Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

У протоколах зазначають місце і дату проведення зборів, мету, склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події. Такі протоколи укладають офіційні компетентні особи (протокол санінспектора чи автоінспектора).

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, що засвідчує той чи інший факт. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії чи всі члени виборчої комісії.

За обсягом фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи:

1. Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:»), прізвища, ініціали доповідачів та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

2. Повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, а також заносять запитання доповідачам і конспективний запис виступів під час обговорення.

3. Стенографічні, у яких усі виступи, репліки, запитання й обговорення зафіксовано дослівно.

· назва виду документа („ПРОТОКОЛ”) – посередині;

· назва заходу, засідання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

· назва установи, організації, закладу чи структурного підрозділу, де відбувається захід;

· дата проведення засідання, заходу, зборів (ліворуч). Якщо засідання триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення;

· посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори (голова);

· посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол (секретар);

· кількісний склад учасників заходу. Порядок оформлення цього елементу протоколу такий:

– у протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом без зазначення посад), потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). Якщо їх кількість не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх присутніх (за абеткою);

– у протоколі розширених засідань, зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а укладений за абеткою реєстраційний список із прізвищами та ініціалами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: Присутні: 64 особи (список додається);

– у протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і кількість відсутніх. Наприклад:

На обліку в профспілковій організації – 193 члени, присутніх – 184, відсутніх – 9, із них 3 – у відрядженні, 4 – через хворобу, 2 – з невідомих причин;

· порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали доповідача);

· перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників;

· підписи керівників зборів, засідань, конференцій або нарад (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти „СЛУХАЛИ:”, „ВИСТУПИЛИ:”, „УХВАЛИЛИ:”. Ці слова подають із нового рядка великими літерами; після них ставлять двокрапку.

Перед словом „СЛУХАЛИ:” ставлять римську цифру І (чи ІІ) на позначення розділу (питання порядку денного).

Прізвище, ініціали, посаду чи статус доповідача пишуть із нового рядка в називному відмінку, після яких ставлять тире і викладають зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді стенографується або подається доповідачем, то зазначають „Текст доповіді додається”.

Нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного й стенографічного протоколу) і розділ „ВИСТУПИЛИ:” (без цифри перед ним), який оформляють аналогічно попередньому. Наприклад: Лапін Ю.В. зазначив, що необхідно поліпшити… (у формі 3-ої особи однини); У виступі зазначалося, що технічні можливості товариства… (у безособовій формі). Якщо виступаючих більше одного, то арабськими цифрами зазначають їх порядок.

У розділі „УХВАЛИЛИ:” повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, котрі нумерують арабськими цифрами з нового рядка. Оформляють цей розділ аналогічно попередньому.

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зборів, повинен бути стислим і лаконічним, але водночас містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Якщо на зборах і конференціях проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: у першому протоколі зазначають склад комісії, а в другому – результати таємного голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо. Результати голосування записуються так:

Присутні: заступник начальника дільниці Бондаренко Г.С., головний спеціаліст НІС ДПІ Ферзенко І.М., інженер-технолог Щукін І.Г., члени трудового колективу – 54 особи (реєстраційний список додається).

1. Проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

Ферзенко І.М. – інформація головного спеціаліста НІС ДПІ про проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

1. Провести до 22.10.2007 пусконалагоджувальні роботи при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

2) текст виступу головного спеціаліста Ферзенка І.М. на 3 с. в 1 пр.

Витяг із протоколу – це документ, що містить певну частину протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам на їхню вимогу чи надсилається підприємствам, установам, організаціям на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

· назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

· назва установи, організації, яка проводила збори, засідання, нараду;

· дата проведення зборів, засідання (переносять з оригіналу протоколу);

· місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

· номер питання, що розглядалося, і його суть (як сформульовано в протоколі);

· текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

· посада, прізвище та ініціали тих, хто підписував оригінал (без їх підпису);

· посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

засідання ради трудового колективу Жашківського хлібоприймального підприємства

Присутні: заступник директора Загородній М.Н., головний бухгалтер Привалова Л.Г., бухгалтер Степура П.Д., трудовий колектив підприємства.

3. Мостова О.О. – заява з клопотанням про надання матеріальної допомоги для оздоровлення її неповнолітніх дітей у 2007 році.

Надати інструкторові-приймальнику Мостовій Ользі Олександрівні матеріальну допомогу в розмірі 950 гривень.

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце, про виконання певної роботи, службового доручення, узятих на себе службових зобов’язань із висновками і пропозиціями.

· внутрішні (адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач);

· зовнішні ( адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

· місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх);

· адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку);

· адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку);

· позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників);

· підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх);

Текст доповідної записки може поділятися на такі частини:

а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації;

б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з’ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

Пропозиція – це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічнодоповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка – це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту, програми, пропозиції) чи причини якихось подій, фактів, дій або вчинків працівника.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1) записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа; викладає структуру, зміст, функціональне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

2) документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи. Текст цих пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють.

Пояснювальна записка укладається аналогічно доповідній.

Зразки доповідної і пояснювальної записок:

Кафедра обліку й аудиту Проректорові з наукової

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА роботи Донецького 04.09.2007 № 12 національного технічного університету

Прошу відрядити старшого викладача кафедри Іванченко Л.М. до м. Києва з 12 по 15 вересня 2007 року для участі у Всеукраїнській науково-практичній конференції „Актуальні питання вищої освіти в контексті Болонського процесу”.

Підстава: запрошення Київського національного університету імені Тараса Шевченка № 23 від 03.09.2007.

13 вересня 2007 р. у другій зміні в ремонтному цеху № 2 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами. Причиною пожежі було коротке замикання, що сталося унаслідок грубого порушення правил техніки безпеки електриком Борковським Ю.А.

Вважаю за необхідне вжити суворих заходів дисциплінарного впливу до Борковського Ю.А.

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: