|
Лекция № 4. Требования к оформлению реквизитов документов и бланкамПлан:
1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 (Бумага потребительская. Форматы) устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С - дополнительным. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие форматы:
Применение стандартных форм обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов. Бланк документа -это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа. Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов, считается более выгодны, поскольку позволяет экономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже расположен в правом верхнем углу. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: · общий бланк; · бланк письма; · бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит большое количество документов данного вида. Все поля формата, кроме разбивания на зоны размещения реквизитов, условно разделяется на три части: служебное поле документа, поля для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа (флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части. При продольном варианте расположения штампа (центрованным начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения реквизитов). Остальная - большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: верхнее – 20; левое - 20; правое – 10; нижнее – 20. Стандарт, предусматривает, кроме того, левое поле размером 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и др.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономии расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению выбираются в пределах 20 – 35 мм, но одинаковыми для данного документа. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм, т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей (ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления): левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).
2. Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требования ГОСТ Р 6.30-2003. Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.20.5-87, в миллиметрах: 2,6 шаг письма; 4,25 – межстрочный интервал. Допускается использовать шаг письма – 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм. Для удобства поиска начала печатания реквизитов предусмотрено восемь стандартных положений, называемыми табулятором. Отчет ведется от границы левого поля листа в печатных знаках. От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают: название вида документа, дата, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, фамилия исполнителя, завершительная надпись «Верно», отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и др. От 1-го положения табулятора (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте. От 2-го положения табулятора (16 знаков от начала левого поля) печатают: индекс исходящего документа, дату в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расшифровка подписи в первом грифе согласования, переменная информация в водной части актов и протоколов. От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают: название вида документа в продольном штампе, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направление его в дело». От 4-го положения табулятора (32 знака от границы левого поля) печатают: номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адреса». От 5-го положения табулятора (40 знаков от границы левого поля) печатают: гриф утверждения, второй гриф согласования, надпись на приложении к документу с указанием номера приложения, отметку о поступлении документа. От 6-го положения табулятора (48 знаков от левого поля документа) печатают: расшифровку подписи в реквизите «Гриф утверждения», расшифровку подписи в реквизите «Подпись», идентификатор электронной копии документа. От 7-го положения табулятора (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия». При составлении документов с использованием компьютера и различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. В этом случае шесть стандартных положений из восьми (со 2-го по 7-й) следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными. При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали. В этом случае, когда определено начало размещения реквизита, его длина должна быть рассчитана так, чтобы можно было разместить все части реквизита равномерно в пределах левого и правого полей документа. При оформление документов ОРД на компьютере или машинописным способом требуется отделение реквизитов, их составных частей и строк в тексте документов относительно друг от друга на удобное для работы и экономное с точки зрения расходов бумаги расстояние (интервал). Рекомендуется следующие сочетание межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:
________________ х Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала. хх В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными.
Контрольные вопросы:
Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот... Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор... ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между... Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|