Тема 7: Организация хранения документов

Систематизация и оперативное хранение документов по персоналу. Обратить внимание при изучении на то, что работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Необходимо знать значение номенклатуры дел организации для обеспечения классификации документов, формирования их в дела и дальнейшей сохранности. Начинать работу с документами необходимо с их классификации. В этом разделе необходимо изучить методику составления номенклатуры дел. Являясь основным пособием по группировке документов в дела, номенклатура дел представляет собой перечень конкрет­ных наименований /заголовков/ дел, которые предполагается за­вести в предстоящем году, которые заранее определяются на основе тщательного изучения функций организации (учреждения, предприятия). Номенклатуры дел составляются на каждую структурную часть организации (например, отдел кадров, бухгалтерию и т.д.) или в целом по организации (сводная).

Студенты должны знать, что номенклатура дел составляет­ся в конце года на предстоящий год. Для ее составления ис­пользуется номенклатура дел предыдущего года с поправками и дополнениями, основанными на практике истекающего года.

Обратить внимание на источники, которые используются для первоначального составления номенклатур дел, каковы обязательные элементы номенклатур.

Особое внимание обратить на составление заголовков дел. Правильно составленный заголовок является главной предпосылкой правильной группировки документов в дела, которая в свою очередь обеспечивает быстроту и четкость информационно-справочной работы по документам.

Заголовок в краткой форме должен охватывать содержание включаемых в дело документов. Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенном порядке - по значимости содержа­ния, авторов и видов документов, иногда по хронологии или ал­фавиту авторов, корреспондентов.

Расположение наименований закрепляется индексами, состоя­щими из порядкового номера по номенклатуре, индекса структур­ной части и иногда индекса по схеме классификации (если по­мимо номенклатуры организация имеет такую схему).

Должны ознакомится с назначением и порядком сос­тавления итоговой записи номенклатуры дел кадровой службы, порядкам согласо­вания проекта номенклатуры дел внутри организации и с архивом организации.

При анализе составления номенклатуры использовать следующие нормативные документы:

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2009 г.)

Отбор и передача дел в архив организации. Для изучения правового регулирования деятельности архивов организации следует обратиться к Федеральному закону РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), а также к «Основным правилам работы архивов организаций» (2002 г.).

Используя вышеуказанные первоисточники важно отметить, что формирование и последующее хранение дел - это взаимосвязанные процессы. Как правило, данный вид деятельности поручается конкретному сотруднику службы кадров, поскольку ответственность за сохранность документов несет тот, кто формирует эти дела в документы. Показать связь правильного формирования документов в дела и использование соответствующей информации в практической деятельности. Необходимо знать основные правила формирования дел (оформление обложки дела, принцип систематизации документов внутри дел).

Подчеркнуть роль экспертных комиссий (ЭК) на данном этапе работы с документами и требования к ее составу. Этапы деятельности ЭК подробно рассматриваются в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Принципы и критерии ценности документов. Здесь основной нормативный документ - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

Основной итог работы ЭК - классификация дел на временное, долговременное и постоянное хранение с последующим их оформлением. Особо обратить внимание на требования, предъявляемые к делам долговременного и постоянного хранения, а также к личным делам.

Автоматизация работы кадровой службы. Приступая к изучению данной темы, следует обратиться к нормативным документам в сфере информации, а также к учебным пособиям Т.В. Кузнецовой и С.Л. Кузнецова «Кадровое делопроизводство», Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного обеспечения управления», периодическим изданиям по делопроизводству и Интернету.

Важно отметить, что в настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов и т. д.

Особо стоит выделить тот факт, что современные системы автома-тизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников:

- существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота;

- повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб;

- обеспечивается доступность и быстрота поиска документов;

- осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;

- появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря минимизации обработки бумажных документов;

- гарантируется соответствие формируемой системы кадровой документации меняющимся требованиям российского законодательства, так как фирма – разработчик отслеживает изменения и выпускает обновленные программы;

- снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы;

- производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы.

Студент должен уяснить, что в результате внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота кадровая служба решает две задачи. Во-первых, кадровики получают ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки. Во-вторых, в результате автоматизации рутинных процедур сотрудники кадровой службы больше времени могут посвятить задачам, нацеленным на повышение эффективности работы персонала, что особенно важно в современных условиях.

В рамках данной темы надлежит провести анализ программ автоматизации кадрового делопроизводства. Следует ознакомиться с рекомендациями выбора системы кадрового делопроизводства («Интегрированная система М-2»; «Система корпоративного учета NS2000»; система “Orakl-Кадры” - это наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения), а также ознакомиться критериями выбора программ автоматизации кадрового делопроизводства

Необходимо иметь представление о самой распространенной в российской практике программе "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8. Базовая версия", предназначенная для автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики на небольших предприятиях, где с программой работает один пользователь и её не нужно адаптировать к особенностям конкретного предприятия.

"1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" – программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

"1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом. Прикладное применение данной программы автоматизирует решение следующих задач: расчет заработной платы; управление финансовой мотивацией персонала; исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда; отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия; управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование; учет кадров и анализа кадрового состава; кадровое делопроизводство; планирование потребностей в персонале; обеспечение бизнеса кадрами; управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени несколь-ких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламен-тированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламенти-рованный учет ведется отдельно для каждой организации.

Студенты должны представлять, что информационное обеспечение кадровой службы укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при условии, что в подразделениях кадровой службы имеются средства вычислительной техники (например, ПК или используемые вычислительные ресурсы).

Внемашинное информационное обеспечение включает систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Внутримашинное информационное обеспечение, или информационное обеспечение автоматизированных систем обработки данных, содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя, поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В настоящее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях предприятия, в том числе в кадровой службе. В связи с этим одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения кадровой службы является организация данных в памяти ЭВМ. Недостатки традиционного подхода к организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной. Все это вызвало к жизни новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Необходимо рассмотреть, что именно включает в себя банк данных, его особенности, принципы работы. В частности, банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность баз данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый их которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В результате открывается возможность эксплуатации ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения кадровой службы предъявляется ряд организационно-методических требований, в их числе: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов, возможность компьютерной обработки информации, необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

На крупных предприятиях, в больших организациях кадровые документы представлены преимущественно в электронной форме. В офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Оформление документов по учету кадров – одна из основных обязанностей сотрудников кадровых служб. Унификация форм документов является предпосылкой и основой компьютеризации работы кадровой службы. От ведения документов, в том числе на электронном носителе, зависит: 1) организация служебного распорядка (трудового распорядка); 2) ведение документов кадровой отчетности, в том числе бухгалтерской и финансовой отчетности; 3) создание информационно-поисковых систем, систем регистрации документов, классификаторов информационных систем, номенклатур дел, перечней документов и дел со сроками хранения (в электронной форме) и т.д. Существенную часть работы можно автоматизировать и освободить для решения других кадровых вопросов.

Информационное и материально-техническое обеспечение предполагает наличие в кадровой службе комплекса технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки и передачи информации, а также средств оргтехники. Они должны обеспечить решение задач управления персоналом с минимальными трудовыми и финансовыми затратами, с заданной точностью и достоверностью в установленные сроки. При выборе типа модели и марки технических средств необходимо учитывать возможности их использования для выполнения конкретного вида работ. В современных условиях находят широкое применение высоконадежные микропроцессорные технические средства. Ошибки в выборе технических средств обеспечения могут привести к негативным последствиям, и это касается не только работы данной службы, но и компании в целом.

Сегодня с помощью программного обеспечения можно решить практически любые задачи, связанные с управлением персоналом: от базовых задач по учету и администрированию до более сложных – по оценке персонала, повышению квалификации работников, их мотивации. Многие такие системы обеспечивают полный кадровый документооборот. Благодаря использованию электронных технологий в кадровом делопроизводстве работа с документами становится более результативной и оперативной. Система кадрового делопроизводства является суммой управленческих информационных технологий, которые необходимо автоматизировать.

В cвязи с этим крупным организациям, предприятиям, имеющим в своем составе большое количество юридических лиц или филиалов, необходима не только автоматизация кадрового делопроизводства, но и комплексная система управления персоналом.

[1] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: