Основы работы с табличным процессором Excel

Основы работы с табличным процессором Excel

Книга Excel может содержать рабочие листы или листы диаграмм. На рабочих листах могут располагаться таблицы или таблицы вместе с диаграммами. На листах диаграмм располагаются только диаграммы. Экран (рабочая область Excel) содержит шесть областей:

- окно книги с заголовками строк (цифры) и столбцов (буквы), полосами прокрутки, ярлычками листов и кнопками прокрутки ярлычков, расположенных левее самих ярлычков;

Лист книги содержит 65536 строк и 256 столбцов (более 16 милл.ячеек).

Модель ячейки в Excel. Ячейка имеет пять «слоев» или уровней, в каждом из которых записывается соответствующая ему информация. Верхний уровень - это изображение на экране. В нем отображаются отформатированные значения, такие как текст или результаты вычисления. Во втором уровне хранятся параметры форматирования, в третьем - формула для вычислений, в четвертом - имя, которое можно присваивать ячейке, и в пятом - примечание.

Активная область –непрерывный прямоугольник ячеек, который включает в себя все столбцы и строки листа, содержащие непустые ячейки (внутри активной области могут быть пустые строки, столбцы и ячейки).

Home – перемещение к первой ячейке текущей строки;

Ctrl + End – перемещение к последней ячейке последнего столбца активной области

Выделение строк (столбцов): Щелкнуть по заголовку строки (столбца).

Выделение группы смежных строк (столбцов): При нажатой клавиши мыши перетащить ее указатель по заголовкам строк (столбцов) или щелкнуть по первому заголовку, а затем при нажатой клавиши Shift - по последнему заголовку группы.

Выделение группы несмежных строк (столбцов): Нажав клавишу Ctrl, последовательно щелкать мышью (протащить указатель мыши) по заголовкам выделяемых групп строк (столбцов).

Выделение группы (диапазона) смежных ячеек: Щелкнуть мышью по левой верхней ячейке и, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить мышь в правую нижнюю ячейку выделяемого прямоугольника

Выделение несмежных групп ячеек: При нажатой клавиши Ctrl выделять группу(ы) ячеек перемещением мыши по диагонали выделяемого прямоугольника группы.

Выделение всего листа: Щелкнуть по кнопке, расположенной в левой верхней части листа на пересечении названий столбцов и номеров строк.

Изменение ширины (высоты) ячеек: 1-й способ: Поместив курсор на правую границу столбца (нижнюю границу строки), нажать левую кнопку мыши и изменить ширину столбца (высоту строки). 2 -й способ: Выполнить Формат çСтрока (Столбец) çВысота (Ширина) / Установить необходимые значения параметров / ОК.

Ввод данных в ячейку: Выделить ячейку / Ввести данные / Нажать ‘Enter’ или щелкнуть по кнопке √ в строке формул. Для отмены ввода нажмите клавишу Esc или щелкните по кнопке ´ в строке формул.

Ввод данных в диапазон ячеек: Выделить диапазон / После ввода данных с клавиатуры нажать клавишу “Enter” при вводе данных по столбцам или “Tab” при вводе данных по строкам

Редактирование содержимого ячейки: Выделить ячейку / В строке формул установить курсор в нужное место текста / Выполнить редактирование.

Быстрый переход в режим редактирования: Двойной щелчок по ячейке или Выделить ячейку / Нажать клавишу F2.

Скрытие строки (столбца): Выделить строку (столбец, можно группу смежных строк или столбцов) / Выполнить Формат êСтрока (Столбец) êСкрыть.

Отображение скрытых столбцов: Выделить две строки (столбца), между которыми находятся скрытые / Выполнить Формат êСтрока (Столбец) êОтобразить.

В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы.

Константы разделяются на: текстовые значения, числовые, значения дат и времени. Формула в себя включает операнды (константы, ссылки на ячейки с данными), знаки операций, круглые скобки и функции.

Текстовые значения по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки. При вводе текста, состоящего целиком из числовых символов (номер изделия 1234) перед числом необходимо поставить апостроф, например, ‘1234 или ввести значение как число, а затем применить к нему формат “Текстовый”, выполнив Формат çЯчейки и выбрав вкладку «Число

Создание одного заголовка для нескольких столбцов (строк)

Объединение нескольких ячеек строки или столбца: Выделить объединяемые ячейки / Щелкнуть по кнопке панели инструментов «Объединить и поместить в центре» или Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Включить ключ «Объединение ячеек» / ОК. При объединении ячеек адреса объединяемых ячеек пропадают, действующим становится адрес крайней левой(верхней) ячейки объединяемого блока.

Выравнивание по горизонтали по центру выделения (используется только для создания горизонтального заголовка): Выделить группу ячеек строки для выравнивания / Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Установить выравнивание «по горизонтали по центру выделения». Текст центрируется от ячейки вдоль всех выделенных справа пустых ячеек до края выделения или до следующей непустой ячейки. В отличие от метода объединения ячеек адреса ячеек, в группе которых центрируется текст, при этом сохраняются.

Разбиение текста в ячейке по словам (изменяется высота ячейки):
1 -й способ: Выделить ячейку / Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Включить ключ «Переносить по словам» / ОК..

2-й способ: Выделить ячейку / Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / В разделе «Выравнивание по горизонтали» установить «по ширине»/ ОК.

Автоподбор ширины ячейки под текст: Дважды щелкнуть мышью по правой границе заголовка столбца или, выделив ячейку, выполнить Формат ç Столбец ç Автоподбор ширины.

Автоподбор величины шрифта (ширина ячейки не меняется): Выделить ячейку / Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Включить ключ «Автоподбор ширины» / ОК.

Различные способы выравнивания текста: Выделить ячейку / Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Установить нужный способ выравнивания / ОК или использовать кнопки панели инструментов.

Пояснение. Выравнивание «по горизонтали с заполнением» используется для заполнения ячейки (ячеек) однотипными символами, например звездочками (*).

Выравнивание «по левому краю (отступ)» - позволяет установить величину отступа. Величина единицы отступа равна одному символу.

Если формат представления данных был установлен перед вводом их в ячейку, а после ввода данных в ячейке появились знаки ######, - это говорит о недостаточной ширине столбца, которую надо увеличить (или изменить формат представления данных).

Форматирование текстовых, числовых данных, даты и времени –см. раздел «Ввод и форматирование данных».

Форматирование ячейки (заливка цветом и обрамление): Выделить ячейку(и) / Выполнить Формат çЯчейки / Щелкнуть по вкладке «Вид» при установке заливки или «Граница» при установке обрамления / Выполнить установки. Частично эти же функции можно выполнить с помощью кнопок панели инструментов.

Формула в себя включает операнды (константы, ссылки на ячейки с данными), знаки операций (+, -, *, /, %, ^), круглые скобки и функции. Кроме этого, в формулу могут включаться ссылки на ячейки, содержащие формулу, или другими словами ссылки на ячейки, содержащие результат, полученный при вычислении по соответствующим формулам (см. ниже).

Последовательность действий при вводе формул аналогична вводу рассмотренных типов данных, но начинается с ввода знака =, например, =(А5+С5)/5. Здесь А5 и С5 - ссылки на ячейки, где хранятся данные.

Ссылки на ячейки бывают относительные, абсолютные и смешанные (см. ниже копирование формул).

Быстрый способ ввода адресов ячеек: Выделить ячейку / Ввести знак = / При вводе ссылки на ячейку щелкнуть по ячейке, ссылка на которую должна быть указана в формуле.

Вставка функций в формулу: Выполнить Вставка çФункция или щелкнуть по стрелке выпадающего меню, находящейся в левой части строки формул или по кнопке ƒ(х) на панели инструментов (выбор способа вставки функции определяется способом ввода формулы) / Выбрать требуемую функцию - далее начинает работать мастер функций / При ручном вводе можно ввести аргументы в поля с клавиатуры, при использовании мастера функций выполнить следующую последовательность действий:

· Щелкнуть по кнопке, расположенной в правой части поля ввода первого аргумента / Мышью выделить ячейку или диапазон ячеек, которые должны быть включены в функцию в качестве первого аргумента / Щелкнуть по кнопке, находящейся в правой части строки, появившейся под строкой формул / Установить курсор в окно для задания следующего аргумента / Выполнить аналогичные действия.

Использование функции ЕСЛИ. Синтаксис функции:

= ЕСЛИ (логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

Пример: =ЕСЛИ(А6>22;5;7) - если содержимое ячейки А6>22, то значение равно 5, иначе - 7. Аналогично для формулы =ЕСЛИ(А6>80;”Сдал”;”Не сдал”)

Для записи логических выражений используются операции отношения =; >; <; >=; <=; <> и логические операции (функции) И, ИЛИ, НЕ.

= И (логическое_значение1;логическое_значение2;…;логическое_значение30)

= ИЛИ (логическое_значение1;логическое_значение2;..;логическое_значение30)

Операции с текстовыми значениями. Пример 1. Если ячейка А1 содержит текст Месяц, и в ячейку В5 введена формула =А1, то в В5 появится текст Месяц. К текстовым значениям применяется операция объединения, для обозначения которой используется знак & (амперсанд). Пример 2. Если ячейка А1 содержит текст Месяц, ячейка А2 содержит текст Май, и в ячейку С5 введена формула =А1&” “&А2, то в C5 будет выведен текст Месяц Май. Пробел, являющийся текстовой константой, заключен в кавычки (“ “) и включен в формулу, чтобы отделить друг от друга объединяемые слова. Примечание: в “” заключаются текстовые константы. Например, результатом =А2 & “ - последний месяц весны” будет текстовое значение Май - последний месяц весны.

Ошибочные значения – это сообщение Excel о невозможности получения результата по формуле. В Excel определено семь ошибочных значений.

Вставка примечания: Выделить ячейку / Выполнить Рецензирование çПримечание / Ввести текст примечания / Щелкнуть по пустой ячейке листа.

Замечание: примечание может остаться на листе или останется только его признак - красный треугольник в правом верхнем углу ячейки. Последнее определяется состоянием команды Показать или скрыть примечание. Ели она активна, то видны все примечания, если нет - то видны его признаки

Удаление примечаний: Выделить ячейку с примечанием, перейти на закладку Рецензирование çУдалить.

Новая книга по умолчанию содержит три листа. Для изменения количества открываемых листов в новой книге выполнить Сервис çПараметры (или Файл/Параметры/Общие) и, активизировав вкладку «Общие», изменить количество открываемых листов. Помните: каждый лист занимает дополнительное место на диске, поэтому лучше создавать книги с небольшим числом листов и добавлять новые при необходимости.

Вставка листа: Выделить ярлычок листа, перед которым необходимо вставить новый / Выполнить Вставка çЛист. Нельзя отменить команду вставки листа. Лист можно только удалить.

Удаление листа: Выделить ярлычок листа, который необходимо удалить / Выполнить Правка çУдалить лист. Отменить удаление листа невозможно.

Переименование листа: Выделить ярлычок листа / Выполнить Формат çЛист çПереименовать / Ввести новое имя. Имя может содержать до 31 символа.

Скрытие листа: Выделить ярлычок листа / Выполнить Формат çЛист çСкрыть.

Отображение листа: Выполнить Формат çЛист çОтобразить / Выбрать скрытый лист / ОК.

Выделение группы листов (ярлычков листов): Щелкнуть по первому ярлычку группы / Нажав клавишу Shift для смежных листов и Ctrl для несмежных, щелкнуть по следующему ярлычку выделяемой группы.

Выделение всех листов: Щелкнуть правой клавишей по любому ярлычку / Выполнить Выделить все листы. Здесь же имеются и другие команды для работы с листом.

Данные, организованные в виде списка, называются базой данных. Одна строка в базе данных или строка таблицы Excel называется записью, а отдельный ее элемент или ячейка таблицы Excel - полем. Поля имеют заголовки, задаваемые в верхней строке списка. Поля могут быть вычисляемыми, т.е данные в них получаются на основе использования данных других полей базы или ячеек таблицы Excel, не входящих в базу. Основная задача баз данных - сбор, обработка и вывод данных. Наиболее часто используемые операции с базой данных:

• добавление, корректировка и удаление записей;

• поиск записей, отвечающих конкретному критерию;

• нахождение конкретной записи по информации, которую она содержит;

• группировка записей, отвечающих заданному критерию

Для эффективной работы со списками необходимо придерживаться следующих правил при их составлении:

• каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

• верхняя строка списка должна содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

• в списке не должно быть пустых строк и столбцов;

• для списка лучше отводить отдельный лист или, в крайнем случае список должен быть отделен от других данных одной пустой строкой или пустым столбцом;

Важно! Имена полей (названия столбцов)должны представлять собой текстовые константы. Если в качестве имени поля используется число, его надо отформатировать как текст, выполнив команду Формат çЯчейки.

Создание списка. 1-й этап: Сформировать строку заголовков / Если поле является вычисляемым, то в ячейку, расположенную непосредственно под названием поля ввести соответствующую формулу, руководствуясь общими правилами.

2-й этап: Выделить любую ячейку в заголовке таблицы / Выполнить Данные çФорма / Ввести в поля формы данные списка, каждый раз щелкая по кнопке «Добавить» (результаты в вычисляемые поля будут заносится автоматически) / При вводе последней записи щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Совет. Для перемещения по полям формы сверху - вниз используйте клавишу «Tab», а снизу – вверх — клавиши «Shift>+<Tab».

• в верхней части формы выводится имя листа (а не всей книги), содержащего список, для которого предназначена форма;

• вычисляемые поля списка не имеют в форме полей для ввода данных.

Включение автофильтра: Выделить любую ячейку в списке / Выполнить Данные êФильтр êАвтофильтр.

Выключение автофильтра: Повторно выполнить Данные êФильтр êАвтофильтр.

Выбор критерия фильтрации: Щелкнуть по выпадающему списку в столбце, для которого необходимо установить критерий / Выбрать критерий.

Критерий «Первые 10…» позволяет получить из списка заданное количество наибольших или наименьших элементов по данному столбцу. Вместо количества можно установить % наибольших или наименьших элементов; в соответствии с этим % будет произведена выборка элементов.

Критерий «Условие…» позволяет сформировать критерий выборки с использованием операций отношения и логических операций И, ИЛИ. Здесь же можно использовать символы маскирования? и *.

Критерий «Пустые» выводит строки списка, в которых отсутствует информация в полях данного столбца. Данный критерий имеется в выпадающем списке, если в столбце имеются пустые поля.

Критерий «Непустые» выводит строки списка, в которых присутствует информация в полях данного столбца. Денный критерий имеется в выпадающем списке, если в столбце имеются пустые поля.

Критерий «Все» восстанавливает список полностью по выбранному столбцу или удаляет автофильтр для конкретного столбца.

1. Автофильтр может быть использован для задания комбинированных условий фильтрации по ряду столбцов. Критерии для столбцов объединяются между собой в соответствии с операцией И.

2. Для удаления всех автофильтров (восстановления списка) выполнить Данные êФильтр êОтобразить все.

Основы работы с табличным процессором Excel

Лист книги содержит 65536 строк и 256 столбцов (более 16 милл.ячеек).

Home – перемещение к первой ячейке текущей строки;

Ctrl + End – перемещение к последней ячейке последнего столбца активной области

Выделение строк (столбцов): Щелкнуть по заголовку строки (столбца).

Быстрый переход в режим редактирования: Двойной щелчок по ячейке или Выделить ячейку / Нажать клавишу F2.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: