Основные задачи секретаря связанные с обработкой документов

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо

поручения или требования в отношении вашей организации. Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты).

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. ¹

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.²

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.³

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Систематизация документов осуществляется в соответствие с принятым на предприятие порядком. Систематизация документов - это распределение документной информации по различным признакам родства или сходства – их классификация.

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации":

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации".

Визирование является способом внутреннего согласования проектов документов. За сроками исполнения документов следит секретарь.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14. После подписания документ передается в службу ДОУ, где он регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер исходящего документа, например: № 5-14/346. Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6–15/345 (6 – индекс бухгалтерии, 15 – номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 – индекс отдела кадров, 14 – номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа) и т.д.

К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Ведение деловой переписки регулируется комплексом законодательных и иных нормативных правовых актов, в основном – в области связи, информации и документации.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1.5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

1. Уточняется дата, место и время проведения совещания.

2. Составляются повестка дня, списки участников, и докладчиков совещания.

3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания.

4. Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения следует указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком, или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте приглашения.

5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т.д.

6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания.

7. Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру.

Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов.

Накануне совещания секретарь еще раз напоминает Докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании и фактических участников.

За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клюющую ленту, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п. Во время Торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.

Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником. Регистрацию рекомендуется проводить по спискам по следующей форме:

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку — это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим — краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.

Секретарю также может быть поручено ведение протокола совещания. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим — итоговый, или стенографически воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка диктограммы или стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.

Протокол. Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, называется протоколом. Протокол — это официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.

Если от председателя во многом зависит оперативность совещания, то от секретаря — полнота фиксации рассматриваемых вопросов.

В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения; название вида документа (протокол); дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, заседания; указание председателя и секретаря; состав присутствующих; повестка дня; текст по форме: слушали — решили (постановили); подписи председателя и секретаря.

Выписки из протокола. Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, должностных лиц или подведомственных организаций, а также в случаях производственной необходимости оформляют выписки из протоколов. Так же, как и выписки из приказа, выписки из протокола должны быть заверены.

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения. Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.
Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секретаря, помощника, референта руководителя.
На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения — «Хранить постоянно»).
По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.
Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.
Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм). С появлением дополнительных документов формируются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий формируются за период их созыва, в учебных заведениях — по учебным годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.
Достаточно специфичны по формированию документы органов здравоохранения (истории болезни), издательств (дела на рукописи), телевизионных и кинокомпаний (фильмы и копии) и т. д.
Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.
Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т.е. документы подшиваются по мере решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.
Хронологическое расположение характерно для инициативных документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии авторов, названия организаций, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.
Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: