Анализ «поглотителей» времени

Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых су­щественных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетета в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и
путях решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных
номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная
связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Задумайтесь над этим:

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы сможете добиться значительного повышения своей продуктивнос­ти. В процессе чтения этой книги вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.

И если у вас якобы нет времени, чтобы предпринять что-либо для вашего самоменеджмента, то возьмите у себя время, чтобы больше иметь его!

В этой связи небольшая история (притча).

Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Прохожий подошел ближе, чтобы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, и сказал: «Извините, но мне кажется, что ваша пила совершенно затупилась! Почему бы вам ее не заточить?» На что дровосек простонал: «Для этого у меня нет времени — я должен пилить!»

А как обстоит дело у вас? Когда вы собираетесь «заточить свою пилу»?

ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

После того, как мы окончательно по­теряли из виду цель, мы удвоили свои усилия.

Марк Твен

Значение постановки целей

Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Каждое предприятие предполагает постановку целей. Поскольку в этой книге речь идет о самом менеджменте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановки цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что вы делаете, а о том, для чего вы делаете. Цели представляют собой вызов вам и побуждают вас к действиям. Без целей отстутствует критерий оценки, по которому вы могли бы измерять ваши трудо­затраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оцен­ки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если вы заранее четко и однозначно не определили то, чего хотите.

Чтобы поставить цель, надо подумать о будущем. Традицион­ное мышление в рамках частных задач чревато тем, что вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому:

Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат.

Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:

Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?

Случайные успехи хороши, но редки.

Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.

Предпосылка планирования - а значит, и успеха - заключает­ся в точном знании того,

что,

когда,

в каких масштабах

необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы.

Если вы обычно приходите на работу с представлением типа «Я буду работать над тем, что именно на сегодня важно», то кон­чайте с этим!

Поставьте однозначную цель для себя (и для своих сотрудни­ков) и трудитесь по принципу:

Я буду работать над тем, чего я сегодня хочу достичь!

Добейтесь ясности цели!

Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им опре­деление означает придать своей жизни направление. В результате вы сможете воплотить в действительность свои собственные цен­ности.

Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.

Пример:

1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни. Как
надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем
воздухе.

2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими
сотрудниками. Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую
неделю зарезервировать час дополнительного времени, чтобы
побеседовать с ним на профессиональные и личные темы.

Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например, фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовывать по этапам.

Точно опишите то, чего вы конкретно хотите достичь!

Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения.

Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям.

Уясните себе с помощью нижеследующего упражнения: с какими событиями вы должны считаться в ближайшие 20 лет вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т.д.) и свой возраст. Подобными событиями могут быть:

поступление детей в школу или достижение ими совершенно­летия;

выход на пенсию отца или матери;

выход на пенсию непосредственного начальника;

истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам;

высвобождение вложенных денежных средств и т.п.

Временной ряд для нахождения личных целей

Этот временной ряд ставит ваши желания и цели во взаимо­связь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.

Впишите в графы следующего формуляра все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

долгосрочные жизненные цели, путеводные ориентиры и т.д. Чего вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?

среднесрочные цели. Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

краткосрочные цели. Чего вы хотите добиться в ближайшие 12 месяцев?

Жизненные цели

Личные желания:

долгосрочные (жизненные цели);

среднесрочные (5 лет);

краткосрочные (12 месяцев). Профессиональные цели:

долгосрочные (цели карьеры);

среднесрочные (5 лет);

краткосрочные (ближайшие 12 месяцев). На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Выделите свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном от­ношении? Если бы вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

Стать управляющим в средней фирме ХУ-отрасли.

Стать членом правления фирмы X или У.

Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой

стране?).

Быть причисленным к ведущим специалистам.

Достичь должности в государственном аппарате.

Добиться звания профессора или доктора.

Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.

Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Араратской долине.

И т.д.

Последняя фаза процесса — постановка целей — конкретное формулирование практических целей для последующей стадии пла­нирования.

План жизни и карьеры

Перенесите ваши сформулированные жизненные и карьерные цели из заполненных ранее рабочих бланков в нижеследующие формуляры.

Установить сроки - сформулировать результаты!

Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете вы!

Помните при этом и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку хорошее здоровье и конституция являются предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента.

Для этого предусматривайте в своих периодических планах (годовых, месячных, недельных и дневных) мероприятия для сферы «Здоровье»: лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т.п.; а также профилактические осмотры.

Не забывайте также о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т.д.).

Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Чем больше цели вы себе поставите, тем больше вам придется менять в вашей прежней жизни, тем больше придется развивать активность.

Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, со­гласованные с достижением ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно с точки зрения психо­логической мотивации ставить перед собой и краткосрочные дости­жимые подцели и добиваться промежуточных успехов.

Пример: жизненный план (извлечение).

Для формулировки практических целей в профессиональной сфере требуется из первых рук и умение ориентироваться в вопро­сах, касающихся предприятий, отраслей и рынка. Здесь важную роль сыграют ваше профессиональное самообразование, накопление специальных знаний, делового опыта.

Какова самая вероятная (ближайшая во времени) возможность вашего продвижения по службе в предстоящие 2—3 года?

Наименование должности___________________________

Сфера ответственности_____________________________

Дополнительно требуемые:

деловые качества________________________________

качества руководителя___________________________________.

личные способности _________________________________

Другие критерии

Для планирования карьеры важно знать следующее.

Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше

эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы,

за которыми следуют затяжные действия. Каков ваш очередной шаг?

Активная цель (ближайший шаг)______________________

Требуемая информация___________________________________

Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т.п.____________

Ожидаемые трудности, проблемы__________________________

Акции, мероприятия______________ Сроки_________________

Прочее_________________________________________________

Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане

карьеры!

Пример: План карьеры (извлечение).

ПЛАНИРОВАНИЕ: КАК ГОТОВИТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОИХ ЗАДАЧ

Кто все принимает так, как придет­ся, тот не работает, а подчиняется работе.

Народная мудрость

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:

либо имеющееся время употребить для плодотворной и успеш­ной деятельности (максимальный критерий);

либо достичь поставленных целей с возможно меньшим рас­ходом времени (минимальный критерий).

Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать пре­имущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы вас призвать к следующему:

Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем.

и планируйте использование своего ограниченного времени для достижения своих целей!

«Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно

сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».

Принципы и правила планирования времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем

не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справиться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручить менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (поглотители времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределять между тремя блоками.

Основное правило планирования времени

60 % - запланированная активность;

20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);

20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

Рабочее время

60 % 20 % 20 %

запланированное непредвиденное спонтанное

время время время

Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно надостижение какой-то вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например, обсуж­дения того, что вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.? Чего я хочу достичь?

Опыт показывает:

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно 2 часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с.г.» (продолжительность - 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

Система планирования времени

В рамках общего планирования планирование времени ориен­тируется на соответствующие стратегически долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.Установление периодов времени, которые требуются для дос­тижения вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распре­делении.

План на несколько лет вперед

Если вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решили составить план жизни, то он послужит вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.

План на 1990-1994 годы

Годовой план

Из плана на несколько лет вперед вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего (годового столбца) все те зада­чи и цели, которые вы наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.

В конце уходящего года (самое позднее — в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае, вы можете запланировать только имеющиеся в вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т.п.

Квартальный план

Квартальный план служит аргументом контроля за выполне­нием годового плана. В течение года через равные промежутки вре­мени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, ка­кие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие — добавить.

Месячный план

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана, а также в случае надобности из плана истекшего месяца. Поскольку приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи планируются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).

Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что вы определяете еще и так называемое сво­бодно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения допол­нительных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Декадный план

Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения вре­менем.

-На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой:' неделе (центральная задача)?

-Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?

-Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?

-Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т.п.) я должен выполнить?

-К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (воз­можные задачи)?

-Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сде­лать?

-Какие события могут быть предусмотрены?

Дневной план

Дневной план строится на базе декадного плана. В нем уста­навливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в тече­ние соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей!

!

Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на при­мере дневного плана рассматриваются пять стадий системного пла­нирования времени.

Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.

Составление планов дня с помощью метода «Альпы»

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реа­лизации целей.

В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете сов­сем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), то есть если вы имеете конкретный план расхода времени.

-Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

-Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

-Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

-Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

-В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

-Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела(перенос на следующий день).

-За счет письменной регистрации Вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

-Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течении дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам»внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Ели Вы в конце дня задаете вопрос, а что, собственно сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день. Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1. Составление заданий;

2. Оценка длительности акций;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5. Контроль (учет несделанного).

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: