТК РФ, то можно утверждать, что оно рассматривается как информация, получение которой необходимо работодателю в отноше­нии каждого конкретного работника в связи с трудовыми отношениями.

Однако действующее законодательство, и прежде всего, Конституция РФ, не позволяет собирать о человеке и гражданине любую информацию.

Поэтому студенту при анализе законодательства необходимо обратить внимание на то, что работодатель может признать необходимой только такую информацию о работнике, получение которой не противоречит действующему российскому законодательству и не нарушает права и свободы человека и гражданина.

К документам и материалам, содержащим информацию, необходимую как работнику, так и работодателю, относятся:

- во-первых, документы, предъявляемые при заключении трудового до­говора, предусмотренные ст. 65 ТК РФ и соответствующими положени­ями иных федеральных законов, например в случае устройства на го­сударственную службу;

- во-вторых, документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в т.ч. связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;

- в-третьих, документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

- в-четвертых, документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством, например об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие;

- в-пятых, в необходимых случаях - документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций.

К документам, содержащим персональные данные работника, относятся:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора;

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

- приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику.

К числу документов, содержащих персональные данные работника, следует также отнести его трудовую книжку.

К персональным данным работника, в частности, относится:

- информация, содержащаяся в трудовой книжке;

- информация, содержащаяся в страховом свидетельстве государствен­ного пенсионного страхования;

- информация об образовании, о квалификации;

- информация медицинского характера;

- информация, содержащаяся в документах воинского учета;

- информация в других документах, содержащих сведения, необходи­мые работодателю в связи с трудовыми отношениями.

Все персональные данные работника работодатель может получать только от него самого.

Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом, и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональ­ные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях и участии в профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предус­мотренных федеральными законами.

В случаях, непосредственно связанных с трудовыми отношениями, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письмен­ного согласия.

В результате изучения данного вопроса студенты должны знать условия и средства защиты персональных данных. Ведь работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работ­ника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование таких данных.

Главным условием защиты персональных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных. По каждой функции, выполняемой работником отдела кадров, должен быть регламентирован состав документов, дел и баз данных, с которыми этот человек имеет право работать.

Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.

Для изучении данной проблемы студенту необходимо иметь выше указанные законодательные документы, а также использовать учебное пособие Степанова Е.А. «Управление персоналом: персонал в системе защиты информации» и указанные статьи из журналов.

Состав кадровой информационно-документационной системы. Изучение данного вопроса необходимо начать с обоснования выделения документации, регламентирующей управление персоналом организации в особый массив управленческой документации. Раскрыть его структуру и содержание управления персоналом. Это основа определения значения кадрового информационно- документационной в управлении персоналом в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.

Необходимо провести классификацию кадровой информационно-документационной системы, которая включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

1. Законодательные акты (см. в теме № 1).

2. Нормативная и нормативно-справочная документация, издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.

Содержание информационной части кадровых документов и их форма регламен-тируется Общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ) и унифицированными системами документации (УСД) (см. в теме № 1).

В эту группу входят локальные нормативные акты и нормативно-справочные документы (положения, инструкции, методики и т.п.), связанные с организацией трудовых правоотношений, могут издаваться работодателем и его представителями.

3. Плановая документация содержит документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих. Виды документов: программа, план, структура и штатная численность, штатное расписание (форма Т-3), график отпусков.

3. Организационно-правовая документация регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретной организации (Правила внутреннего трудового распорядка, Служебный распорядок, Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, должностные регламенты и др.).

4. Персональная документация служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с организацией. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает:

- документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д. – паспорт, трудовая книжка, военный билет, пенсионное удостоверение, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомат, страховое свидетельство и др.

- документы, выдаваемые работникам организации по месту работы для подтверж-дения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация, характеристика, различные виды справок, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10; Т-10а), Почетная грамота и др.

- документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работода-телю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления работников, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и пр.

- служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: пердставление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, докладные и служебные записки и др.

Форма большинства персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.

5. Договорная документация по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре, трудовом договоре, служебном контракте.

6. Распорядительная документация включает набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая, документация входит составной частью в УСОРД.

В соответствии с требованиями этой системы регламентируются состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.

7. Учетная кадровая документация выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

Обратить внимание, что с точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников делится на две группы:

а) первичные (исходные) учетные данные (анкета или личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров, машиноориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в т.ч. электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее, личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело;

б ) производные (вторичные) учетные документы носят ярко выраженный вторич­ный (повторный) характер и в информационном отношении бази­руются на исходных учетных документах. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений спра­вочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и от­четной работы по кадрам.

В данную подгруппу входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для госу­дарственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета спе­циалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традицион­ных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (ал­фавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).

8. Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда базируется на сведениях, содержа­вшихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных доку­ментах, например штатном расписании и приказ

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: