Тема 2. Критерии выбора информационной системы

Проблемы выбора информационной системы

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс. Но, несмотря на это, многие отечественные компании пользуются собственными программными продуктами, что гораздо обходиться дешевле и, в редких случаях, при грамотной разработки системы, намного эффективнее готовых программных продуктов.

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в направлении производства, управления персоналом, систем принятия управленческих решений, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

По моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

Критерии выбора информационной системы

Критерии информационной системы для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, на мой взгляд, могут выступать следующие:

1. Функциональные возможности информационной системы;

2. Совокупная стоимость владения;

3. Перспективы развития;

4. Технические характеристики;

5. Минимизация рисков.

Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.

Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

Совокупная стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.

Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:

· архитектуру системы;

· надежность;

· масштабируемость;

· способность к восстановлению;

· наличие средств резервного копирования;

· средства защиты от технических нападений;

· возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

· процесс создания системы;

· оборудование;

· программное обеспечение;

· персонал;

· управление задачами.

Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.

Тема 8. Структура ИС

Служба управления персоналом обеспечивает новыми работниками все функциональные сферы деятельности организации, обучает и тренирует их, хранит данные, связанные с персоналом. Выделяют четыре основные функции подразделений, занимающихся управлением персоналом [5].

• Нахождение и найм. Включает подготовку и размещение объявлений в средствах массовой информации и агентствах по приему на работу.
• Обучение и тренировка. В процессе работы на фирме работники получают возможность бесплатного обучения и тренировки в связи с повышением их квалификации или изменением выполняемых функций.
• Создание и хранение баз данных. Создаются специальные базы данных, связанные с используемым персоналом, на основе которых составляются всевозможные отчеты для заинтересованных подразделений и служб.
• Увольнение и предоставление неденежных компенсаций. За годы работы на фирме служащие получают от нее такие неденежные стимулы, как оплата госпитализации, медицинское страхование, компенсации затрат на лекарства и протезирование и т. п. После ухода с фирмы на пенсию часть неденежных компенсаций работника может сохраниться.

Главное, что отличает ИС управления персоналом (кадрами) от других функциональных ИС организации, – это большое количество создаваемых на ее основе отчетов и приложений.

Структура ИС управления персоналом построена на тех же принципах, что и структуры ИС других функциональных сфер. Она также включает в себя входные и выходные подсистемы и базу данных

Среди входных подсистем мы опять видим бухгалтерскую подсистему, подсистему исследований и подсистему внешних данных. В большинстве фирм хранимые данные о персонале находятся на магнитных компьютерных носителях. Выходные подсистемы отражают процесс движения персонала через фирму.

Входные подсистемы ИС управления персоналом

Бухгалтерская ИС. Данные, с которыми имеет дело ИС управления персоналом, включают в себя бухгалтерские и кадровые элементы.

Кадровые элементы данных относительно постоянны и не несут экономической информации в своей основе. Сюда входят такие признаки, как фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, образование, количество иждивенцев. Эти элементы данных создаются при приеме данного лица на работу и сохраняются в течение всего времени его работы в компании, а также после ухода на пенсию.

Бухгалтерские элементы данных имеют экономическую природу и характеризуются большей динамикой изменения, чем кадровые. В их состав входят часовые тарифные ставки, месячные оклады, премии, налоги.

Бухгалтерская ИС поставляет для базы данных управления персоналом бухгалтерские элементы данных о каждом из работников фирмы. С другой стороны, ИС управления персоналом играет определенную вспомогательную роль в работе бухгалтерской ИС организации, поставляя для нее текущие изменения кадровых данных, необходимые для расчета приложений, связанных с зарплатой.

Подсистема исследований. Часто перед ИС управления персоналом ставятся такие задачи, решение которых невозможно найти непосредственно в базе данных системы. Для решения таких задач проводятся специальные исследовательские проекты в рамках специально для этого созданной подсистемы исследований. Наиболее важными являются следующие направления кадровых исследований.

• Поиск кандидатов. Проводится для поиска среди сотрудников фирмы кандидатов на освобождающееся место (например, в связи с уходом на пенсию определенного работника).
• Разработка требований. Проводится с целью определения предъявляемых к работникам требований в отношении знаний и навыков, необходимых для выполнения той или иной выполняемой на фирме работы.
• Анализ жалоб. Проводится с целью выявления причин жалоб, поданных сотрудниками фирмы.

Подсистема внешних данных служит для сбора данных, имеющих отношение к управлению персоналом, из внешнего окружения фирмы, включающего в себя правительственные учреждения, профсоюзы, поставщиков, финансовые институты, конкурентов и т. п.

• Данные, поступающие из правительственных учреждений, помогают компании в соблюдении трудового законодательства.
• Данные, поступающие от профсоюзов, оказывают помощь компании при заключении коллективных договоров.
• Данные, поступающие от поставщиков. В качестве поставщиков в данном контексте рассматриваются компании, поставляющие данные, способствующие поиску необходимой рабочей силы.
• Данные, поступающие от средств массовой информации, характеризуют условия жизни (стоимость жилья, доступность образования, медицинской помощи и развлечений) в регионе. Эти данные помогают фирме осуществлять функции поиска и набора работников из других регионов и из-за границы.
• Данные, поступающие из финансовых институтов. Данные банковских и небанковских (страховых компаний, пенсионных фондов и др.) институтов данного региона во многом определяют экономические и социальные условия жизни потенциальных сотрудников фирмы.
• Данные, поступающие от конкурентов, часто представляют определенную помощь для поиска новых квалифицированных сотрудников из числа работающих на конкурентов.

Все указанные данные могут собираться как чисто формальными (например, покупкой видеотекста и объявлений), так и неформальными (но законными) методами.

База данных. Хранение данных в ИС управления персоналом крупных фирм, как правило, осуществляется на компьютерной основе. Основные базы данных построены на основе списка сотрудников фирмы и включают в себя большое число характеристик каждого из них (табл. 3).

Таблица 3 - Содержание базы данных сотрудников фирмы

Данные по сотрудникам фирмы хранятся обычно либо в центральном компьютере фирмы, либо в компьютере отдела управления персоналом. Для создания из этих данных различных отчетов и приложений ИС управления персоналом широко используют стандартные СУБД.

Выходные подсистемы ИС управления персоналом

Заинтересованные лица обычно получают информацию от ИС управления персоналом в виде периодических отчетов и ответов на запросы. В ряде случаев для получения необходимой информации используются математические модели и советы экспертных систем. При этом в большинстве случаев используется стандартное программное обеспечение.

В состав ИС управления персоналом входят 6 выходных подсистем, обеспечивающих разработку различных приложений.

Подсистема планирования рабочей силы связана с деятельностью по определению потребностей фирмы в рабочей силе на последующий календарный период. Наиболее популярными приложениями, разрабатываемыми в рамках данной подсистемы, являются: 1) расчет потребности в труде по прогнозу продаж, расчет потребных затрат на заработную плату; 2) разработка перечней требований к работникам; 3) моделирование потребности в рабочей силе с учетом альтернативных возможностей (повышения степени автоматизации работ, использования фонда сверхурочного времени и др.).

Подсистема найма включает в себя два основных приложения: 1) поиски и переговоры с внешними кандидатами; 2) исследования по поиску кандидатов, проводимые внутри фирмы. Как показывает практика, первое из указанных приложений является более популярным в среде управленцев.

Подсистема контроля рабочей силы включает с себя следующие приложения: 1) повышение квалификации; 2) контроль соответствия занимаемой должности; 3) контроль наличия определенной квалификации; 4) дисциплинарный контроль работников.

Подсистема выплат включает в себя следующие приложения: 1) определение динамики зарплаты; 2) определение выплат за выслугу лет; 3) определение доплат руководству; 4) определение различных видов страховки, покупку лекарств, использование служебного транспорта и т. п.

Подсистема компенсаций содержит ряд приложений, определяющих вклад работника в успех компании и устанавливающих порядок формирования его пенсионного фонда, а также использования различного рода страховок и компенсаций.

Подсистема внешней отчетности служит для создания отчетов для правительственных и профсоюзных организаций о выполнении фирмой трудового законодательства и условий трудовых договоров.

Следует заметить, что на практике разработка различных приложений в рамках перечисленных выходных подсистем ИС управления персоналом имеет высокую степень интегрированности, когда результаты расчетов по одному приложению используются как входные данные для другого. В целом же следует заметить, что внедрение компьютерной технологии в сферу управления персоналом в значительной степени задерживается по сравнению с другими функциональными сферами использования ИС.

Тема 2. Критерии выбора информационной системы

Критерии информационной системы для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, на мой взгляд, могут выступать следующие:

Функциональные возможности информационной системы;

Совокупная стоимость владения;

Перспективы развития;

Технические характеристики;

Минимизация рисков.

Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.

Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

Совокупная стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.

Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:

архитектуру системы;

надежность;

масштабируемость;

способность к восстановлению;

наличие средств резервного копирования;

средства защиты от технических нападений;

возможность интеграции с другими системами.