Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності





ВСТУП

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній діяльності організації сприяє скороченню часу на складання, опрацювання й пошук документів, встановленню чіткого контролю за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений та належним чином оформлений документ – це свідчення певного рівня культури управлінця.

Дисципліна „Діловодство” введена в програму вищих навчальних закладів України. Її завдання полягає в тому, щоб допомогти майбутньому управлінцю опанувати прийомами роботи з організаційно-розпорядчими документами. Метою курсу є формування у студентів теоретичних знань про систему документообігу сучасної організації та практичних навичок роботи з документами різних видів та груп.

У запропонованому конспекті лекцій зроблено спробу узагальнити й систематизувати теоретичний матеріал із діловодства для кращого засвоєння студентами класифікації, призначення, правил укладання та оформлення основних видів службових документів на основі чинних державних і міжнародних стандартів.

У процесі вивчення курсу студент повинен знати:

- суть діловодства як невід’ємної частини процесу управління та його структуру;

- нормативно-методичну базу сучасного діловодства;

- класифікацію документів;

- правила складання та оформлення службових документів;

- технологію підготовки та роботи з документами різних груп;

- правила підготовки номенклатур справ;

- правила оформлення та зберігання справ;

- організацію документообігу на підприємстві.

Після вивчення дисципліни студент повинен вміти:

- складати документи різних груп, правильно оформлювати необхідні реквізити;

- виконувати операції з документами в процесі документообігу;

- оформлювати справи;

- складати номенклатуру справ організації.

Основними організаційними формами вивчення дисципліни є лекції (20 год.), практичні заняття (16 год.), самостійна робота (72 год.) та контролюючі заходи: тестові самоконтролі, поточні тестові контролі, ситуативні комплексні завдання, залік.

 

Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності

 

МЕТА: розкрити сутність поняття „діловодство”, схарактеризувати його структуру, ознайомити з класифікацією ділових паперів; розвинути і вдосконалити в студентів навички з організації роботи з документами; виховати майбутніх спеціалістів ділової сфери.

 

ПЛАН

1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції.

2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами.

3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах.

4. Рівні стандартизації і структура тексту документа.

5. Правила підготовки і написання ділових паперів.

6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом.

7. Правила оформлення реквізитів.

 

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

3. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

5. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.

6. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.

7. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

8. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.

9. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

10. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

11. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

12. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

 

Правила підготовки і написання ділових паперів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

– автобіографія (Я,..., народилася,... навчаюсь...);

– заява (Прошу зарахувати..., працюю на посаді...);

– наказ (Наказую...);

– скарга (Звертаюся до..., я повідомляв...);

– службова записка (Доводжу до..., уважаю, що...).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

– акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

– трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується...);

– інструкція (АТ „Довіра” встановлює..., кожен акціонер стає...);

– запрошення, оголошення (Банк надає..., університет запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

– коли підмет передує присудкові;

– коли означення стоїть перед означуваним словом;

– коли додаток розміщений після керуючого слова;

– коли вставні слова вживаються на початку речення.

5. Уникати використання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: %, §, №, якщо вони без цифрових позначень і не в табличних схемах.

10. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язаній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі; у підсумку, завершуючи, насамкінець тощо.

11. Надавати перевагу простим реченням.

12. Пам’ятати, що лише актуальність і своєчасність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

 

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Сформулюйте визначення поняття „діловодство”.

2. Назвіть складові частини діловодства.

3. Що являє собою служба діловодства?

4. Які існують види служб діловодства в практиці управління?

5. Які функції виконує служба діловодства?

6. Що таке реквізит?

7. Назвіть загальні функції ділових паперів.

8. Перерахуйте специфічні функції документа. Розкрийте їх зміст.

9. Які вимоги до слова ставляться при написанні ділових паперів?

10. Які реквізити використовують для укладання документів?

 

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Структуру діловодства складають:

а) система документації, документування, організація роботи з документами;

б) управління справами, загальний відділ, канцелярія;

в) класифікація документів, реквізити, формуляри-зразки.

 

2. До складу служби діловодства входять:

а) управління справами, загальний відділ, канцелярія;

б) підрозділ з обліку та реєстрації документів, копіювально-множильне бюро, архів.

 

3. Матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу, називається:

а) реквізитом;

б) документом;

в) формуляром-зразком.

 

4. За призначенням документи поділяються на:

а) загальні, спеціалізовані;

б) організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні;

в) стандартні, нестандартні, індивідуальні.

 

5. За місцем виникнення ділові папери поділяються на:

а) внутрішні, зовнішні;

б) вхідні, вихідні;

в) стандартні, нестандартні, індивідуальні.

 

6. За способом фіксації інформації документи поділяються на:

а) письмові, графічні, фото-, кіно-, фонодокументи;

б) на папері, диску, магнітній стрічці, дискеті;

в) рукописні, відтворені механічним способом.

 

7. За джерелами виникнення ділові папери поділяються на:

а) звичайні, для службового користування, секретні, цілком секретні;

б) стандартні, нестандартні, індивідуальні;

в) первинні, вторинні.

 

8. За юридичною силою документи поділяються на:

а) оригінали, копії;

б) справжні, підробні;

в) прості, складні.

 

9. До якої групи ділових паперів належать автобіографія, заява, службова записка:

а) стандартних;

б) індивідуальних;

в) нестандартних?

 

10. Реквізити, які фіксуються на бланку в процесі його заповнення, називаються:

а) постійними;

б) змінними;

в) стандартними.


ТЕМА 2. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Мета: схарактеризувати організаційну документацію як таку, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ; розвивати в студентів навички укладання цих документів; виховувати культуру писемного ділового спілкування.

 

ПЛАН

1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках.

2. Положення: види, структура тексту, реквізити.

3. Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ.

4. Інструкція: групи, особливості укладання.

5. Правила як службовий документ організаційного характеру.

 

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

5. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ „БАО”, 2006.

6. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

7. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

8. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

9. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

10. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

11. Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Які документи відносяться до групи організаційних?

2. Що таке береги документа? Для чого вони призначені?

3. Які існують види бланків ділових паперів?

4. Які варіанти розташування постійних реквізитів використовуються для виготовлення бланків документів?

5. Які види положень розрізняють за змістом?

6. Які розділи можуть складати структуру тексту положення?

7. Які існують групи статутів?

8. Розкрийте реквізити статуту.

9. Назвіть групи інструкцій.

10. Які реквізити мають правила як вид організаційної документації?

 

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Документація, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ, називається:

а) організаційною;

б) розпорядчою;

в) довідково-інформаційною;

г) кадрово-контрактною.

 

2. Модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів та основні реквізити, називається:

а) документом;

б) реквізитом;

в) бланком;

г) формуляром-зразком.

 

3. Правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, що їм підпорядковуються, називається:

а) правилами;

б) положенням;

в) статутом;

г) інструкцією.

 

4. Площа уніфікованої форми документа, призначена для заповнення основними реквізитами, називається:

а) бланком документа;

б) робочою площею документа;

в) берегами документа.

 

5. Зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства або державного управління, називається:

а) положенням;

б) статутом;

в) інструкцією;

г) правилами.

 

6. Стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної, називається:

а) формуляром-зразком;

б) бланком;

в) документом.

 

7. Правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, службових осіб, називається:

а) статутом;

б) положенням;

в) інструкцією;

г) правилами.

 

8. Службовий документ організаційного характеру, у якому викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку, називається:

а) положенням;

б) статутом;

в) інструкцією;

г) правилами.

 

9. Варіант розташування реквізитів на бланку, при якому постійні складові розташовуються в лівому верхньому куті аркуша, називається:

а) поздовжнім;

б) кутовим;

в) флаговим;

г) центрованим.

 

10. Варіант розташування реквізитів на бланку, при якому початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі, називається:

а) кутовим;

б) поздовжнім;

в) флаговим;

г) центрованим.


ТЕМА 3. РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

МЕТА: розкрити особливості правових актів розпорядчого характеру; з’ясувати специфіку укладання й оформлення постанови, ухвали, розпорядження; схарактеризувати основні види наказів; розглянути структуру вказівки як розпорядчого документа.

ПЛАН

1. Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання.

2. Загальні й часткові розпорядження.

3. Накази: види, структура тексту та реквізити.

4. Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення.

 

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк – К., 1996.

3. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – Вінниця: Нова Книга, 2003.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

5. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 2-ге вид., доповнене. – Х.: Торсінг, 2002.

6. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.

7. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

8. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення. – К., 1999.

9. Соколовська Ж.П., Власенко В.В., Щербачук Л.Ф. У ділове спілкування – державну мову. – К.: Грамота, 2004.

10. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

 

ПОСТАНОВА № 1279

15 серпня 2003 р. м. Київ

 

Про нагородження Почесною грамотою

Кабінету Міністрів України

Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

За сумлінну працю та вагомий особистий внесок у формування і реалізацію державної політики соціального захисту населення, активну участь у підготовці законопроекту «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» нагородити Почесною грамотою Кабінету Міністрів України з врученням пам’ятного знака таких працівників Пенсійного фонду:

КОЛБУНА Віктора Андрійовича – начальника управління пенсійного реформування;

РЯБЦЕВУ Тетяну Борисівну – начальника управління правового забезпечення;

ПРИДНЮ Тетяну Григорівну – начальника управління бюджетної політики та методології бюджетного процесу.

 

Прем’єр-міністр України (підпис) В. ЯНУКОВИЧ

 

Інд. 26

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвала може прийматися як результат діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Ухвали можна поділити на дві групи:

1. Нормативні (ухвали про роботу підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо).

2. Індивідуальні (ухвали про прийняття до експлуатації будівлі, встановлення опіки тощо).

Ухвали готують члени держадміністрацій, місцевих рад, постійні комісії, депутати, спеціалісти та зацікавлені організації.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

· Державний Герб України;

· назва вищої установи;

· місце видання;

· назва виду документа (УХВАЛА);

· дата чи дата й номер;

· заголовок (стислий виклад змісту ухвали);

· текст;

· підписи;

· печатка.

Текст ухвали складається з констатаційної частини, в якій викладають стан питання, що розглядається, й ухвальної, яка містить перелік заходів із зазначенням термінів реалізації поставлених завдань, а також тих, на кого покладено контроль за виконанням рішення. Підписують ухвалу голова та секретар держадміністрації чи іншої вищої установи.

ВКАЗІВКА

17.11.2005 № 140 м. Доброполь

 

Про проведення комплексної ревізії

діяльності Управління з монтажу,

демонтажу і ремонту шахтного обладнання

 

З метою виконання затвердженого плану проведення документальних ревізій ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

1. Провести документальну комплексну ревізію виробничої та фінансово-господарчої діяльності Управління з монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання в період з 1 листопада 2004 року по 1 листопада 2005 року.

2. Доручити проведення ревізії комісії у складі:

голова комісії – ст. інженер КРО Григоренко Ю.А.;

члени комісії: 1) голов. гірник виробничої дирекції Костиря К.К.;

2) ст. інженер відділу ОТК Масюк С.Б.

3. Директорові шахтоуправління Голубу Ю.М. забезпечити включення до складу ревізійної бригади кваліфікованих бухгалтерів матеріального та розрахункового відділів.

4. Ревізію розпочати 20 листопада 2005 року. Про результати ревізії доповісти 20 грудня 2005 року.

Ревізію проводити з постійним місцем проживання в м. Водяне.

 

Директор об’єднання з економіки (підпис) М.І. Дробноход

 

При укладанні розпорядчих документів використовуються такі мовні звороти:

 

виконавська дисципліна відповідно до… вказівки щодо виконання внесення змін до… для виконання вимог забезпечити розробку завдати шкоди залишити за собою заслуговувати на увагу затвердити план з огляду на викладене вище клопотання про… комісія з… контроль за виконанням оголосити подяку (догану) перевести на посаду посадовий оклад про внесення змін і доповнень проект наказу погоджено про затвердження про заходи щодо забезпечення про зміни в особовому складі розподілити обов’язки між серйозні недоліки умови виробництва управлінський персонал усунути недоліки в роботі як виняток  

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Дайте характеристику розпорядчих документів.

2. З’ясуйте, з яких частин складається текст постанови.

3. З якою метою укладають постанову?

4. На які групи поділяються ухвали? Схарактеризуйте їх.

5. Що таке розпорядження? Назвіть реквізити розпорядження.

6. Із яких частин складається текст розпорядження?

7. Що таке наказ? Які бувають накази за призначенням?

8. Які основні вимоги висуваються до укладання наказів:

а) про прийняття на роботу;

б) про надання відпустки;

в) про звільнення?

9. З’ясуйте, що спільного та відмінного між наказом і розпорядженням.

10. Укажіть на особливості укладання вказівок.

 

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Які з перерахованих не належать до розпорядчих документів:

а) постанова;

б) інструкція;

в) доручення;

г) наказ;

ґ) розпорядження;

д) ухвала?

 

2. З’ясуйте, зміст якого поняття розкриває подане нижче визначення:

«Правовий акт, що приймається законодавчими і виконавчими органами державної влади з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань». Це:

а) постанова;

б) вказівка;

в) наказ;

г) розпорядження;

ґ) ухвала.

 

3. Постанови приймаються:

а) місцевими радами;

б) держадміністраціями, виконавчими комітетами;

в) Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України;

г) керівниками підприємств, організацій, установ на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

 

4. Правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі, називається:

а) постановою;

б) наказом;

в) розпорядженням;

г) вказівкою.

 

5. На які види поділяються всі накази за призначенням:

а) службові;

б) щодо особового складу;

в) інструктивного характеру;

г) з основної діяльності?

 

6. Що зазначають в останньому пункті розпорядчої частини наказу:

а) прізвище виконавця та номер його телефону;

б) службових осіб, на яких покладено контроль за його виконанням;

в) відмітку про надходження документа;

г) позначку про наявність додатків?

 

7. Наказами з основної діяльності оформляють:

а) рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів;

б) призначення, переміщення, звільнення працівників;

в) заохочення, нагороди та стягнення;

г) затвердження положень про структурні підрозділи.

 

8. На які групи поділяються розпорядження:

а) службові;

б) нормативні;

в) загальні;

г) індивідуальні;

ґ) часткові?

 

9. Ухвала – це:

а) документ, що видається керівником підприємства, установи на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції;

б) зобов’язання на виконання певного замовлення;

в) документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій;

г) правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції.

 

10. Вказівки видають з метою:

а) розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки;

б) обміну інформацією між установами, підприємствами;

в) проведення різних заходів;

г) доведення до виконавців нормативних матеріалів, оформлення відряджень і рішень поточних організаційних питань.


ТЕМА 4. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

ПЛАН

1. Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання.

2. Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок.

3. Види, особливості та структура тексту службових листів.

4. Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей.

5. Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів.

 

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1997.

3. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – Вінниця: Нова Книга, 2003.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

5. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ „БАО”, 2006.

6. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

7. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

8. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1993.

9. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення. – К., 1999.

10. Соколовська Ж.П., Власенко В.В., Щербачук Л.Ф. У ділове спілкування – державну мову. – К.: Грамота, 2004.

11. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

12. Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

13. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Літера ЛТД, 2002.

Оголошення

25 грудня 2007 р. об 11.00 у приміщенні Будинку культури відбудуться звітно-виборні збори членів КСГП „Альтаїр”.

Порядок денний:

1. Звіт голови правління про роботу КСГП „Альтаїр” за 2007 р.

2. Звіт ревізійної комісії.

3. Затвердження основних напрямків діяльності на 2008 р.

4. Вибори правління КСГП.

5. Вибори голови правління КСГП.

6. Різне.

Правління

 

Службові записки

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце, про виконання певної роботи, службового доручення, узятих на себе службових зобов’язань із висновками і пропозиціями.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на:

· внутрішні (адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач);

· зовнішні ( адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на:

· звітні;

· інформаційні;

· ініціативні.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Реквізити:

· місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх);

· адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку);

· адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку);

· назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

· порядковий номер (для внутрішніх);

· заголовок („ про… ”);

· текст;

· позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників);

· підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх);

· дата укладання.

Текст доповідної записки може поділятися на такі частини:

а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації;

б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з’ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

Пропозиція – це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічнодоповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка – це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту, програми, пропозиції) чи причини якихось подій, фактів, дій або вчинків працівника.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1) записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа; викладає структуру, зміст, функціональне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

2) документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи. Текст цих пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють.

Пояснювальна записка укладається аналогічно доповідній.

 

Зразки доповідної і пояснювальної записок:

Кафедра обліку й аудиту Проректорові з наукової

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА роботи Донецького 04.09.2007 № 12 національного технічного університету

доц. Івлєву К.В.

 

Про відрядження викладача кафедри

 

Прошу відрядити старшого викладача кафедри Іванченко Л.М. до м. Києва з 12 по 15 вересня 2007 року для участі у Всеукраїнській науково-практичній конференції „Актуальні питання вищої освіти в контексті Болонського процесу”.

Підстава: запрошення Київського національного університету імені Тараса Шевченка № 23 від 03.09.2007.

 

Завідувач кафедри (підпис) Я.М. Григорович

 

 

Головному інженерові

ЗАТ „Завод „Промарматура”

п. Петренку М.С.

начальника ремонтного цеху № 2

Савченка Дмитра Тимофійовича

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

13 вересня 2007 р. у другій зміні в ремонтному цеху № 2 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами. Причиною пожежі було коротке замикання, що сталося унаслідок грубого порушення правил техніки безпеки електриком Борковським Ю.А.

Вважаю за необхідне вжити суворих заходів дисциплінарного впливу до Борковського Ю.А.

 

14.09.2007 (підпис)

План роботи

науково-технічної ради Державного відкритого

акціонерного товариства „Шахта „Чайка”

на І квартал 2006 р.

 

№ пор. Дата проведення Зміст роботи Доповідач Відпові- дальний Відміт-ки
  10.01.06 Звіт за НДР „Дослідження можливостей граничного випарювання стоків, що утворюють накип, з кристалізацією і відділенням солей при використанні проміжного теплоносія”   інженер-технолог Миронов П.А. головний інженер Грач Ю.С.  
  12.02.06 Звіт за НДР „Дослідження складу шкідливих викидів при магнетизуючому випалюванні бурозалізнякових руд”   інженер-технолог Дудченко А.А. головний спеціаліст НІС Вознюк В.Р.  
  12.03.06 Звіт за НДР „Дослідження і розроблення технічних рішень щодо скорочення питомих енергетичних затрат при виробництві залізорудних окатишів”   енергетик Кирилов Ф.Я. начальник механічного цеху Бордун Н.М.  

 

Заступник директора з НДР (підпис) В.К. Нестеров

Секретар ради (підпис) О.С. Сартаков

 

Звіт – це документ, який містить інформацію про результати діяльності фізичної або юридичної особи за певний період часу, виконання дорученої роботи чи узагальнення зробленого.

Розрізняють такі групи звітів:

1. Статистичні (цифрові), які оформляють на трафаретних бланках від руки або машинописним способом.

2. Текстові, що укладаються на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу формату А4 за встановленою формою.

Залежно від характеру виконаної роботи звіти бувають прості й складні. Розрізняють також внутрішні ( оперативні) й зовнішні.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна (оперативна) звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

· гриф затвердження (праворуч) – для зовнішніх;

· штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішніх;

· назва виду документа (ЗВІТ);

· заголовок, який містить такі дані, як:

– про що звіт („про виробничу практику...”, „про роботу відділу…”);

– термін звітності (з 09.01.2008 по 09.02.2008, за І квартал 2008 р.);

– статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

– прізвище та ініціали укладача;

· текст;

· додаток (якщо є):

– службова (доповідна, пояснювальна) записка;

– довідкові матеріали;

– квитанції, проїзні документи, рахунки про витрачені кошти (для фінансової звітності);

· підпис автора документа;

· посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх);

· дата укладання;

· печатка (для зовнішніх).

Текст звіту складається зі:

а) вступу (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

б) основної частини (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

в) висновків (рекомендацій, критичних зауважень щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

Якщо звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, кожна з яких має свої заголовки. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка і підпис не ставляться.

Проект текстового звіту, як правило, готує секретар-референт.

Зразок:







Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2024 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.