Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації і не обов’язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт – цеофіційнийдокумент правової чинності, що підтверджує будь-які встановлені факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, а також приватних або службових осіб.

Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується наказом керівника установи чи іншим розпорядчим документом. Деякі акти складаються однією уповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі (ті, що містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів) та адміністративні (на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).

Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

Акти приймання-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи чи організації. Оскільки акт є документом суворої звітності, на його підставі порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Виклад і форма тексту акта чітко регламентовані. Текст акта складається з двох частин:

1) вступна, де вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також присутніх при його складанні, їх завдання;

2) констатуюча, в якій викладають суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки.

· повна назва установи, закладу, відомства, організації;

· гриф затвердження (посада, підпис, розшифрування підпису, дата) – праворуч;

· дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи);

· кількість примірників акта й місце їх зберігання;

· додатки до акта (кількість примірників і сторінок);

· підписи голови, членів комісії (обов’язково), присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

– підставу (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

– мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

Якщо акт укладено комісією, то замість слова,,Присутні” пишуть:,,Голова комісії”, потім –,,Члени комісії” з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови комісії, а далі за абеткою. Якщо були присутні свідки, то перелічують і їх.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який після ознайомлення зі змістом акта підписує його.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами (найчастіше його складають у трьох примірниках).

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. Акти оформляють на загальних чи трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

про приймання до експлуатації автоматичної стикозварювальної машини

Підстава: наказ директора товариства від 14.06.2007 за № 75-б.

Голова – начальник механоскладального цеху Загоруйко К.А.

Члени комісії: 1.Заступник начальника ремонтного цеху Пугач В.Р.

Присутні: 1. Інженер-конструктор Устинов О.Г.

У період із 10.06.2007 по 15.06.2007 комісія провела перевірку роботи автоматичної стикозварювальної машини з метою встановлення її фактичної продуктивності. Перевірка здійснювалась у п’ятьох режимах.

Виходячи із результатів проведеного обстеження відповідно до «Методичних вказівок щодо визначення основних техніко-економічних показників нової техніки», комісією встановлено:

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих осіб чи обставин діяльності підприємств, установ, організацій, закладів тощо.

Залежно від призначення розрізняють два види довідок: особисті та службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України керівник підприємства, установи, організації зобов’язаний видати на вимогу працівника довідку на підтвердження місця його роботи на підприємстві, в установі, організації із зазначенням посади (спеціальності), часу роботи, розміру заробітної плати й інших питань.

Службові довідки складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи і містять інформацію про дії та факти службового характеру. Такі документи повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства тощо.

Службові довідки можуть бути зовнішніми або внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником установи чи організації та завіряються печаткою.

Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, аналізуотриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше довідки оформляють на бланках організації чи підприємства, до яких вносять від руки індивідуальні відомості.

· назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних);

· повна назва організації, установи, що видає довідку;

· адресат – посада, назва установи, прізвище, ініціали (для службових);

· посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх);

· посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про кошти або матеріальні цінності);

· печатка (якщо довідку укладено не на бланку) – для зовнішніх.

– прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);

– статус, спеціальність, розряд, посада, звання тощо;

– розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (у разі потреби);

– назву установи, закладу, до яких подається довідка;

– посадовий оклад і місце, куди подається довідка (на прохання працівника).

Якщо в тексті вказано, куди буде пред’являтися видана довідка, адресата не зазначають. Вимагати від працівника дані про місце, куди буде подано довідку з місця роботи, не дозволяється. Якщо працівник не називає організації, куди він подаватиме довідку, це не є підставою для відмови у виданні довідки.

Текст довідки особистого характеру доцільно починати з прізвища, імені та по батькові у називному відмінку. Рекомендується уникати зворотів типу:,,…дійсно проживає…”,,,…дійсно навчається…”,,,…справді працює …”,,,…зараз навчається…”,,,цим повідомляється…”.

Григорчук Ольга Федорівна працює завідувачем відділу комплектації фондів. Її посадовий оклад складає 750 (сімсот п’ятдесят) грн. на місяць.

Оголошення – це документ, у якому міститься необхідна інформація організаційного чи рекламного характеру (повідомлення про час і зміст нарад, необхідність виконати якусь роботу, потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили тощо).

За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні – оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні – оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал.

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної та розмножувальної техніки дає необмежену можливість пошуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього документа.

1. Службові – підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм тощо.

2. Особисті – приватної особи чи групи осіб.

· назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада та прізвище особи, яка дає оголошення (за потреби).

Текст організаційного оголошення містить такі відомості:

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (чи кольором). Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

У приватних оголошеннях часто замість назви документа розміщують ключове слово чи словосполучення, які з погляду інформаційного пошуку несуть смислове навантаження і привертають увагу, наприклад:,,Продам”,,,Обміняю”,,,Робота за кордоном” тощо. Текст таких оголошень лаконічний. За стилем викладу змісту вони наближаються до реклами.

25 грудня 2007 р. об 11.00 у приміщенні Будинку культури відбудуться звітно-виборні збори членів КСГП „Альтаїр”.

1. Звіт голови правління про роботу КСГП „Альтаїр” за 2007 р.

3. Затвердження основних напрямків діяльності на 2008 р.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: