Назначение Положения о службе комплектации, выпуска и архивирования ПСД

При разработке настоящего положения о подразделении были учтены принципы менеджмента качества, установленные ISO 9000:2015, ISO 9001:2015, ГОСТ Р ИСО 9004-2010.

Настоящее положение о подразделении разработано в соответствии с требованиями ISO 9001:2015 «Ответственность, полномочия и обмен информацией», п. 5.3 «Функции, ответственность и полномочия в организации», МИ 1.02, МИ 1.03.

1. РАЗРАБОТАНО проектным институтом ЗАО «Гипронг-Эком».

2. ВНЕСЕНО исполнительным директором ЗАО «Гипронг-Эком».

3. УТВЕРЖДЕНО и ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора ЗАО «Гипронг-Эком» № 30 от 26.04.2013 г.

4. ВВЕДЕНО ВПЕРВЫЕ (взамен Положения о подразделении СИТ ПП 06-11, в части ответственности CКВиА)

Статус Общества изменен с ЗАО «Гипронг-Эком» на АО «Гипронг-Эком».

Внутрикорпоративный (организационный) документ, утвержденный приказом ЗАО «Гипронг-Эком», является действительным, достоверным, пригодным и обязательным для дальнейшего использования в подразделениях АО «Гипронг-Эком».

Права ЗАО «Гипронг-Эком» защищены действующим законодательством Российской Федерации об авторском праве. Воспроизведение и распространение настоящего документа полностью или частично в любой форме и любым способом не допускается без согласия владельца

1.1 Назначение Положения о службе комплектации, выпуска и архивирования ПСД.. 1

1.4 Организация руководства внутри подразделения. 2

5 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВЯЗИ, ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 6

6 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВИДОВ РАБОТ ПО ДОЛЖНОСТНЫМ УРОВНЯМ СОТРУДНИКОВ СЛУЖБЫ КОМПЛЕКТАЦИИ, ВЫПУСКА И АРХИВИРОВАНИЯ ПСД.. 6

9 ОРГАНИЗАЦИЯ, РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ.. 11

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВЯЗИ СЛУЖБЫ КОМПЛЕКТАЦИИ, ВЫПУСКА И АРХИВИРОВАНИЯ ПСД С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ.. 12

Назначение Положения о службе комплектации, выпуска и архивирования ПСД

Положение о службе комплектации, выпуска и архивирования ПСД (далее по тексту СКВиА) – внутренний документ ЗАО «Гипронг-Эком» (далее по тексту - организация), определяющий назначение и место данного подразделения в организации, функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения.

1.1.1. Положение о СКВиА разработано с целью:

- осуществления официального распределения функций и их закрепления между сотрудниками подразделения и подразделениями организации;

- четкого регламентирования основных задач управления производством работ по направлению деятельности (трудоёмкость, продолжительность работ и т.д.);

- установления жестких функциональных взаимосвязей по каждому комитету задач управления;

- повышения надежности производимых работ за счет введения качественных и количественных показателей;

- повышения и конкретизации прав подразделения в части принятия функциональных решений (либо его участие, либо полное отсутствие);

- осуществления морального или материального стимулирования сотрудников.

СКВиА является структурным подразделением организации, согласно Организационной структуры ЗАО «Гипронг-Эком», относится к категории общеинститутских служб и имеет индекс делопроизводства № 3.3 (СТП 1.05).

1.3.1 В своей работе служба руководствуется:

- приказами и распоряжениями генерального директора организации;

- приказами и распоряжениями исполнительного директора, издаваемыми в пределах его компетенции;

- в случае временного отсутствия генерального директора и исполнительного директора, распоряжениями заместителя исполнительного директора, назначаемого на должность исполняющего обязанности генерального директора и исполнительного директора согласно приказу;

- политикой организации в области качества и документацией системы менеджмента качества;

- списком текущих проектов, размещенных на Внутреннем портале, и протоколами общих планерок (по объему работ).

1.3.2 Структура подчиненности СКВиА в ЗАО «Гипронг-Эком» указана на Схеме 1.3

Организация руководства внутри подразделения

Административное руководство работой СКВиА, осуществляется руководителем службы на основании прав и обязанностей занимаемой должности, согласно должностной инструкции, трудового договора и приказа.

В случае временного отсутствия руководителя службы (болезнь, отпуск и т.д.) главный специалист СКВиА исполняет обязанности руководителя службы с соответствующими правами, несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

2.1.1 Комплектация, выпуск, тиражирование, упаковка, отправка, хранение проектно-сметной документации, а также оптимизация документированной процедуры (МИ 3.06) с целью сокращения издержек на производство документации, повышения качества и точности информации;

7.1 Права службы комплектации, выпуска и архивирования ПСД, связанные с его деятельностью, реализует руководитель СКВиА. Права руководителя СКВиА определяются его должностной инструкцией.

¾ Запрашивать и получать у смежных подразделений необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности службы;

¾ Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности;

¾ Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, относящимся к производственной деятельности службы;

¾ Участвовать в разработке и совершенствовании организационной структуры управления организации;

¾ Предлагать меры поощрения и взыскания сотрудников службы;

¾ Запрашивать обеспечение рабочих мест соответствующих требованиям охраны труда.

¾ Предлагать меры поощрения и взыскания сотрудников службы.

[1] 1 Перечень ответственных принят в соответствии с Приказом №15 от 20.03.2013 Приложения №1 - "Перечень ответственных за делопроизводство и уполномоченных по качеству по структурным подразделениям ЗАО "Гипронг-Эком". Перечень пересматривается по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

2 Функциональные обязанности на лиц, назначенных ответственными за делопроизводство и уполномоченных по качеству приняты в соответствии с Приложением 2 Приказа № 15 от 20.03.2013 и«Положением об уполномоченных по качеству в подразделениях» ПЛ 1.06.