Лекция № 1. Документы по личному составу

1. Классификация документов по личному составу.

2. Оформление документов при поступлении на работу.

1.Классификация документов по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (введенным в действие с 1 февраля 2002 года). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называются документацией по личному составу.

Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

· документация, связанная с комплектованием персонала организации;

· документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

· документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

· документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

2. Оформление документов при поступлении на работу

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов:

В настоящее время резюме, самый распространенный документ, с помощью которого осуществляется не только поиск работы, но и отбор претендентов на ту или иную вакантную должность.

Резюме (термин) – французского происхождения (ресиме) в буквальном переводе означает «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного, краткий вывод, заключительный итог чего-либо». Резюме является своего рода визитной карточкой, только в более расширенном варианте. Для того, чтобы создать полное, всесторонне впечатление о вас как о работнике. Оно должно соответствующим образом отражать ваши навыки, умения и достижения, опыт работы, образование и наклонности. Ваша главная задача при составлении резюме - суметь как можно более выигрышно (и в тоже время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию с тем, чтобы сразу же или в ближайшей перспективе получить желаемую работу.

Прежде чем пригласить потенциального работника на собеседование, многие руководители предпочитают ознакомиться с его резюме, направленном в адрес предприятия. Данная форма получения сведений о будущем работнике экономит время и особенно удобна, когда несколько человек претендуют на одно и то же место работы. Отличительной особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, индивидуальные способности и возможности человека. Внимательный анализ сведений, изложенных в столь лаконичном документе, каким является резюме, способствует созданию первого впечатления о претенденте на должность, позволяет сделать вывод о его возрасте, семейном положении, опыте работы, стремлении повышать свой образовательный уровень. На собеседовании, как правило, приглашаются те из приславших свои резюме, чьи данные заинтересовали работодателя.

На некоторых предприятиях заводится специальная папка, где хранятся присланные резюме и координаты специалистов, предлагающих свои услуги. Эти сведения пригодятся в случае появления вакансии или при необходимости выполнения срочной работы каким-либо специалистом.

Резюме - является предельно сжатой, краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.

Образование: 1977-1982 – Тюменский институт стали и сплавов по специальности Электронные вычислительные машины с присвоением квалификации Инженер-системотехник. 1967 – 1977 – средняя школа № 49 (г. Тюмень). По окончанию школы получил свидетельство о присвоении квалификации программист.

Опыт работы: с 1982 г. по настоящее время - начальник отдела информации в компании «Шарм» (обеспечиваю программу поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992 г. – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 г. – старший техник в Тюменском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

Дополнительные сведения: имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическим редакторам AutoCAD. Имею ряд публикаций в научно-популярном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания гражданином заявления сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения граждан.

Заявление о приеме на работу пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом.

В заявлении указываются должность, инициалы, фамилия руководителя предприятия, которому адресовано заявление. От кого фамилия, инициалы (полностью), домашний адрес, дата, текст, подпись работника и ее расшифровка.

_____________________________________________________________________________________

Прошу принять меня с 15.03.2004 на работу бухгалтером расчетного стола.

Анкета – документ, составленный работником при трудоустройстве. Все данные в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работниками кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.

_____________________________________________________________________________________

(заполняется собственноручно ) ___________________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, организации, предприятия так как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

11. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, братья, сестры)¹

12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно проживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год рождения, степень родства, местожительство, с какого времени они проживают за границей)_______________________________________________________________________

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание__________________________________________

14. Домашний адрес и номер телефона __________________________________________________________

16. Дополнительные сведения (государственные награды, участие в выборах представительных органах, также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)____________________________

____________________________________________________________________________________________

Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.

(подпись, фамилия работника кадровой службы)

___________________________________________________________________________________________

При поступлении на работу претендента просят предоставить рекомендацию с прежнего места работы либо указать координаты бывшего руководителя. Зная о месте вашей предыдущей работы, работодатель обращается туда с запросом о получении сведений относительно вашей квалификации, отношению к работе, личных качеств и т.д. Подобная информация пересылается конфиденциальным письмом.

Компания «Сонета» рекомендует Вам Петровского Валентина Сергеевича.

Валентин Сергеевич два года работал системным администратором одного из структурных подразделений нашей компании и зарекомендовал себя грамотным специалистом. В период работы в компании он стремился повышать уровень своей квалификации. Постоянно следил за новинками в области сетевых технологий. В 1998 г. успешно прошел обучение на курсах ЭВМ и получил сертификат системного администратора. Был увлечен работой, серьезно и ответственно относился к выполнению поручений. При общении с коллегами, сотрудниками компании проявил себя внимательным, дружелюбным человеком.

Надеемся, что профессионализм, опыт и личные качества Валентина Сергеевича будут по достоинству оценены Вашей компанией.

Начальник отдела компании «Сонета» А.Д. Гладин

____________________________________________________________________________________________

Автобиография – анкетный документ пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности.

В автобиографии должны быть отражены фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения. Социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал, и по какой, специальности. Трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и место работы, причины перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии. Награды, поощрения, взыскания, судимость. Семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках. Иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.

Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.

____________________________________________________________________________________

Я, Маклакова Ольга Сергеевна, родилась 23 сентября 1956 года, в г. Тюмени, в семье рабочих

В 1963 г. поступила в среднюю школу № 49 г. Тюмени. Окончила среднюю школу в 1973 г. одновременно занималась в городской музыкальной школе № 1 по классу рояля, окончила в 1971 г.

1973 году поступила в педагогический институт на факультет иностранных языков (дневное отделение). Окончила институт в 1978 году по специальности учитель английского языка.

В 19978 году поступила на работу в школу № 56 г. Тюмени учителем английского языка, где работаю по настоящее время.

Отец, Маклаков Сергей Иванович, - пенсионер. Мать – Маклакова Раиса Матвеевна – бухгалтер магазина «Рассвет».

Домашний адрес: г. Тюмень, ул. Мира, д. 15, кв. 8. Тел. 29-45-90

____________________________________________________________________________________________

1. Какие документы предоставляет гражданин в кадровую службу для решения вопросов о приеме на работу?

2. Как правильно составляется кадровое резюме?

3. Какие существуют технологические цепочки процедур организации и документирования процесса приема граждан на работу?

4. Какие документы заполняет гражданин в кадровой службе?

5. С каких документов гражданина снимают копии?

6. В чем отличие личной карточки (листа) от анкеты?

7. Вносятся ли изменения в личную карточку (лист) при изменении семейного положения и места жительства?

Трудовой договор (контракт) – это соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

Согласно трудовому законодательству РФ употребляют термины «трудовой договор» и «контракт» как разнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим, и стороны сами выбирают термин.

С работником предприятия трудовой договор заключается на неопределенный срок. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах, с указанием должности, места работы, даты возникновения трудовых правоотношений и размера должностного оклада. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей. Датой возникновения трудовых правоотношений и заключения трудового договора считается срок, оговоренный в трудовом соглашении, либо в приказе директора предприятия. В случае несовпадения этих сроков датой возникновения трудовых отношений считается дата фактического начала трудовой деятельности работника. При заключении трудового договора (соглашения) может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника. Срок испытания при приеме на работу руководящих работников и сотрудников не может превышать 6 месяцев, а других рабочих и служащих – 3 месяца. В испытательный срок не засчитывается период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствует на работе по уважительной причине. При неудовлетворительном результате испытания работник освобождается от работы.

Подписывается руководителем предприятия и работником. Роспись руководителя заверяется гербовой печатью предприятия. Один экземпляр передается работнику, другой хранится на предприятии.

Трудовые контракты включаются в состав личных дел. Если не заводят личные дела, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту.

Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказов по личному составу.

· наименование работника и работодателя, место работы;

· дата вступления в силу трудового договора;

· наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

· права и обязанности работника и работодателя;

· достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику, режим труда и отдыха;

· об обязанностях предприятия по охране труда.

В договор могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достижении определенных условий труда и т.п.

· на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

Срочный трудовой контракт заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника.

Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Предприятие (организация)_____________________________________________________________________

в лице ______________________________________________________________________________________

именуемое в дальнейшем «Предприятие», и ______________________________________________________

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Работник __________________________________________________________________________________

принимается на работу _______________________________________________________________________

по профессии, должности ______________________________________________________________________

2. Контракт является - договором по основной работе

3. Вид контракта: на неопределенный срок (бессрочный)

на определенный срок _____________________________________________________

(указать причину заключения срочного контракта)

4. Срок действия контракта: начало работы _______________________________________________________

окончание работы _________________________________________________

5. Срок испытания: а) без испытания _____; б) _______________________________________________ ___

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

______________________ Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их

______________________ выполнения по объему производства (работ), качеству выпускаемой

______________________ продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда,

______________________ выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или

______________________ делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При

______________________ совмещение профессий (работ), выполнение смежных операций дается

7. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасности и эффективности труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.

_______________________ Указываются конкретные меры по организации производственного процесса,

_______________________ оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации

_______________________ работника и созданию других условий труда.

8. Обязанности Предприятия по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда:__________________________________________________

9. Гарантии согласно Указу Правительства Российской Федерации от 21.04.93 № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан российской Федерации»____________________________________

____________________________________________________________________________________________

неполный рабочий день _________________ неполная рабочая неделя_______________________________

почасовая работа ____________________________________________________________________________

должностной оклад (тарифная ставка)___________ руб. в месяц или _______________ руб. за 1 час работы;

надбавка (доплата и другие выплаты)____________________________________ руб. (в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

основной _____________________ рабочих дней; дополнительный ______________________ рабочих дней.

13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда ______________________________

__________________________________ Адрес: ____________________________________

__________________________________ Паспортные данные ________________________

Должность подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

1. Какие законодательные акты регламентируют трудовые правоотношения работодателя и работника?

3. Назовите реквизиты трудового договора (контракта), изложите его содержание.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу представляет собой заключительную процедуру документирования заключения трудового договора как составляющегося юридического факта. Приказ издается в 3-дневный срок.

В государственных управленческих структурах, в учреждениях и организациях сохраняется текстовая форма содержательной части приказа о приеме на работу. Независимо от того, издается ли простой приказ или пункт о приеме на работу включается в раздел сложного приказа по личному составу, пункт должен включать в себя:

· обозначение распорядительного действия (раздела) – принять, назначить, зачислить, освободить, считать, возложить;

· фамилию, имя, отчество гражданина (если назначений несколько, то фамилии располагаются в алфавитном порядке);

· профессию (специальность) или должность, соответствующие по названию нормативным документам и штатному расписанию;

· наименование структурного подразделения;

· дату начала трудового договора или его срок;

· условия оплаты труда (должностной оклад в соответствии с нормативными документами, например Единой тарифной сеткой, оклад по штатному расписанию, тарифная ставка и т.д.); здесь же указываются необходимые надбавки, индексация и др.;

· при необходимости – ссылку на факт избрания (например, в связи с избранием по конкурсу на совете вуза).

Если в приказе дата начала трудового договора не оговаривается, то трудовой договор исчисляется со дня его заключения.

Ниже указывается основание – наименование документа (документов), в соответствии, с которым данный пункт включается в приказ, его дата, автор резолюции.

Отсутствие в приказе каких-либо необходимых юридических сведений делает приказ дефектным.

В настоящее время в организациях различных видов собственности приказ (распоряжение) о приеме на работу должен соответствовать унифицированным формам № Т-1 или Т-1а. Эти формы сопровождают прием на работу всех категорий работников.

Унифицированные формы № Т-1, Т-1а применяются для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту).

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: