Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты.





 

Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить представление о личной эффективности в области управления временем для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего проводить вечером, имея все данные за день.

Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на группы:

· Поглотители времени (неэффективно использованное время).

· Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время).

· Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности.

 

Выявите действия, которые являются хронофагами, отметьте их в хронокарте. Сравните хронокарты за несколько дней: отметьте, какие из хронофагов встречаются постоянно, а какие – появляются эпизодически. Отметьте количество времени в день, «украденное» различными поглотителями времени. Это поможет определить поглотителя времени, с которого стоит начать борьбу за свое время.

Подсчитайте количество времени в день, израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды не учитываем).

Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на что уходит ваша жизнь.

Сравните полученные данные расходов времени в течение дня (дней) с целями из вашей стратегической картонки и ценностями из мемуарника (см. задание №2 предыдущей темы). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и оперативной деятельности вашим стратегическим планам.

Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время, например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные прерывания или отвлечение во время работы с базой данных).

 

! Хронометраж, как основа управления личным временем:

· Позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий.

· Вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни.

· Не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам».

· Вырабатывает эффективность мышления, что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств.

· Способствует выработке независимости в суждениях, позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них.

 

! Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

 

Методические указания по изучению темы.

 

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

 

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение понятия «поглотители времени». Объясните, в чем заключается опасность данного явления.

2. Дайте определение понятия «хронометраж». Какие основные задачи помогает решить данная техника?

3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете? Кратко охарактеризуйте каждый из них.

4. Какие основные виды поглотителей времени по степени их контролируемости вы знаете? Назовите их, дайте краткую характеристику каждого вида.

5. Какие основные виды поглотителей времени по способу расхищения времени вы знаете? Назовите их, дайте краткую характеристику каждого вида.

6. Какие основные способы борьбы с хронофагами вы можете назвать? Приведите пример применения каждого способа.

7. Для чего необходим столбец «Комментарии» в хронокарте? Объясните его назначение для дальнейшей оценки эффективности расходов времени.

8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.

 

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Дополнительная литература:

1. Архангельский Г.А. Личный опыт: эволюция хронометража [Электронный документ] //Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru, свободный.

2. Блинков А. Дорога. [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Техники борьбы с поглотителями времени.

Вспомните свой типовой рабочий день.

1. Запишите все дела, задачи, действия этого дня, которые можете отнести к разряду поглотителей времени, в левую колонку таблицы (минимум три). При необходимости поясните, почему это дело, действие, задачу вы рассматриваете как потерю времени?

2. В колонку рядом запишите причины возникновения данной потери времени.

3. В правой колонке запишите, какие способы борьбы с данным хронофагом вы уже применяете или планируете применить, какие меры, на ваш взгляд, наиболее подойдут для успешной борьбы с данным поглотителем времени?

Внимание! Старайтесь избегать советов и предложений по минимизации затрат времени по принципу: «Надо это вообще не делать».

Обратите внимание, что используемое время можно разделить на три категории:

1. Использовано эффективно (есть результат).

2. Нейтральный результат (необходимые издержки затрат времени на дорогу, завтраки-обеды, умывания-одевания). Здесь подход «взять и отказаться» точно не подойдет. Скорее, стоит рассмотреть вариант возможности снижения затрат времени на выполняемое действие.

3. Использовано неэффективно (хронофаги). Вот здесь допустимы различные варианты оптимизации: от сокращения расходов времени до полного исключения из орбиты наших дел.

Образец:

Мой рабочий хронофаг Причины потери времени Меры по устранению
Заполняла счета за Егорову. Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю дописать свой отчет уже второй день. Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя. Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в тайм-менеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранение уходит ваше время.

 

Задание №2.

Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.

Время начала и окончания Длительность Вид работы
7.45–9.00 1.15 Дорога.
9.10–10.26 1.16 Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний.
10.30–10.45   Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.
10.45–11.10   Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook.
11.10–11.15   Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову.
11.15–11.45   Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы.
11.45–11.50   Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству.
11.50–12.15   Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой).
12.15–12.35   ??? что делала.
12.35–13.00   ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ.
13.00–13.30   Запрос Журавлевой о налогах.
13.30–14-00   Корректировка письма по налоговым последствиям.
14.00–14.28   ОБЕД.

Задание №3.

Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:

· Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.

· Найти время на освоение программы Mind Management.

· Начать писать курсовую работу.

· Добавить время на мониторинг задач.

· Найти время на подготовку расчетов по новому проекту.

 

Задание №4.

Скопируйте задание в документ Word. Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.

 

Время Задача Хронофагом
является не является потому что …
12.00–14.40 Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников.      
11.00–11.20 Выгуливал собаку.      
13.00–13.27 Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PR и рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных).      
12.00–14.40 Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления.      
8.30–10.05 Дорога до работы.      

 

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способы минимизации неэффективных расходов времени.

2. Техника сокращенного хронометража.

3. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.

 

Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня

Вопросы темы:

1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.

2. Два типа задач.

3. Определение понятия «контекст».

4. Основные типы контекстов.

5. Определение и задачи понятия «задачное планирование».

6. Техника контекстного планирования.

7. Инструменты контекстного планирования.

8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· инструменты планирования и особенности их применения;

· особенности и преимущества контекстного планирования;

· различные подходы к планированию времени и их особенности;

· различия между линейным и нелинейным временем;

· группы контекстов и их использование для планирования;

 

уметь:

· составлять план на день;

· определять различные типы контекстов;

· применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;

· использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;

· планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· хронос и кайрос;

· жесткие задачи;

· гибкие задачи;

· бюджетируемые задачи;

· контекст;

· группы контекстов;

· контекстное планирование;

· алгоритм планирования;

· правило бюджетирования времени.

 

Полученные знания будут вам полезны:

· при планировании дел и задач различного типа;

· при планировании своего дня и анализе ситуаций;

· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.

 







Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.