|
Виды бухгалтерских документов, их классификация. Организация документооборотаБухгалтерские документы классифицируются по различным признакам: • назначению; • последовательности (времени) составления (порядку формирования); • способу использования или степени охвата хозяйственных операций; • количеству позиций (строк); • месту составления; • форме; • способу заполнения; • воспроизведению информации; • срокам хранения. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не могут служить основанием для отражения операций в учете (например, платежное поручение, доверенность, чек на получение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации). Оправдательные (исполнительные) подтверждают факт совершения операции и служат основанием для ее отражения в учете (инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, журнал учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных и др.) Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии организации, как правило, по данным распорядительных и оправдательных документов в целях отражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и распределения амортизационных расходов. Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Такими документами являются расходный кассовый ордер, который в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, авансовый отчет, который содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание, на какие счета необходимо их отнести. По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные документы. Первичные документы составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, отчет о движении скота и птицы на ферме. По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (недели, декады, месяца). К ним относятся лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. По количеству позиций (строк ) в документеразличают однострочные и многострочные. В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу и др.). Внешние поступают извне (приемо-сдаточные акты, счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные). По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными. Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Унификация документов – это разработка единых форм документов для учета однородных операций в различных организациях. Создание унифицированных документов, облегчает их составление, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными. По способу заполнения различают документы, оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК. По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов. Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа подлинника, а выписка – копия части документа. По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения. Документы до их записи по счетам предварительно подвергают проверке, приемке и бухгалтерской обработке. Необходимость проверки документов вызвана тем, что многие из них составляют без участия счетных работников. Проверка документов включает проверку по существу, формальную проверку и арифметическую проверку. Проверка документов по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций. Формальная проверка заключается в проверке правильности оформления документов, заполнения всех установленных для них реквизитов; наличия и подлинности подписей лиц; наличия оговорок в случае исправлений. Арифметическая проверка представляет собой контроль правильности отражения количественных, качественных и суммарных показателей. При обнаружении в документах каких-либо ошибок их возвращают ответственным за составление лицам для уточнения. При приемке документов прежде всего обращают внимание на наличие преемственности в документах (например, соответствие остатка денег в кассе на конец дня по отчету за прошлый день остатку, показанному в отчете на начало текущего дня) и соответствие цифровых данных в связанных между собой так называемых встречных документах. Проверку и прием документов бухгалтер подтверждает своей подписью. Проверенные и принятые документы подвергают бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке), а в условиях автоматизации – кодированию необходимых учетных показателей. Группировка документов – это подборка их в однородные по своему содержанию группы. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам. Таксировка – это перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной операции. Если на предприятии применяется автоматизированная форма учета, то обработка документов в бухгалтерии состоит в обозначении учетных номенклатур соответствующими кодами. После бухгалтерской обработки документы передают на хранение вархив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности. Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым предоставлены соответствующие полномочия. Главный бухгалтер вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия. Для обеспечения своевременности и очередности поступления в бухгалтерию документов главный бухгалтер разрабатывает график документооборота, который утверждается руководителем. Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В нем перечисляют все первичные документы, указывают их назначение, количество экземпляров, кто и в какие сроки их составляет, куда и когда представляют каждый документ, кто принимает и обрабатывает представленные документы, какие работы выполняют в бухгалтерии, а также в каких учетных регистрах отражают. График документооборота и доводится до сведения всех материально-ответственных лиц, счетных работников и должностных лиц, в обязанности которых входят составление документов, представление их в бухгалтерию и дальнейшая обработка.
ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры... Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом... ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала... ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|