Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.





В зависимости от содержания назначения докладные записки делаться на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направляемые руководителю) и внешние (направляемые в вышестоящие инстанции).

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписываются руководителем организации.

Внутренние докладные записки пишутся на листе бумаги (допускается рукописный способ) подписываются составителем (автором).

Докладная записка должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дату; заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание; текст впервой части, которого излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Во второй части должны содержаться выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Пример:

ООО «ФАКЕЛ»

Отдел рекламы Директору ООО «Факел»

В.А. Гущину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000

О дополнительном финансировании

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во П квартале 2004 г. и изменения сметы затрат прошу выделить дополнительно 23 450 рублей для завершения работ по заказу № 165/1.

Начальник отдела подпись И.О. Фамилия

Служебная записка – форма деловой внутренней переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Пример:

Адресат:

Наименование должности

И.О. Фамилия (в дат. падеж)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст строится по структуре и содержанию аналогично построению и изложению делового письма.

Должность составителя подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

4.2.2. Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Пример:

Адресат:

Наименование должности

И.О. Фамилия (в дат. падеж)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Должность составителя подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

Телеграммы, телефонограммы

Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи,утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108. телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма за заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом.

Адрес телеграммы часто является условным (например: ТЮМЕНЬ АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный язык) без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др. исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Пример:

СРОЧНАЯ

ТЮМЕНЬ АЛМАЗ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЕМ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28

____________________________________________________________________________________________

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК личная подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

Печать

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы является: наименование организаций адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер; дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст; подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об» (Об изменении заседания Совета; О прибытии участников семинара).

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограммы после составления должны быть проверены и подписаны руководителем организации.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям к ней прилагается список адресов и номеров их телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующим правилам, вначале указать имя фирмы и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию принимающего телефонограмму; номер телефона, дату и время передачи.

При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы и номер ее телефона текст, должности, имена, отчества и фамилии, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема. Кроме того, во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. При том указываются все знаки препинания.

Пример:

Наименование организации

Справочные данные об организации

ТЕЛЕФОНОГРАММА Директору школы № 45

В.И. Петрову

О профориентации

В 15.00 в актовом зале Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления совещание директоров школ по вопросу профориентации. По адресу: г. Тюмень, ул. Севастопольская, 1.

Директор ТГКСИУ подпись И.О. Фамилия

Передал – секретарь Иванова Принял – секретарь Зуева

Тел. 214678 тел. 434565 Время 12.45

Справки







Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.