Тема 6: Кадровое делопроизводство как основа технологии управления персоналом

Организация документооборота. Необходимо раскрыть взаимосвязь между управленческой деятельностью и правильной организацией работы с кадровыми документами и информационными потоками. При обозначении принципиальных отличий понятий «кадровое делопроизводство» и «кадровое документационное обеспечение управления персоналом» (КДОУП) обратить внимание на интеграцию последнего термина с системами документации, применяемыми в организации, а также с автоматизированной технологией обработки документов,

Национальный стандарт Российской Федерации (2007 г.) – основной нормативный документ в сфере ДОУ. Изучить подробно разделы стандарта в области организации работы с документами. Обратить внимание, что новый стандарт, используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. Используемые понятия несколько отличаются от тех, кото­рые традиционно использовались в Единой государственной системе делопроизводства, ГСДОУ или Типовой инструкции по делопро­изводству. Важно подчеркнуть, что данный стандарт приближает нас к международным требованиям к организа­ции работы с документами, что немаловажно в условиях всеобщей глобализации, когда всё больше организаций тесно сотрудничают с зарубежными учреждениями, предприятия­ми и фирмами. Наличие единых принципов организации работы с документами упрощает как проведение комплексного аудита меж­дународными компаниями, сертификацию менеджмента по стандарту ISO:9000, так и просто взаимодействие с зарубежными пар­тнерами.

При характеристике организационных форм ведения делопроизводства (централизованной, децентрализованной и смешанной) дать определение каждой из них, а также отметить положительные и отрицательные стороны, проявляющиеся на практике.

Обратить особое внимание на необходимость регламентации управления документооборотом в нормативно-методических документах кадровой службы, а именно – в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Обратить внимание на то, что организация документооборота - это, прежде всего, организация прямоточного движения документов (входящих, исходящих и внутренних) с минимальным количеством возвратных операций. В этом контексте необходимо сформулировать ответы на вопросы: почему необходимо учитывать все документопотоки и знать объем документооборота кадровой службы? какие существуют направления совершенствования документооборота и пути его сокращения? всегда ли сокращение объема документооборота является положительным фактором?

При определении объема документооборота выяснить, какой из документопотоков отдела как правило, не учитывается при его определении. Проанализировать, влияет ли в практической деятельности этот показатель на определение штатной численности службы кадров и приобретение соответствующей оргтехники? Проводится ли анализ объемов документооборота?

Регистрация и контроль исполнения документов. Рассмотрение данного пункта темы необходимо начать с изучения понятия регистрации документов, её цель, и задачи. В первую очередь обратить внимание на основные требования регистрации. В результате документирования создаются организационные, распо­рядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей.

Кроме того, необходимо обратить внимание, что в делопроизводстве кадровой службы создаются документы, которые регистрируются с целью придания им юридической силы (приказы, письма, докладные записки и др.). Большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается с целью учета особо ценных документов (трудовых книжек, личных дел, командировочных удостоверений и др.).

Помимо этого надо помнить, что документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельный массив выделяют приказы по личному составу. Но при большом объеме этих документов они могут быть разделены по критерию срока хранения на два массива – приказы по личному составу (срок хранения – 75 лет) и приказы об отпусках, командировках по России, взысканиях, дежурствах (срок хранения 5 лет). Возможна регистрация по отдельным видам: приказ о приеме, приказ о переводе, приказ об увольнении и т.д. В пределах каждого выделенного массива документам при регистрации присваивают регистрационные номера.

Следует обратить внимание, что одновременно с документами оформ­ляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Необходимо также подчеркнуть, что сама процедура регистрации докумен­тов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номе­ров. Регистрация документов - это запись учетных данных о документ; по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправление или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Подробно рассмотреть правила индексации документов при регистрации. Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра­нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно (п. 3.5.5 Основных правил), применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав­ляется буква «к», для приказов о командировании работников - «км», о предоставлении отпусков - «о», о поощрении - «п», о дисциплинарных взысканиях - «в» и т. д.

Принятая в организации система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении 2 к Межотрас­левым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

Самостоятельно заполнить графы журнальных форм и книг: приема на работу; перевода на работу, увольнения с работы; учета личных карточек, ознакомления работников с Правилами трудового распорядка. Для этого воспользоваться учебными пособиями Андреевой В.И., Т.В.Кузнецовой, Л.В.Санкиной, Е.А.Степанова

Контроль исполнения документов. В вопросе важно отметить, что службы кадров, в основном, осуществляют контроль:

- по защите персональных данных;

- за возвратом выданной во временное пользование трудовой книжки и проверка её при возвращении книжки работника;

- сроками исполнения документов, но не стоит забывать и о качественной стороне решения того или иного вопроса;

- за учетом рабочего времени и др. процессами, связанными с трудовыми отношениями.

При подготовке данной темы продумать ответы на вопросы: в чем взаимосвязь регистрации документов и контроля исполнения? как определяются сроки исполнения документов?

Дать описание технологии контроля исполнения документов (какие картотеки могут применяться, как действуют в организациях автоматизированные системы контроля исполнения документов).

Информационно-поисковая система в кадровой службе.

Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах кадровой службы.

На основе банка данных служба кадров должна сразу ответить на вопросы 2-х типов:

- у кого, в какой стадии находится документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочную работу можно вести как с помощью карточек, так и в автоматическом режиме.

Справочная картотека длинная, так как в ней карточ­ки находятся в течение года.

Отдельно ведется картотека на законодательно-норма­тивные и распорядительные документы, картотеки по учетным документам..

С введением автоматизированной системы регистра­ции возможности информационно-справочного обслуживания расширяются. Навести справку можно по любой но­минации данных (по конкретному документу; по теме; по корреспонденту; по региону; по степени исполнения).

Существенно расширяют возможности поиска полно­текстовые базы данных. Это позволяет вести поиск не только по реквизитам, но и по содержанию документа.

Это влияет на качество принимаемых управленческих решений и текст документов.

Информационно-поисковая система (ИПС) создается для обеспечения эффективного использования информации. ИПС организации должна отвечать следующим условиям:

- полно и разносторонне раскрывать хранящуюся в документах информацию по составу и содержанию;

- обеспечивать оперативный поиск и возможность быстрого получения необходимой информации;

- обеспечивать эффективный контроль исполнения Справочная работа тесно связана с технологией регис­трации.

При использовании журнальной формы регистрации основным поисковым признаком является дата поступ­ления и индекс документа. Поиск ведется путем поли­стного просмотра всех записей в журнале. При незначи­тельном объеме документов эта операция не занимает много времени. При большом объеме документооборота поиск требует значительных затрат времени. Еще более сложным является наведение перекрестных справок, когда необходимо получить сведения о нескольких поступив­ших документах и отправленных на них ответах или о документах по одному вопросу, но подготовленных в раз­ное время. Сведения о регистрации таких документов вне­сены в разные журналы.

Традиционно, с XVIII в., в дополнение к журналам формируется дополнительный аппарат в виде алфавит­ных книг, которые ведутся по алфавиту корреспондентов, вопросов, направлений деятельности, видам документов. Создание таких справочных пособий может облегчить поиск документов, но усложняет систему регистрации в целом, ведет к увеличению ее трудоемкости, требует боль­ших трудозатрат и потерь времени работников службы кадров.

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: