Разработка целей организации

Основными компонентами стратегического планирования выступают цели, указания для принятия решений и основные этапы процесса планирования. Первым и, вероятно, главным плановым решением является выбор целей для организации — ее миссии и конкретных мер, обеспечивающих ее выполнение.

Современное общество — организованное общество. Идея организации появилась у людей из понимания факта, что чело­век в одиночку не способен удовлетворить все свои потребности и желания. Само появление организаций связывается с наличи­ем у людей общих целей, что превращает управление организа­цией в целенаправленную деятельность. Если нет целей в орга­низации, то и нет управления ею.

Люди определяют цель с чем-то, увязанным во времени и измеряемом в смысле состояния. Отсюда, цель представляет собой описание будущего состояния объекта управления, в нашем случае, — организации.

Содержание цели включает объективный и субъективный аспекты¹. С одной стороны, цели отражают требования объек­тивных законов жизни человека и общества (закон экономии времени, закон стоимости и тому подобное), с другой стороны - цели являются продуктом сознания и формулируются людьми, отражая их интересы.

Цель — один из элементов поведения и сознательной дея­тельности человека, характеризуемый предвосхищением в мыш­лении результата деятельности и пути его реализации с помо­щью определенных средств. Цель выступает как способ интегра­ции различных действий человека, а для организации - дейст­вий различных людей, в некоторую упорядоченность или систе­му. Цель — исходный пункт, определяющий отношения между субъектом и объектом управления.

Цель выступает как идеальное описание результата деятель­ности, а сама деятельность - как процесс достижения цели. Пе­реход от цели к результату не является непосредственным. Не сформулированные человеком цели как таковые приводят к конкретному результату, а процесс их достижения с помощью определенных материальных средств.

Средства достижения цели - это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации — ее струк­тура и процессы), включенные в систему целенаправленной дея­тельности и обеспечивающие получение определенного резуль­тата. Взаимоотношения цели и средства носят характер двусто­ронней предопределенности. Аристотель говорил, что «не цель бывает предметом решения, а средства к цели».

В управленческой практике очень важно отделять цель от средства. Обычно в организации то, что является целью объекта управления (нижестоящего подразделения), для субъекта - средство достижения его цели.

Миссией обычно называют очень большую цель, вызываю­щую у членов организации состояние устремленности к чему-то. Формулирование миссии — есть ни что иное, как ответ на во­прос: почему организация (или человек) делает то, что она (или он) делает? Однако это нечто большее, чем определение роли организации. Миссия - есть удовлетворение членов общества, их потребностей в том или ином товаре или услуге. Если нет потребителя или потребители более не нуждаются в продукте или ус­луге компании, она вскоре перестает существовать. Компания, те­ряющая видение миссии, рискует потерять своих потребителей. Миссия информирует членов организации, что ожидает общество от организации и что организация ожидает от своих членов.

На основе миссии формулируются долгосрочные (более 1 года) цели организации или качественные результаты, которые не будут достигнуты и за пределами планового периода, но к которым организация собирается приблизиться в рамках этого периода. Эти цели указывают на то, что организация хочет по­лучить и чего достичь в будущем.

В рассматриваемом контексте стратегия - это способ или средство достижения долгосрочных целей. Стратегия отвечает на вопрос о том, какие у организации есть альтернативные вариан­ты использования имеющихся ресурсов и возможностей для достижения поставленных целей.

Краткосрочные цели (обычно в пределах 1 года), задания или задачи, представляют собой результаты, которые предпола­гается получить в пределах планового периода. Они являются этапами, из которых складываются долгосрочные цели и формули­руют задачи, которые конкретно надо решить в плановый период?

Заключительным в данной цепочке является термин «поли­тика». Политика также как и стратегия, относится к категории средств достижения краткосрочных целей или поставленных за­дач. Политика включает правила и процедуры, устанавливаемые в организации для поддержания усилий ее членов по достиже­нию плановых целей. Политика создает каркас для принятия решений в рутинных ситуациях, определяет, каким образом должны выполняться задачи.

Взаимосвязь понятий «миссия - цель - стратегия - задача - политика» представлена на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Взаимосвязь понятий «миссия», «цель», «стратегия», «задача», «политика»

Цели индивида — это единственные цели, которые сущест­вуют в объективном мире, так как они строятся на его неудовле­творенных потребностях. Все остальные цели являются органи­зационной или общественной трансформацией целей индивида. Такое преобразование целей индивида в цели организации и цели общества возможно потому, что по цепочке «индивид — организация - общество» протекает процесс приспособления индивидуальных целей в качестве мотивирующей силы.

В рамках организации происходит обмен личной независи­мости на достижение цели. Участие в деятельности организации с тем, чтобы использовать ее цели в собственных интересах, яв­ляется важным мотивом. Люди отличаются тем, что способны оценивать свои позиции относительно других позиций и другие цели (группы, организации) как свои собственные.

Придя в организацию и ассоциировав себя с чем-то боль­шим и восприняв в себя это большее, люди начинают вести се­бя так, чтобы их действия могли быть лучше поняты, как если бы они были мотивированы их вкладом в решение более круп­ных и масштабных проблем, конечно, с сохранением их мини­мального индивидуального интереса. Здесь важно то, что люди прикладывают свои усилия для достижения других целей, кото­рые прямо с ними не связаны, т.е. ими начинает двигать не только эгоистический интерес. И то, что, что люди ассоциируют себя с другими целями и работают в направлении достижения более широких целей по сравнению с целями своего узкого интереса, это в природе че­ловеческого поведения.

Выбор между индивидуальной и организационной целью играет очень важную роль при анализе управления организаци­ей. Организация становится ареной, где люди пытаются удовле­творить свои потребности в успехе, в средствах существования. С этой точки зрения эффективность — не то, как успешно дос­тигнуты цели организации, а то, как члены организации достиг­ли свои личные цели внутри организации.

Цели организации — это цели, общие для всех ее членов. Цели успешных организаций обычно согласуются с целями, ко­торые имеют значение для общества. Максимизация прибыли — главная цель деловой организации, достижение которой означа­ет, что организация получает максимум от рынка, а это, в свою очередь, позволяет компании больше платить своим работни­кам, требуя от них взамен соответствующей отдачи.

Цели выполняют ряд практических и полезных функций, помогая управлению организаций и пониманию того, зачем суще­ствует организация и почему люди в ней поступают так, а не иначе.

Цели оправдывают существование организации, законность организации как для работающих в ней людей, так и для обще­ства. Через цели люди определяют - подходит им данная орга­низация или нет. Цели не только привлекают людей в организа­цию, но и ограничивают деятельность членов организации, ре­гулируют их поведение. Такая цель рабочей группы, как повы­шение качества, требует соблюдения технологической дисцип­лины, определенного отношения к работе. Цели определяют природу организации для ее членов и, тем самым, заставляют их брать на себя соответствующие обязательства. Так, работа в угольной шахте подвергает человека определенному риску. Цели являются главным мотиватором, направляют поведение людей, удовлетворяя их потребности. Так, выход предприятия на лиди­рующие позиции в отрасли удовлетворяет и материальные (мак­симальная прибыль), и моральные (гордость за организацию) потребности работников. Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация преследует в своей деятель­ности. Имея цель обойти конкурентов, члены организации по­лучают четкое представление о том, за какие действия они будут вознаграждены. Цели помогают организации приспосабливаться к окружающей действительности. По целям можно ориентиро­ваться в движении, сравнивать себя с другими, определять соответствие требованиям. Цели являются стандартом для оценки работы членов организации. Выполнение плана на высоком ка­чественном уровне обычно связывается с получением вознагра­ждения. Цели обеспечивают основу для конструирования орга­низации. Цель укрепить позицию компании на рынке ведет организацию к созданию нового подразделения (например, НИОКР, маркетинг и т.п.).

Различают три типа организационных целей; официальные, оперативные, операционные. Официальные цели определяют об­щее назначение организации. Они абстрактны, идеалистичны и описываются в качественных терминах, оправдывая существова­ние организации перед обществом. Однако по этим целям труд­но определить, чем на самом деле занимается организация. Оперативные цели исходят из действительной политики и ука­зывают, что организация на самом деле пытается делать. Они имеют внутреннюю направленность, важны для членов органи­зации. Операционные цели еще более специфичны и более из­меряемы, чем оперативные. Они направляют поведение и по ним дают оценку работе; они разрабатываются до деталей и вы­ражаются в количественных терминах.

Знание различий между этими тремя типами целей дает цен­ную информацию для понимания логики управления организацией.

Цели становятся инструментом управления, когда они опре­делены и сформулированы, известны работникам и приняты ими к исполнению. Формулирование целей — процесс весьма сложный, к нему предъявляются определенные требования.

Важная характеристика цели - ее достижимость и реали­стичность. Недостижимые, нереалистичные цели не мотивиру­ют исполнителей, могут отбить желание что-либо делать для их достижения. Слабой мотивацией обладают и легко достижимые цели.

Цели должны быть понятны для исполнителя и недвусмыс­ленно сформулированы. Те, от кого ожидается их выполнение, должны четко знать, чего от них ждут. Понятная цель обеспечи­вает видение и того, что обеспечивает ее выполнение.

С одной стороны, цель должна быть описана максимально в качественных терминах (лучше, совершеннее, эффективнее, гибче и т.п.), а с другой — иметь требуемое количественное оформление. Цель должна быть измерима. Чтобы управлять, нужно уметь измерять. Неизмеримость цели не позволяет исполнителю определить степень прогресса на пути к ее достижению.

Кроме того, цель должна иметь сроки исполнения, цель без срока будет все время возвращать исполнителя к начальной точ­ке действий. При этом она должна мотивировать действия исполнителя в правильном направлении и вести к удовлетворению главного требования потребителя.

Цель должна быть формулируема и формализуема. Это уси­ливает ее воздействие и повышает обязательства по отношению к ней. Только устная постановка цели не оставляет следов и лег­ко забывается.

Цели индивидов, групп и организации в целом должны быть совместимы. Это помогает избежать конфликтов между людьми и подразделениями. Неприемлемость цели ведет к ее невыполнению, волоките, возмущению.

Эффективные цели должны быть возможными для проверки и корректировки. Этого требуют постоянно меняющиеся внеш­ние факторы и обстоятельства. Знание того, что цель является предметом изменения в свете новых реальностей, помогает лю­дям преодолевать нежелание установить их и посвятить себя их выполнению.

Эффективность цели во многом определяется наличием системы обратной связи. Своевременное и полное информиро­вание людей о ходе ее выполнения помогает держать цель в ви­ду, в поле зрения.

Цели необходимо связывать с системой вознаграждения. Они должны быть ценимы. Знание того, что цель будет стоить для работника, помогает поддерживать ее эффективность.

Процесс установления индивидуальных целей в организа­ции начинается с диалога между работником и его непосредст­венным начальником, в котором они совместно планируют цели работника и определяют степень продвижения на пути их дос­тижения. Этот процесс включает следующие шаги.

Работник составляет описание работ, подлежащих выпол­нению, с указанием доли рабочего времени, расходуемого на то или иное действие или операцию. Первый вариант документа рассматривается работником вместе с его руководителем с це­лью достижения общего понимания. Затем работник определяет проект целей, основанных на согласованном описании работ. Желательно, чтобы цели отражали, чего он собирается достиг­нуть по каждой работе в рамках полугодового периода.

Подготовленные работником цели опять рассматриваются с его непосредственным начальником и они вместе разрабатывают план их осуществления.

По истечении шести месяцев оба смотрят, что конкретно достигнуто и определяют цели на последующие шесть месяцев.

При установлении целей в группе, ее участники должны знать суть проблемы, элементы процесса, трудности в его реализации и необходимость принятия на себя определенных обяза­тельств. При этом, группа должна быть вовлечена в процесс обучения данной процедуре. Каждый член группы должен прой­ти вышеописанные шаги, имея предварительную беседу с руко­водителем до составления окончательного варианта своих индивидуальных целей.

Затем группа, собравшись вместе, должна обсудить, как ее участники, включая руководителя, делали это упражнение, ка­кие трудности им встречались при составлении описания работ, что было положено ими в основу и как можно улучшить работу по составлению этого описания. Данная методика эффективна, когда обсуждение в группе строится не вокруг вопроса «что де­лать?» (это прерогатива руководителя), а «как делать свою рабо­ту лучше?».

И когда ответ на указанный вопрос ясен, группа повторяет описанные процедуры, но уже в отношении установления целей. Только после этого участники группы, если они тоже имеют подчиненных, инициируют аналогичный процесс на нижних этажах организационной иерархии и проходят со своими подчи­ненными все циклы. Этот процесс есть часть метода «управле­ния по целям».

Процесс установления организационных целей начинается с того, что руководство организации устанавливает цели по ос­новным показателям ее работы. • На нижних уровнях иерархии цели устанавливаются независимо, но с учетом того, что уже было предложено сверху. Затем цели нижних уровней передают­ся наверх, где выявляются различия между целями организации и целями ее частей. Анализ их несовместимости возвращается вниз и подразделения ищут пути устранения различий. Затем уточненные данные поступают наверх и на их основе формули­руются окончательные цели организации.

Процесс установления организационных целей может быть существенно обогащен если:

• данный процесс будет результатом сотрудничества, когда каждое подразделение может определенным образом влиять на формулирование целей организации;

• информация свободно циркулирует по организации и подразделения могут участвовать в формулировании цели орга­низации (система открытой коммуникации — открытость сверху).

• каждый член организации становится собственником процесса своей работы, что вырабатывает в нем чувство хозяина при разработке целей организации и предоставлении всей полноты информации руководству для принятия решения (система открытой коммуникации - открытость снизу).

• принимаемые напряженные планы выполняются. При этом не должно быть ситуации, когда от работников требуется выполнить чьи-то напряженные планы без наличия возможно­сти влиять на формулирование целей.

Общие цели организации часто являются результатом по­стоянного процесса переговоров между ее частями (подразделе­ниями) для достижения договоренности. Договаривающиеся в организации стороны имеют свои интересы и поиск компромисса позволяет им найти общую основу и устранить разногласия.

Согласование целей по горизонтали — это достижение дого­воренности по организационным целям между подразделениями функциональной, технологической или производственной це­почки. Задача руководителя предприятия при этом состоит в интеграции подцелей этих подразделений в общую цель, что может быть достигнуто тремя путями:

• авторитарно установить место и роль каждого из указан­ных подразделений в общей цели, полагаясь на такую черту данного процесса, как желание каждого из подразделений не нарушать стабильность своей работы в противовес проведению в ней существенных изменений;

• использовать эффективные механизмы горизонтальных связей (сквозные проекты, целевые группы, комитеты, советы и т.п.), где представители различных подразделений будут органи­зационно связаны одной целью;

• методом «переключения внимания» направить ресурсы и внимание руководства на те участки работы, которые сегодня являются наиболее важными для организации в рамках всей производственной цепочки.

Согласование целей по вертикали включает достижение договоренности по целям организации между тремя уровнями:

ее руководителем или собственником, институтами общества (центральная и местная власть, профессиональные общества и т.п.) и работниками, нередко представленными их союзами.

Цели общества достаточно широки и разнообразны. Обще­ство представлено группами с разными социальными интереса­ми, оказывающими давление на организацию. Борьба между центральной и местной, законодательной и исполнительной властями за право влиять на цели предприятия идет постоянно.

Цели владельцев или руководителей предприятий, несмотря на их различное отношение к собственности, чаще всего имеют финансовую природу, так как позволяют использовать такой универсальный показатель, как прибыль для определения своего положения в обществе.

Цели членов организации отличаются от интересов выше рассмотренных групп. Например, работника экологически вред­ного предприятия охрана окружающей среды (цель общества) интересует меньше, чем желание сохранить свое рабочее место. Не привлекает его рост прибыли (цель руководства), достигну­тый за счет сокращения фонда оплаты труда.

В отношении общества разрешение указанных противоре­чий осуществляется организацией и ее руководством путем лоб­бирования властных структур и спонсорской деятельности в обществе, а в отношении работников - путем заключения кол­лективного договора при посредничестве профсоюзов или, при отсутствии последних, путем выдачи гарантий по условиям оп­латы труда.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: