Основные элементы Microsoft Project

Все инструменты сетевого планирования и управления проектами можно рассматривать как средства информационной поддержки принятия управленческих решений. Следовательно, для эффективного использования этого инструмента необходимо достаточно четко представлять себе цели планирования конкретного проекта.

Применение MS Project на стадии планирования поможет руководителю ответить на следующие вопросы:

· Насколько вообще реально воплощение в жизнь данного проекта?

· Какие конкретно работы необходимо выполнить для достижения целей проекта?

· Какой состав исполнителей, соисполнителей и какие виды материальных ресурсов потребуются для реализации проекта?

· Какова стоимость проекта и как наиболее выгодно распределить во времени финансовые затраты на реализацию проекта?

· Кто должен отвечать за те или иные виды работ?

· Насколько велик риск и каков возможный ущерб при завершении проекта на той или иной стадии?

Для ответа на первый вопрос требуется провести полный анализ проекта по методу критического пути с использованием ресурсного планирования, однако без излишней детализации. В этом отношении большую помощь могут оказать шаблоны, входящие в состав стандартной конфигурации MS Project. Каждый из шаблонов относится к определенной сфере и может считаться своеобразным стандартом соответствующего плана проекта. Внеся в него необходимые коррективы в соответствии с особенностями конкретного проекта, можно получить вполне реалистичную оценку возможного развития событий и требуемых затрат.

Практически все элементы интерфейса основного окна (панели инструментов, меню, раскрывающиеся списки) являются общими для всех окон проектов. Однако действие элементов управления распространяется лишь на то окно, которое в данный момент является активным.

Необходимо также отметить, что в MS Project имеются встроенные средства обеспечения безопасности данных, а именно:

· можно защитить паролем файл проекта (.mpp) как на открытие, так и на внесение изменений (запись);

· можно предусмотреть необходимость автоматического создания резервной копии любого сохраняемого файла.

Рабочая область MS Project состоит из панели представлений и одного из представлений проектных данных.

Представление – это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы.

Даже небольшой проект может содержать около сотни различных параметров: наименования задач, даты начала и завершения задач и проекта в целом, данные о количестве и распределении ресурсов по задачам проекта и т. д. Причем одни параметры удобнее просматривать в числовой или текстовой форме, другие – в графической.

Поэтому в представлении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование.

По умолчанию для отображения параметров нового проекта используется представление, которое называется Диаграмма Гантта.

Таблицы в MS Project предназначены для отображения и редактирования числовых и текстовых данных проекта. Таблицы входят в состав многих стандартных представлений MS Project и используются либо самостоятельно, либо в сочетании с графическими подокнами. Во втором случае изменение данных в таблице приведет к автоматической корректировке графических данных, и наоборот – изменение графических данных приведет к изменению данных в таблице.

MS Project предлагают на выбор около двух десятков стандартных таблиц, полученных на основе листа задач, и еще десять таблиц, созданных на основе листа ресурсов.

В MS Project можно практически любую таблицу дополнить или заменить соответствующим графиком.

Для отображения параметров задач используются два основных типа графиков: Диаграмма Гантта и Сетевой график.

Для отображения параметров ресурсов предусмотрен график ресурсов, который имеет десять различных форматов, соответствующих различным аспектам планирования и анализа ресурсов:

Частным случаем графика можно считать представление, которое называется Календарь. Оно позволяет отобразить на своеобразном электронном календаре временные характеристики задач и использование ресурсов.

Это представление не является столь же эффективным, как другие, однако и у него есть свои преимущества. Например, двойным щелчком мыши на определенной календарной дате можно получить исчерпывающие сведения о задачах, которые должны выполняться в этот день.

Консультант – это набор мастеров, каждый из которых предназначен для выполнения определенного этапа создания проекта. Имеется также специальный мастер, способный помочь в отслеживании проекта.

Всего в состав Консультанта включено почти 40 мастеров, сгруппированных в четыре «бригады»:

Для того чтобы вызвать нужного мастера, требуется щелкнуть одну из перечисленных выше кнопок Консультанта и в открывшемся меню выбрать подходящий пункт.

При работе с MS Project используются следующие основные понятия и термины:

· Задача – одно из мероприятий, направленных на достижение цели проекта; основными параметрами задачи являются даты начала и завершения, длительность, трудоемкость, а также виды и количество ресурсов, необходимых для ее выполнения. Каждая задача в пределах проекта должна иметь уникальное имя.

· Отрезок – графическое представление задачи на Диаграмме Гант-та. Длина отрезка соответствует календарной длительности задачи. Отрезок является интерактивным элементом: его можно переместить вправо или влево, либо изменить его длину. Изменение положения и (или) длины отрезка приводит к соответствующим изменениям параметров задачи.

· Зависимость – логическая взаимосвязь между задачами проекта, определяющая порядок их выполнения. В MS Project, в отличие от «классического» метода сетевого управления проектами, существует несколько типов зависимостей. Например, можно задать тип зависимости Начало – Начало с опережением в два дня. В этом случае начало задачи-последователя будет запланировано через два дня после начала задачи-предшественника.

· Предшественник – задача, которая должна быть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) до того, как будет начата или завершена следующая за ней задача.

· Последователь – задача, которая должна быть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) после того, как будет начата или завершена предшествующая ей работа.

· Длительность – суммарная продолжительность рабочего времени, необходимая для выполнения работы; длительность работы следует отличать от ее календарной продолжительности; например, если работа имеет длительность два дня и начинается в пятницу, то ее календарная продолжительность на временной диаграмме составит
четыре дня: пятница, суббота, воскресенье и понедельник (предполагается, что суббота и воскресенье – выходные дни). Тем не менее для некоторых видов работ длительность работы может совпадать с ее календарной продолжительностью. В MS Project длительность работы может измеряться в минутах, часах, днях, неделях, месяцах.

· Веха – с точки зрения структуры проекта, некое важное событие, которое должно быть отмечено в расписании; с математической точки зрения, работа, имеющая нулевую длительность. Тем не менее MS Project позволяет определять как вехи работы любой длительности. Для визуального представления вех на диаграмме Гантта используются специальные символы.

· Ограничение – дополнительное условие, которое должен учитывать MS Project при планировании дат начала и завершения работ проекта; ограничения устанавливаются разработчиком проекта (точнее, выбираются из числа предусмотренных в MS Project). Например, разработчик может указать, что работа должна завершиться не позже конкретной даты.

· Крайний срок – дата, до которой следует завершить работу; если при фактическом выполнении проекта это условие не выполняется, MS Project выводит на экран специальный графический индикатор; в отличие от дат-ограничений, крайний срок не влияет на расписание проекта.

· Суммарная задача – задача, состоящая из задач более низкого уровня; по умолчанию MS Project вычисляет параметры суммарной задачи на основе параметров ее подчиненных (дочерних) задач; например, дата начала суммарной задачи не может предшествовать дате начала самой первой дочерней задачи. По умолчанию формат отрезков суммарных задач установлен таким образом, чтобы они отличались по виду от «простых» и дочерних задач.

· Фаза – суммарная задача, которая соответствует относительно самостоятельному и при этом весьма важному этапу проекта. Для визуального выделения фазы на фоне других составных задач можно установить для отрезка фазы специфический формат.

· Сетевой график – формат представления проекта, являющийся аналогом сетевого графика, используемого в методе критического пути; однако, в отличие от «классического» варианта, в MS Project задачам на сетевом графике соответствуют вершины («рамки»), а линии связи отражают зависимости между задачами. По умолчанию MS Project формирует сетевой график автоматически, выбирая при этом рациональный способ размещения рамок и связей между ними.

· Ресурс. В общем случае под ресурсами понимаются люди (исполнители), оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. MS Project поддерживает работу с тремя типами ресурсов: трудовыми, под которыми понимаются люди (исполнители) и оборудование, материальными, под которыми понимаются расходные материалы и энергоносители, а также с ресурсами типа затраты, которые позволяют учитывать расходы, не зависящие напрямую от трудозатрат и длительности задачи.

· Трудовые ресурсы – возобновляемые ресурсы, т. е. после завершения одной задачи трудовой ресурс может быть «переброшен» на другую. Примером «неодушевленного» трудового ресурса может служить компьютер, который, например, до обеда используется для разработки программного обеспечения, а после обеда – для подготовки и печати документации. Для трудовых ресурсов в MS Project обязательно требуется задавать максимальное доступное количество. По умолчанию оно принимается равным единице (или 100%).

· Материальный ресурс – невозобновляемый (расходуемый) ресурс, используемый при выполнении задачи. Характерным примером такого ресурса является электроэнергия (потребляемая тем же компьютером). Для материального ресурса максимальное доступное количество не задается, MS Project лишь вычисляет израсходованное (или запланированное) количество таких ресурсов.

· Пул ресурсов – набор ресурсов, каждый из которых доступен из нескольких проектов. Например, может быть создан пул ресурсов предприятия или пул ресурсов какого-либо структурного подразделения предприятия. Как правило, для хранения пула ресурсов создается отдельный файл проекта.

· Назначение – элемент расписания проекта, отражающий взаимосвязь между задачей и ресурсом, используемым для ее выполнения.

· Трудозатраты. Как и назначения, они являются понятием относительным. Для задач это общий объем работ в человеко-часах (может также измеряться в минутах, часах, днях неделях или месяцах) по всем ресурсам, для ресурсов это общий объем работы, назначенной ресурсу, по всем задачам.

Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, ресурсу может требоваться 16 ч трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь один день. В этом случае задаче необходимо будет назначить более одного трудового ресурса данного типа. Два исполнителя, работая над задачей по 8 ч, выполнят ее за один день. Если же рабочее время исполнителей составляет 4 ч в день, то потребуется назначить четверых исполнителей.

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: