Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ)

Содержание

1. Терминология. 2

2. Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) 3

3. Организация деятельности службы ДОУ в организации.. 5

4. Современные требования к составлению и оформлению документов. 8

5. Составление и оформление отдельных видов документов. 19

6. Организация работы с документами.. 27

7. Регистрация документов в организации.. 32

8. Контроль исполнения документов. 33

9. Систематизация исполненных документов и организация их хранения. 36

10. Формирование дел. 39

Терминология

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Принятые сокращения

УС - унифицированная система

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации

ГОСТ – государственный стандарт

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Бланк документа

Состав порядок расположения реквизитов на бланке установлен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с ГОСТом 6.30-2003 указывается, что на бланках левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере.

ГОСТ 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

· общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Реквизит - это элемент официального документа. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на местном национальном языке, справа - на русском. В случае если количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже - на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже - на русском языке.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельно бланк для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается и является нарушением ГОСТа. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

· наименование вида документа;

· код формы документа по ОКУД.

Организация может также изготовить бланк должностного лица, в этом случае в бланк вносится дополнительный реквизит «Наименование должности», расположенный ниже реквизита «Наименование организации».

В соответствии с ГОСТом для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

· Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· наименование организации;

· наименование вида документа,

· код организации по ОКПО;

· место составления или издания документа.

Кроме того, в бланк вносятся ограничительные отметки (в виде уголков или других обозначений), необходимые для расположения реквизитов:

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· заголовок к тексту;

· Бланк письма может включать следующие реквизиты:

· Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации по ОКПО;

· код формы документа по ОКУД;

· ОГРН;

· ИНН/КПП;

· наименование организации;

· справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· адресат;

· заголовок к тексту;

Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.

Положение

Положения могут быть типовыми и индивидуальными (конкретные). Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Текст положения о структурном подразделении включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственности.

6. Взаимоотношения.

Положение обязательно проходит процедуру утверждения руководителем, содержит визы согласования заинтересованных лиц. Оформляется положение на общем бланке организации и содержит реквизиты

· наименование организации;

· вид документа ПОЛОЖЕНИЕ;

· дата документа;

· номер документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· гриф утверждения;

· визы согласования.

Основное назначение распорядительных документов - обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект не только от своей деятельности, но и деятельности организаций, входящих в его систему.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

· необходимость решения оперативных задач, стоящих перед органом управления

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжения, приказы, указания и т.д.).

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых правлением, собранием, советом, коллегией В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.

В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для его издания. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях....», «На основании...», «Во исполнение...», «В связи с…». Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов...», «Начальнику отдела кадров...» и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в распорядительных документах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.О). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).

В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Документирование деятельности коллегиальных органов. Одним из методов коллегиальной работы является проведение совещания. Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них проинформированы.

Решения коллегиальных органов, какими являются совещания, доводятся до исполнителей в виде постановлений, решений, приказов. По указанию руководителя контроль за ходом выполнения решения совещания, обычно возлагается на секретаря, который также сообщает о результатах совещания тем лица, которые на нем не присутствовали.

Датой протокола - является дата заседания или собрания, а не тот день, когда протокол был окончательно оформлен и подписан. Номером протокола - порядковый номер заседания, а заголовок к тексту включает в себя наименование коллегиального органа или конкретного совещания и отвечает на вопрос: заседание чего?

Вводная часть строится по следующей схеме:

Председатель - И.О. Фамилия.

Секретарь - И.О. Фамилия.

Присутствовали: (указывается состав присутствующих в порядке алфавита фамилий). Если присутствующих более 10 человек, то пишут: 10 человек (список прилагается). Список присутствующих составляется на отдельном листе и прикладывается к протоколу.

Повестку дня оформляют отдельной строкой и располагают обычно по центру листа ниже слова «присутствовали».

Повестка дня: (перечисляются рассматриваемые вопросы)

1. Рассматриваемый вопрос. Докладчик — должность, ФИО

2. ……………..

В зависимости от полноты освещения хода совещания основное содержание выступлений передается в сокращенном (резюмированном виде.) или записывается полностью (стенографическая запись). В соответствии с этим протоколы бывают: краткие и полные. Принятые решения фиксируются в виде формулировок.

Текст протокола строится по форме:

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. докладчика - Текст доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. выступавшего в прениях - Текст выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2.

2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ

Следует помнить, что нумеруется только слово «СЛУШАЛИ», по каждому вопросу, а слова «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», не нумеруются, так как включаются в смысловое содержание данного вопроса. Обсуждаемые вопросы формулируются в форме именительного падежа. В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, а также принятые решения. Например:

В полном протоколе приводятся тексты выступлений. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или диктофонной (магнитофонной) записи. Такие протоколы обычно ведут при защите диссертаций, на совещаниях Совета Федерации, Государственной Думы и других.

Подписывает протокол председатель и секретарь. На оформление протокола совещания отводят обычно 3-5 дней. По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений. Секретарь печатает протокол на компьютере и передает его по назначению.

Формирование дел

На основании номенклатуры дел происходит формирование документов в дела. В каждое дело группируются строго определенные документы.

Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности.

Основные принципы систематизации документов в дела следующие: вопросно-логический, хронологический, алфавитный и нумерационный.

При подшивке документов в дело необходимо проверять правильность их оформления. Неправильно оформленные документы должны возвращаться исполнителю на доработку.

Содержание

1. Терминология. 2

2. Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) 3

3. Организация деятельности службы ДОУ в организации.. 5

4. Современные требования к составлению и оформлению документов. 8

5. Составление и оформление отдельных видов документов. 19

6. Организация работы с документами.. 27

7. Регистрация документов в организации.. 32

8. Контроль исполнения документов. 33

9. Систематизация исполненных документов и организация их хранения. 36

10. Формирование дел. 39

Терминология

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Принятые сокращения

УС - унифицированная система

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации

ГОСТ – государственный стандарт

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ)

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;

2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Интеграция России на равноправной основе в мировую экономику при вступлении в ВТО будет возможна только при условии использования международных стандартов. Внедрение в организациях СМК, основанных на международных стандартах, приводит к повышению конкурентоспособности продукции (услуг), снижению рисков и повышению доверия со стороны потребителей, кредиторов и инвесторов. Когда говорят о "стандартах ИСО серии 9000", имеют в виду три международных стандарта:

Ø ISO 9000:2000 Quality management systems - Fundamentals and vocabulary;

Ø ISO 9001:2000 Quality management systems - Requirements;

Ø ISO 9004:2000 Quality management systems - Guidelines for performance improvements.

Эти стандарты были приняты в 2000 году Международной организацией по стандартизации (ИСО) для того, чтобы организации могли использовать их как основу при разработке собственных СМК1. Они содержат основные положения, требования и рекомендации по совершенствованию СМК. В 2001 году в России были введены в действие три аналогичных государственных (национальных) стандарта:

Ø ГОСТ Р ИСО 9000 - 2001 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 332-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.);

Ø ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 "Системы менеджмента качества. Требования" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 333-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.);

Ø ГОСТ Р ИСО 9004 - 2001 "Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности" (принят постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 334-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.).

Эти стандарты могут применяться в любых организациях независимо от вида деятельности, размера, формы собственности и т.д.

Требования к СМК выдвигаются для того, чтобы потребители и руководство были уверены в способности организации эффективно выпускать качественную продукцию (предоставлять услуги) в течение длительного времени. За это время могут меняться технологии, поставщики, сотрудники и т.д., но это не должно сказываться на качестве продукции (услуг).

Важной особенностью стандартов ИСО серии 9000 является то, что они предъявляют требования не к качеству продукции напрямую, а к системе управления организацией на основе установленных в этих стандартах критериев качества продукции (услуг).

Управление организацией включает менеджмент качества наряду с другими аспектами менеджмента. Стандарт ИСО 9000 содержит основные положения систем менеджмента качества и устанавливает единую терминологию для менеджмента качества. ИСО 9001 - это стандарт, устанавливающий требования, которым должна отвечать СМК, чтобы гарантировать постоянное соответствие продукции и услуг требованиям заказчиков и регулирующих органов.

ИСО 9004 - это стандарт-руководство, который дает рекомендации по постоянному улучшению СМК на благо всех сторон в целях стабильного обеспечения удовлетворенности потребителей.

ГОСТ Р ИСО 15487-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования».

Замечание!

В настоящее время ИСО 9001 - это единственный стандарт в семействе ИСО 9000, по которому можно проводить сертификацию.

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: