|
Лекция № 1. Понятие о документах и способах документирования, носителях информацииПлан:
2. Классификация документов по признакам.
1.Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используется в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции:
2. Все документы, образующиеся на предприятии, организации, классифицируются по следующим признакам:
Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены: копия, оттиск, выписка из документа, дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Оттиск – копия документа, остающаяся в делах предприятия (оттиск, как правило, не заверяется подписью должностного лица). Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. Типовые являются документы, рассчитанные на издание однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении, зависимости от конкретной операции. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица, – в которой постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Контрольные вопросы: 1.Что включает в себя понятие документ? 2.Назовите основные функции документа. Чем характеризуется каждая функция? 3.Какими нормативными документами регламентируются основные термины в области делопроизводства? 4. Назовите современные виды носителей информации? 5. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов? 6. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа? 7. Что обуславливает юридическую силу официального документа? 8. Как меняются действия функций во времени?
ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала... Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор... Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|