Раздел 2 Методика и практика исследования систем

Управления

Методические положения исследования систем управления (на примере целевой системы управления качеством)

Методические положения выполнения работ на подготовительной стадии исследования систем

Управления качеством

Подготовительная стадия исследования систем УК, которую, по существу, можно назвать предпроектной, среди всех других стадий создания подобных систем имеет наибольшую значимость. От нее практически во многом зависит результативность функционирования всей системы.

Применительно к системам УК, использующим принципы систем­ного управления, необходимо учесть многие их особенности, что тре­бует выработки соответствующих методических положений по про­ведению этой ответственной стадии их исследования и создания. Как показывает опыт, для большинства случаев основными на данной стадии являются этапы, связанные с проведением исследования и ана­лиза действующих на предприятии систем УК и разработкой ТЗ па создание проекта такого вида систем. Это наиболее трудоемкая часть работы как предпроектной стадии, так и всего процесса создания проекта. От глубины проведения исследования и анализа, обоснован­ности их выводов и правильности заложенных в ТЗ решений во мно­гом изначально зависит качество и эффективность всего исследова­тельского проекта прикладного характера.

Прежде чем приступить к исследованиям системы УК, целесооб­разно обосновать необходимость их проведения, что можно сделать на основе экспресс-метода (Приложение 1). В случае положительного решения последующие работы, как правило, включают несколько этапов:

1. Подготовка соответствующего проекта приказа. После подпи­сания директором приказ должен служить правовой основой прове­дения исследования и последующего создания или совершенствова­ния проекта системы УК на предприятии или в организации.

2. Координация работ, которую следует проводить через специ­ально создаваемую комплексную рабочую группу, состоящую из за­местителей директора, главных и ведущих специалистов предприя­тия. Целесообразно для организации и координации деятельности по проведению исследования по созданию системы УК образование штатного рабочего исполнительного органа. Такое подразделение следует подчинить лицу, осуществляющему общее руководство все­ми исследователъско-проектными работами в этой области (жела­тельно, чтобы это было первое лицо).

3. Обучение, повышение квалификации и подготовка персонала. В учебных планах и программах обязательно следует предусмотреть изучение стандартов и другой НМД и НТД, опыт их применения на предприятиях передовых отраслей при производстве конкурентоспо­собной продукции или услуг (далее по тексту пособия, как правило, будет употребляться слово «продукция»).

Знания, умения и навыки в этой области должны быть приобрете­ны всеми работниками предприятия — от руководителя до каждого рабочего. Следует всех убедить в том, что качество продукции и ее конкурентоспособность являются наиболее приоритетными перед другими результатами деятельности предприятия.

4. Выбор модели системы УК (целесообразно в соответствии с тре­бованиями международных стандартов ИСО, принятых в России в качестве национальных). При этом в первую очередь следует отби­рать конкретные виды продукции, для которых будут создаваться эти системы. Это исключительно важный вид работы рассматриваемого этапа подготовительной стадии исследования, который предвари­тельно требует проведения маркетинговых исследований, изучения требований потребителей и возможностей предприятия. По резуль­татам проведения исследовательских работ на подготовительной ста­дии избранную номенклатуру продукции следует уточнить. Оконча­тельный перечень продукции целесообразно согласовать с основны­ми потребителями-заказчиками, с которыми будут заключаться контракты. Далее, в зависимости от требований основных потреби­телей-заказчиков и специфики производства, для каждого вида про­дукции следует выбрать необходимую модель системы УК, отвечаю­щую положениям современных воззрений и в наибольшей мере удовлетворяющую потребителя-заказчика. Результаты выбора моде­лей следует оформить с потребителями-заказчиками контрактами или соглашениями, в которых нужно также указать их дополнительные требования к системам (при наличии таковых) или некоторые требо­вания исключить. Каждая из сторон должна четко и однозначно пред­ставлять взаимоприемлемые требования к системам каждого конк­ретного вида продукции.

5. Разработка программы исследования и анализ действующей на предприятии системы, содержание которой во многом определяется избранной моделью системы УК. Однако независимо от избранных моделей при составлении программы анализа должен быть исполь­зован системный подход. Это обусловливает необходимость форми­рования перед составлением программы прежде всего целей исследо­вания и анализа, которые определят ее содержание. В общем виде программа должна включать вопросы анализа политики в области качества каждого вида избранной продукции, а также соответствия ее реализации фактическим результатам деятельности предприятия в этой области.

В период начального перехода предприятия к использованию про­грессивных стандартов на системы УК (например международных стандартов ИСО) ключевым направлением всей программы должны стать вопросы сравнительного анализа действующих положений си­стемы с требованиями избранной модели системы. При этом в пер­вой части программы следует предусмотреть вопросы анализа срав­нительного соответствия элементов функционирующей на предприя­тии системы УК предъявляемым к ней требованиям. Целью анализа должны стать определение не только негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение действую­щей системы в соответствие с требованиями современных систем и потребителей.

Во второй части программы необходимо предусмотреть вопросы анализа сравнительного соответствия действующей системы требо­ваниям избранных моделей системы УК конкретных видов продук­ции.

Программа анализа должна включать и такие вопросы, как срав­нение качественных сторон элементов производственной системы (продукции, экономических результатов в области качества, произ­водственных функций, производственной структуры и др.); сравнение элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специ­альных функций управления качеством, оргструктуры. методов управления и др.). Состав и взаимосвязи элементов системы УК произ­водственной системы и их взаимосвязи представлены в Приложении 2.

Наряду с указанным в программе необходимо также отразить воп­росы анализа сложившегося передового опыта по созданию анало­гичных систем, преломляя ею для использования на последующих стадиях исследования. Вся программа анализа составляется специа­листами по УК, рассматривается комплексной рабочей группой и ут­верждается руководителем работ по проведению исследования систе­мы.

6. Подбор действующей НТД, НМД, другой документации и лите­ратуры по вопросам анализа и разработки ТЗ на систему УК, способ­ной помочь более полно и эффективно реализовать все этапы подго­товительной стадии. Это следует поручить лицам, выполняющим ра­боты на подготовительных этапах исследования систем, с привлечением специальных подразделений и служб информации.

7. Составление плана-графика работ по проведению исследования системы УК, являющегося одним из важнейших организационных документов подготовительной стадии, необходимо начинать с опре­деления перечня работ, а затем осуществлять их привязку к срокам и ответственным исполнителям. План-график должен быть утвержден директором предприятия.

8. Проведение исследования и анализа действующей на предприя­тии системы УК. Цепи анализа достигаются выполнением этой про­граммы, которая намечена. Для сокращения затрат на сбор данных, используемых при анализе, и получение более достоверных выводов и предложений можно ввести несколько измененный (относительно традиционного) порядок. Сущность такого изменения заключается в предварительном определении (на основе прогноза) гипотезы резуль­татов анализа, то есть до его проведения. В этом случае последова­тельность работ будет носить циклический характер и должна быть примерно следующей: определение гипотезы результатов анализа — определение необходимых показателей и данных для анализа — сбор данных — анализ данных — формулирование результатов анализа данных и сравнение их с гипотезой — принятие решения и корректи­ровка гипотезы о начале повторного цикла анализа или определение предложений по изменению анализируемой системы.

При проведении анализа целесообразно установить наиболее зна­чимые недостатки, которые заслуживают первоочередного внимания. Это может определяться различными показателями (количеством воз­никновения ошибок, дефектов, проблем, потерями и т.п.). Наиболее применяемым можно признать интегрированный показатель значи­мости (в процентах). Например, цели анализа достаточно эффектив­но достигаются с помощью известной типовой диаграммы Парето.

Очень важно для выработки предложений в процессе анализа ус­танавливать причины и следствия недостатков в действующей систе­ме УК. Для этого целесообразно шире использовать матрицы, фор­мы, номограммы и т.п. Например, при аналитическом сравнении по­ложений действующей системы УК с требованиями НТД и НМД (стандартов ИСО — ГОСТ Р и других прогрессивных методических документов), являющемся центральным а начальный период иссле­дования системы, эффективно применять матрицы соответствия. Та­кая матрица позволяет отразить одновременно информацию о нали­чии или отсутствии в действующей системе УК как элементов, пре­дусмотренных НТД, так и опенку соответствия имеющихся элементов требованиям стандартов и дополнений к ним со стороны потребите­лей-заказчиков. При этом важно отметить, что сравнительный ана­лиз необходимо осуществлять для каждого рассматриваемого вида продукции в отдельности.

На этапе анализа необходимо определить для каждого вида про­дукции управленческие функции как общего характера, так и специ­ального. При их формировании следует учитывать общие функции УК, стадии жизненного цикла конкретной продукции, состав подси­стемы УК и функций, рекомендуемых международными стандартами ИСО на системы качества.

По результатам анализа составляется отчет или аналитическая справка с указанием в них итогов сопоставления различных элемен­тов: оценки эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершен­ной системы УК; предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную систему УК, удовлетво­ряющую требованиям потребителей.

9. Разработка ТЗ на оргпроектирование системы УК каждого вида продукции. Исходным материалом для этого служат результаты ана­лиза системы. ТЗ устанавливает требования к разрабатываемым сис­темам и порядку их создания. В нем желательно предусмотреть сле­дующие разделы:

• основание для разработки проекта систем (указание распоряди­тельного документа или другого решения);

• цели разработки проекта систем (для каждого конкретного вида продукции формируются важнейшие аспекты политики в области качества и цели разработки проекта системы);

• результаты предпроектного анализа действующей на предприя­тии системы УК (даются краткая характеристика предприятия и основные результаты проведенного анализа. Отчет или аналитическая справка об анализе выносится в приложение к ТЗ);

• общие требования к построению системы УК (формулируются принципы, правила построения и требования к системе в целом, сис­теме общего УК, «продуктовым» системам УК с учетом дополнений со стороны потребителя);

• сроки разработки проекта систем (с указанием ответственных исполнителей-подразделений и сроков разработки проекта систем для каждого вида продукции и их очередности);

• требования (задания) к объектам проектирования систем (пере­числяются все необходимые конкретные разработки, изменения и до­полнения к действующей системе УК, в том числе целевые програм­мы «Качество» (или ЦНТЭПКП), обеспечивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления. По каждой форме представления — проектируемому документу — указывается дата начала и окончания работ и исполнитель. Требования (задания) целесообразно группировать обобщенно — сначала для построения проекта системы общего руководства качеством и совершенствова­ния элементов производственной системы, а затем для построения проектов системы УК каждого вида продукции. Общие для несколь­ких видов продукции требования можно совместить. К каждому за­данию, исходя из материалов анализа и имеющегося опыта у разра­ботчиков ТЗ. целесообразно давать предложения и рекомендации по их выполнению;

• источники финансирования (указываются источники финанси­рования работ по разработке и реализации проекта);

• состав, содержание и организация работ по внедрению проекта (включает перечень этапов и состав работ и мероприятий по подго­товке и внедрению проекта, сроков их выполнения, исполнителей, форм их завершения);

• технико-экономическое обоснование проекта (определяется ве­личина экономического эффекта по условиям использования каждо­го вида продукции за установленный расчетный период времени на основе стоимостных опенок позитивных результатов и затрат на раз­работку и внедрение проекта);

• порядок приемки систем УК (включает информацию о порядке приемо-сдаточных работ, предъявления потребителям, сертификации систем и т.п.);

• нормативно-технические и методические источники проектиро­вания (определяются и перечисляются НТД и НМД и другая доку­ментация, справочные и авторитетные литературные источники, ко­торые могут быть использованы для разработки проекта. В этом же перечне могут указываться проекты-аналоги подобных систем, типо­вые проекты, монографии и т.п.);

• перспектива продолжения работ (излагаются направления совер­шенствования систем);

• приложения (перечень подразделений и должностных лиц, согла­совывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.).

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: