Определение источников комплектования

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг. К концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Одна­ко в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

В 1960-е - 1980-е гт. сложились следующие критерии определения источников комплектования государ­ственных архивов:

для учреждений:

значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

соответствие документов учреждения профилю государствен­ного архива;

для документов личного происхождения:

значение творческой и общественной деятельности фондооб­разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, нали­чие собранных фондообразователем ценных документов, особен­ности фиксации его творческого процесса;

взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали­чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев утверждались списки источни­ков комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

учреждения, организации и предприятия, документы которых под­лежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы­шестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отлича­ются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (группо­вой), немногое от всех (повидовой);

учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

На основе последней редакции примерных списков каждый го­сударственный архив ведет в соответствии со своей зоной комп­лектования списки своих источников комплектования. Списки долж­ны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редак­циях списков источников комплектования архивов вместо Верхов­ного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР — Правительство РФ, вместо исполкомов — мэ­рии и префектуры. Но принцип составления списков остался преж­ним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и пред­приятий, являющихся и не являющихся источниками комплектова­ния государственных архивов. Особое внимание было уделено изуче­нию состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной вла­сти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной ад­министрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.

Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усили­лась роль учреждений и организаций социально-культурной сфе­ры, общественных организаций и творческих союзов. После пере­смотра списков многие из этих учреждений стали самостоятель­ными источниками комплектования.

Такова система критериев и методика комплектования госу­дарственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и впол­не может быть использована при комплектовании архивов доку­ментами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государствен­ном аппарате, общественно-политической жизни страны, эконо­мическом развитии привели к тому, что в комплектовании по­явился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республи­ки, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на матери­алы, которые уже поступили на государственное хранение. Одна­ко в соответствии с основным научным принципом архивоведе­ния — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» — было принято нелегкое решение — не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федера­ции, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования ар­хивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федера­ции, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ ре­шения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и приго­дился (принят на государственное хранение независимо от фор­мы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомствен­ной системы во всех отраслях управления пересматриваются крите­рии определения источников комплектования. Так, например, осо­бое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учрежде­ния уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений — самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хране­ние документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внеплано­вого приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих доку­ментов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений — это один путь решения проблемы, другой — созда­ние специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Феде­ральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохране­нию документов негосударственных структур, значительная часть цен­ных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

выявить негосударственные структуры, фонды которых отно­сятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

установить «договорные отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления негосударственных структур составляют­ся списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования государственных архивов явля­ются организации нового типа, в деятельности которых образу­ются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежа­щие обязательной передаче на государственное хранение (органи­зации с государственной или муниципальной форой собственнос­ти) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации — партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабаты­ваются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хране­ния современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники об­щественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направле­ниям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, соци­ал-демократические, либерально-демократические и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирую­щие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива орга­низации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.

Организация комплектования

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­домственном и государственном архивах.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

правильность формирования и оформления дел;

соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­чество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­дится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж­ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­шением между ведомством и Росархивом.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж­дения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­ков передачи документов от источника комплектования в госар­хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб­разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб­разователя осуществляется в несколько этапов:

сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­дения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосудар­ственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб­разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делоп­роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­кументы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на доку­менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­реждением.

В случае необходимости условия хранения и использования до­кументов могут включать ограничения права доступа и использо­вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­кую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании докумен­тов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного про­исхождения передаются на основании личного заявления вла­дельца.

При приеме документов также составляется акт приема-пере­дачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­пользовать методы «активного комплектования»:

проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­ния их документов;

выявление потенциальных источников комплектования в орга­нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по­литической жизни, запись устных воспоминаний;

сбор воспоминаний, составление хроники событий;

сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является вы­сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­ная жизненная позиция архивиста.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: