Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів

Телеграма – це документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові.

За способом запису телеграми бувають звичайними та шифрованими (за допомогою знаків). Вони не є секретними і дають можливість скорочувати текст, особливо цифровий.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію і характеризується граничною стислістю та недвозначністю викладу. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Оформляється без абзаців, переносів і розділових знаків. Якщо розділові знаки впливають на зміну змісту телеграми, вони передаються словами або у вигляді умовних позначень (скорочень):

КРПК – крапка;

КМ – кома;

ЛПК – лапки;

НР – номер;

ДВК – двокрапка.

Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім заперечної частки не). Знаки + (плюс), – (мінус), % (відсоток), № (номер) передають словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Телеграфний зв’язок установ (підприємств) України із закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами.

Розрізняють такі види телеграм:

Приватні.

2. Службові:

– ініціативні;

– телеграми-відповіді.

Службові телеграми поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім із помітками „Звіт” та ін. До категорії термінових належать телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові телеграми з помітками „Термінова”, „Метео”, а також „Термінова телефонна розмова ”. Усі інші вважаються звичайними.

Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках: перший передають до відділення зв’язку, а другий (копію) підшивають до справи.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, у кінці – вихідний номер, після чого – найменування підприємства, посаду, прізвище особи, яка підписала телеграму.

Коли телеграму надсилає службова особа, котра перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт).

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять окремим рядком.

Реквізити:

· назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

· категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

· вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено, телеграма-схема, фототелеграма, телеграма-доручення та ін.);

· телеграфна адреса одержувача (повна або умовна);

· номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

· текст;

· вихідний номер телеграми;

· скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

· посада, прізвище особи, яка підписала телеграму (якщо потрібно).

Якщо телеграму оформляють на чистому аркуші паперу, тоді частину, яку не передають і за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

· поштова адреса й повне найменування підприємства, установи – відправника телеграми;

· підпис;

· дата підписання телеграми;

· відбиток печатки підприємства-відправника.

Зразок:

ТЕЛЕГРАМА

Відкрите акціонерне товариство «Консум»

вул Ватутіна 29

Полтава

Директорові

Відвантажуйте 25 вересня верстати станції Полтава-Південна потягом Нр 45

Головний інженер Д. Петренко

Проектно-будівельне підприємство

вул. Софіївська, 34

м. Київ, 44873

Підпис

Печатка

Телефонограма – це службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, передане адресатові телефоном. Це один із видів усної ділової кореспонденції.

Такий зв’язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Інформація, яку передають, фіксується в спеціальний журнал і містить, як правило, повідомлення вищих органів.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується. Правильність тексту перевіряють повторним читанням.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

а) відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

б) назвати вид документа;

в) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

г) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

ґ) записати назву посади, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання (приймання).

Секретар повинен ознайомити зі змістом телефонограми керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з її текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

Реквізити:

· назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

· індекс (вихідний номер);

· дата підписання;

· назва організації – відправника телефонограми;

· назва організації – одержувача;

· службова особа – одержувач телефонограми;

· посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму;

· час передавання (приймання);

· текст;

· прізвище, посада особи, що підписала документ.

Текст телефонограми (як і текст телеграми) повинен бути лаконічним, чітким, стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Зразок:

Телефонограма № 3 від 17 червня 2008 р.

Від кого: ВАТ «Полтавський турбомеханічний завод»

тел. 59-37-42

Кому: Павленку О.П.

ТОВ „Арсенал”

тел. 58-66-73

Передав: секретар Василенко О.М.

Прийняв: секретар Сергієнко О.Л.

год. 13 хв. 40

Відповідно до замовлення № 5/7 від 20.04.08 токарні верстати, які були замовлені Вами, відвантажені сьогодні на товарний склад ТОВ „Арсенал”.

Начальник відділу збуту Л.П. Рибников

Факс – це документ, що надходить до установ, підприємств і фірм за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера.

Факс є копією переданого документа. Факсом можуть передаватися будь-які документи, додатки до документів, таблиці, схеми тощо.

Реквізити:

· назва виду документа (ФАКС);

· дата (день, місяць, рік відправлення повідомлення);

· час;

· назва установи, яка передає факс;

· прізвище, посада особи, що підписала документ;

· назва організації, прізвище та ім’я службової особи – одержувача факсу;

· номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію;

· текст (оформляється без скорочень);

· кількість сторінок, включаючи першу сторінку.

Факси, які містять важливу інформацію та призначені для тривалого користування, слід скопіювати. Здебільшого їх використовують як засіб обміну інформацією між діловими партнерами, фірмами.

Зразок:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Джерела”

15 квітня 2008 р. № 02-04/138

Директорові заводу “Росинка”

Дідику І.П.

факс (064) 244-34-87

Про постачання турбогенераторів

Факс

Згідно з договором постачання № 4/24 від 2 березня 2008 р. просимо терміново відвантажити нам п’ять турбогенераторів (МФ – 165).

Наша адреса: вул. Грінченка, буд. 123

м. Київ-63, 04063

факс: (044) 212-44-38

Оплату гарантуємо.

Із повагою

Президент фірми (підпис) О.П. Корнієнко

При укладанні довідково-інформаційних документів уживають такі типові мовні звороти:

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. З’ясуйте, в яких випадках укладається акт. У чому полягає характерна особливість тексту акта?

2. Що таке довідка? На які основні групи поділяються довідки?

3. Які існують правила оформлення оголошення?

4. На які групи поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них даних?

5. Що таке службова записка? Які бувають службові записки за походженням?

6. Дайте характеристику службових листів. Укажіть на особливості їх укладання.

7. Яка структура службового листа? Які вимоги висуваються до тексту листа?

8. З’ясуйте, з якою метою укладається звіт. Які існують види звітів залежно від характеру виконаної роботи?

9. Розкрийте структуру тексту доповіді. Коротко схарактеризуйте її компоненти.

10. Що таке факс? Назвіть реквізити, з яких складається факс.

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Довідка – це:

а) зобов’язання на виконання певного замовлення;

б) встановлення факту належності до діяльності певної організації;

в) документ, що гарантує оплату чи надання чогось;

г) документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

2. В організаційних оголошеннях обов’язково вказується:

а) посада і прізвище особи, яка дає оголошення;

б) умови, переваги, пільги, оплата;

в) дата, час, місце та зміст події чи заходу;

г) адреса та способи проїзду.

3. Протоколом оформляється діяльність:

а) колегіальних органів;

б) посадових осіб;

в) громадян.

4. Витяг із протоколу повинен містити:

а) доказ та пояснення причин певних фактів, вчинків;

б) винесену ухвалу щодо питання, яке розглядалося;

в) звернення, дату і час заходу;

г) прохання або пропозицію автора.

5. До головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами належать:

а) службові записки;

б) телеграми, телефонограми, факси;

в) протоколи, витяги із протоколів;

г) службові листи.

6. До низки установ надсилають:

а) звичайні листи;

б) циркулярні;

в) колективні;

г) службові.

7. Гарантійний лист укладають з метою:

а) розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки;

б) обміну інформацією між установами, підприємствами;

в) доведення до виконавців нормативних матеріалів;

г) підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань.

8. Який документ встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів для їхнього подальшого виконання:

а) наказ;

б) акт;

в) план роботи;

г) звіт?

9. Доповідна записка призначена для:

а) звернення адміністрації до колективу;

б) публічного прочитання та обговорення;

в) подання певного розпорядження;

г) подання інформації про ситуацію, що склалася.

10. Телефонограма – це документ, що...:

а) надходить до підприємства, організації, установи за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера;

б) передається за допомогою телеграфного зв’язку і характеризується граничною стислістю та недвозначністю;

в) становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦІЯ З КАДРОВО-КОНТРАКТОВИХ ПИТАНЬ

МЕТА: розглянути особливості документації з кадрово-контрактових питань; визначити основні вимоги до укладання контрактів, трудових угод; ознайомитися з порядком оформлення особових листків, трудової книжки; схарактеризувати види заяв за ознаками класифікації документів; з’ясувати специфіку укладання автобіографії та резюме; розкрити структуру тексту характеристики.

ПЛАН

1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення.

2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка.

3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки.

4. Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання.

5. Характеристика: структура тексту, реквізити.

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – Вінниця: Нова Книга, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

5. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1993.

7. Потелло Н.Я., Скиртач Г.Є. Українське ділове мовлення і спілкування: Навч. посібник. – К.: МАУП, 2003.

8. Соколовська Ж.П., Власенко В.В., Щербачук Л.Ф. У ділове спілкування – державну мову. – К.: Грамота, 2004.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-е вид., доп. і випр. – К.: Довіра, 1999.

10. Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: