Передача результатов запроса в другие приложения

В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access в Microsoft Word:

ü При работе с Microsoft Word версии 7.0/95 или более поздней можно с помощью Мастера по созданию составных документов Microsoft Word создавать документы Word, связанные с данными Microsoft Access. После установления связи документ может быть в любое время открыт в Microsoft Word и использован для печати стандартных писем или почтовых наклеек, в которых используются текущие данные из Microsoft Access;

ü При работе с любой версией Microsoft Word допускается экспорт данных из Microsoft Access в файл данных составного документа, который применяется при создании составных документов Word;

ü Допускается сохранение данных в файле формата RTF. При этом сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Файл RTF может быть открыт в Microsoft Word, в других текстовых процессорах на платформе Windows или в издательских программах;

ü Допускается сохранение объекта в режиме Таблицы, Формы или Отчета в файле формата RTF с автоматической загрузкой его в Microsoft Word. При этом Microsoft Word открывается и отображается окно с экспортированным документом.

Чтобы создать составной документ Microsoft Word с помощью мастера, необходимо:

1. В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса, выбрать в меню Сервис (Tools) команду Связи с Office (Office Links) и подкоманду Слияние с MS Word (Merge It with MS Word);

2. В окне Слияние с документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) установить один из двух переключателей: Установить связь с готовым документом Microsoft Word (Link your data with existing MS Word document) или Создать новый документ и установить связь с ним (Create new document and then link data to it), а затем нажать кнопку OK (рис. 3.28);

3. В первом случае необходимо выбрать требуемый файл в окне открытия файла и нажать кнопку Открыть (Open).

Откроется пустой документ Word, и отобразится панель инструментов Слияние (Mail Merge). Чтобы вставить в документ нужные поля, используйте кнопку Добавить поле слияния (Insert Merge Field) на этой панели.

Для того чтобы осуществить экспорт запроса в файл данных составного документа Microsoft Word, необходимо:

1. В окне базы данных выбрать имя экспортируемого запроса, а затем выполнить команду Экспорт (Export) из меню Файл (File);

2. В окне Экспорт объекта (Export Object) выбрать тип файла Слияние с MS Word (Microsoft Word Merge) в поле Тип файла (File Type), а в поле Имя файла (File name) ввести имя файла и нажать кнопку Экпорт (Export).

Microsoft Access автоматически создает файл данных, содержащий имена полей и все данные из таблицы. Пример такого файла, полученного путем экспорта запроса "Список имеющихся товаров", приведен на рис. 3.29.

Чтобы сохранить запрос в файле формата RTF, необходимо:

1. В окне базы данных выбрать имя сохраняемого запроса. Для того чтобы сохранить выделенный фрагмент объекта в режиме таблицы, открыть запрос и выделить требуемую часть;

2. Выполнить команду Экспорт (Export) из меню Файл (File);

3. В поле Тип файла окна Экспорт объекта (Export Object) выбрать тип файла Формат RTF (Rich Text Format), а в поле Имя файла (File name) ввести имя файла и нажать кнопку Экспорт (Export).

Файл в формате RTF, открытый в редакторе Word для запроса "Список имеющихся товаров", приведен на рис. 3.30.

Рис. 3.29. Текстовый файл, полученный путем экспорта запроса

Рис. 3.30. Файл формата RTF, полученный путем экспорта запроса

Если необходимо экспортировать запрос в документ Word и сразу увидеть результат операции экспорта, используйте команду меню

Сервис, Связи с Office, Публикация в MS Word (Tools, Office Links, Publish It With MS Word). При этом результирующие записи запроса сохраняются в файле формата RTF в папке, в которую установлен Microsoft Access. Word загружается автоматически, и в нем открывается сохраненный файл.

Чтобы проанализировать данные запроса в Microsoft Excel, используйте команду меню Сервис, Связи с Office, Анализ в MS Excel (Tools, Office Links, Analize It With MS Excel). Результаты выбранного запроса при этом будут сохранены в файле Microsoft Excel в папке, в которую установлен Microsoft Access. Microsoft Excel запускается автоматически и открывает этот файл. Пример пересылки данных из запроса MS Access в MS Excel приведен на рис. 3.31.

Запрос можно преобразовать в любой из форматов, в который экспортируются данные из таблиц Access, и присоединить к сообщению электронной почты.

1. В окне базы данных выбрать требуемый запрос или, открыв его в режиме Таблицы, выделить нужну

ю часть данных.

2. Выбрать в меню Файл (File) команду Отправить (Send To).

3. В диалоговом окне Отправка по почте (Send) (рис. 3.32 выбрать формат присоединяемого файла и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.32. Диалоговое окно Отправка по почте

Microsoft Access открывает новое почтовое сообщение и присоединяет к нему объект в указанном формате (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Сообщение Outlook с присоединенным файлом в

формате RTF

Результаты запроса можно не только посмотреть на экране, но и напечатать. Сделать это можно несколькими способами:

1. Открыть запрос в режиме Таблицы и нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов. При этом таблица выводится на принтер, установленный по умолчанию, и используются параметры печати, заданные по умолчанию;

2. Открыть запрос в режиме Таблицы и выполнить команду Файл, Печать (File, Print). В этом случае перед печатью таблицы на экран выводится стандартное окно Печать (Print) (рис. 3.34), в котором можно изменить параметры печати, заданные по умолчанию. Например, можно выделить в результирующей таблице только некоторые записи, а затем в диалоговом окне Печать (Print) установить переключатель выделенные записи (Selected Record(s)). Тогда будут напечатаны только выделенные записи.

Можно напечатать результат запроса и прямо из окна базы данных, не открывая его. Для этого необходимо:

1. Выделить требуемый запрос в списке запросов окна базы данных;

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по названию запроса;

3. Выбрать из контекстного меню команду Печать (Print).

Настоящая инструкция разработана для работников занятых эксплуатацией ПЭВМ (операторов) работа, которая связана с приёмом и вводом инструкции, наблюдением и корректировкой решаемых задач по готовым программам; программистов занятых разработкой, проверкой и отладкой программ; инженеров и техников ЭВМ, выполняющих профилактику документации; пользователей ПЭВМ совмещающих работу оператора с основной работой и занятыми работой с ПЭВМ менее половины своего рабочего времени.

Работа операторов ПЭВМ относится к категории работ связанных с опасными и вредными устройствами труда. В процессе труда на оператора оказывают действие следующие опасные и вредные производительные факторы:

ü повешенный уровень электромагнитного излучения;

ü повышенный уровень рентгеновского излучения;

ü повышенный уровень ультрафиолетового излучения;

ü повешенный уровень инфракрасного излучения;

ü повышенный уровень статического электричества;

ü повышенный уровень заселённости воздуха рабочей зоны;

ü пониженное содержание отрицательных аэрофонов в воздухе рабочей зоны;

ü пониженная или повышенная влажность воздуха рабочей зоны;

ü пониженная или повышенная подвижность воздуха рабочей зоны;

ü повышенный или пониженный уровень освещенности;

ü неравномерность распределения яркости в поле зрения;

ü повышенная яркость светового изображения;

ü повышенный уровень пульсации светового потока;

ü повышенной значение направление в электрической цепи, замыкание которой можно произойти через тело человека.

ü повышенное содержание в воздухе рабочей зоны двуокиси углерода аммиака, фенола, формальдегида и полихлорированных дифенилов;

ü большой объём информации обрабатываемой в единицу времени;

ü нерациональная организация рабочего места.

ü повышенное содержание в рабочей зоне микроорганизмов.

К работам оператором, программистом, инженером и техником ПЭВМ, а также пользователем допускаются:

ü прошедшие обязательное при приёме на работу и ежегодное медицинское освидетельствование на предмет пригодности для работы на ПЭВМ;

ü прошедшие вводный инструктаж по охране труда;

прохождение обучение безопасным приёмам труда по программе утверждённой руководителем предприятия, в том числе по электробезопасности с присвоением 1 квалификационной группы;

ü прошедшие курсы обучения принципами работы с вычислительной техникой, специальное обучение по работе с ПК с использованием конкретного программного обеспечения (ПО);

ü инструктаж по охране труда на конкретном рабочем месте.

Женщины со времени установления беременности и в период кормления ребёнка грудью к выполнению всех видов работы связанных с ПЭВМ не допускаются.

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: