|
Теоретичні відомості до теми заняттяСПРАВОЧИНСТВО (діловодство) – це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Складовими частинами справочинства (діловодства) є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними. Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічне, юридична тощо. ДОКУМЕНТ (лат. documentum – повчальний приклад, доказ) – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська. Документ має відповідати таким основним вимогам: - видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції; - не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади; - бути максимально точним, достовірним і переконливим; - бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів; - містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції; - бути придатним для тривалого зберігання. 4. Класифікація документів Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами. 1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо. 2.За змістом і спеціалізацією: — загальні; — з адміністративних питань; — з питань планування оперативної діяльності; — з питань підготовки та розподілу кадрів; — спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо. 3.За призначенням: — щодо особового складу; — організаційно-розпорядчі; — кадрово-контрактові; — довідково-інформаційні; — господарсько-договірні; — обліково-фінансові. 4.За походженням: — службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань; — особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань. 5. За місцем укладення: — внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено; — зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами. 6. За напрямком (спрямуванням): — вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми); — вихідні (адресовані за межі установи). 7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації: — стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); — нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо); — індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо). За рівнем стандартизації виділяють: 1. Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо). 2. Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти. 8. За ступенем складності: —прості (односкладові) — відображають одне питання, факт; —складні — відображають два й більше питань, фактів. 9. За стадіями відтворення: — оригінали; — копії, витяги, дублікати. 10. За терміном виконання: — звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги; — термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; — дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання. 11. За ступенем секретності (гласності): — звичайні (несекретні) — для загального користування; — для службового користування (ДСК); — таємні (Т); — цілком таємні (ЦТ). 12. За юридичною силою: — справжні — чинні, нечинні; — підробні — фальсифікати. 13. За технікою відтворення: — рукописні; — відтворені за допомогою технічних засобів. 14. За терміном зберігання: — тимчасового зберігання (до 10 років); — тривалого зберігання (понад 10 років); — постійного зберігання. Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції. Документи в управлінській діяльності Найчисленнішою групою документів є система управлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських функцій (планування, координація діяльності тощо). До її складу входять: 1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила). 2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпорядження, наказ, витяг із наказу, вказівка). 3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма). 4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода). 5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення). Спеціалізована документація Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи документів: 1.Документи з господарсько-договірної діяльності (договір на постачання, договір підряду, договір на матеріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків). 2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформа ційне обслуговування). 3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви). 4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, договір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок). 5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків). 6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут). 7. Документи в рекламній діяльності (договір, угода). Реквізити документа Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа. Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію". Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів: 1. Державний герб України. 2. Емблема організації чи підприємства. 3. Зображення державних нагород. 4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). 6. Назва міністерства або відомства. 7. Повна назва організації, установи чи підприємства. 8. Назва структурного підрозділу. 9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса. 10. Назва виду документа. 11. Дата. 12. Індекс (вихідний номер документа). 13. Посилання на індекс і дату вхідного документа. 14. Місце укладання або видання. 15. Гриф обмеження доступу до документа. 16. Адресат. 17. Гриф затвердження. 18. Резолюція. 19. Заголовок до тексту. 20. Відмітка про контроль. 21. Текст. 22. Відмітка про наявність додатка. 23. Підпис. 24. Гриф погодження. 25. Віза. 26. Печатка. 27. Відмітка про засвідчення копії. 28. Прізвище виконавця та номер його телефону. 29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи. 30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій. 31. Відмітка про надходження документа.
УВАГА! Оформлення реквізитів див. у вказаній літературі. ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ 7 Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем... ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования... ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между... Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все... Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
|