Подчиненные: «принудительные» стратегии

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без «административного ресурса». Как его лучше применять?

1. Лучше «меньше» инструментов, но — обязательных. Не пытайтесь строить глобальную всеобщую един­ственно верную систему управления временем. Хорошо годятся для первых шагов внедрения:

— Любые доски планирования.

— Ежедневники или планнинги + алгоритм планиро­вания дня (см. стр. 63).

— Таблицы обзора регулярных задач.

— Бланки проведения совещаний.

«Если подчиненные не хотят применять инструмент — как их заставить?» Это вопрос не к специалисту по тайм-ме­неджменту. Перечитайте любую книгу по управлению людь­ми, мотивации, управленческой борьбе и т.п. Замечу лишь, что чем больше люди были подготовлены на «добровольном» этапе, чем больше их собственных идей и соображений учи­тывает ваше новшество, тем легче его будет внедрить.

2. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».
Идеология ровно та же, что и в личной работе: малень­
кие и желательно немедленно применяемые награды и
наказания. Например, при внедрении стандарта плани­
рования в ежедневнике для менеджеров торговой сети
генеральный директор предложил через 1 —2 месяца
после тренинга наградить трех владельцев самых гра­
мотных ежедневников однодневными отгулами, а трех
владельцев худших ежедневников — штрафом в раз­
мере стоимости одного рабочего дня.

Гульмира Тулешова, начальник Управления мотивации Депар­тамента по работе с персоналом Национального банка Казах­стана. «После обучения тайм-менеджменту и введения доски планирования у нас появилась мысль мотивировать зарожда­ющийся процесс повышения личной эффективности - каждый месяц мы выбираем эффективного работника, и он зарабаты­вает один свободный день в месяц. Критерием эффективности является то, что он справился с поставленными перед ним за­дачами своевременно и с хорошим качеством, и, естественно, во взаимосвязи с задачами подразделения. Наше вышестоя­щее руководство с одобрением отнеслось к идее, пообещав не вмешиваться в процесс мотивации эффективных сотрудников и с пониманием относиться к их отсутствию в заработанный свободный день. Обещание выполняется».

3. Используйте пилотные проекты. Пилотный, пробный
проект — очень полезный прием. Попробуйте тех­
нику на одном сотруднике, на одном подразделении, на
одном направлении деятельности (например, «только
с таким-то типом клиентов» или «только для проек-

та X»). Это позволит понять все плюсы и минусы тех­ники в реальной практике при минимальных затратах времени и сил. Кроме того, опыт успешного пилотного проекта — важный аргумент для убеждения остальных сотрудников (или подразделений) в необходимости и полезности новой техники.

И в заключение — главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

На конференции «Сибирского соглашения» в Новосибирске в мае 2005 г. один из участников, гендиректор и владелец компании, спросил: «Как быть, если мое время зависит не только от меня, но и от других людей, в первую очередь от подчиненных?»

Я задал встречный вопрос: «Вы - владелец вашего бизнеса. Ес­ли ваши подчиненные воруют ваши деньги - вы знаете, что с этим делать? Или вот так же, как меня, беспомощно спрашиваете об этом консультанта по корпоративным финансам? А ведь ваше вре­мя гораздо дороже ваших денег - его намного меньше, и оно не-возобновимо».

Этот человек при вопросе о воровстве денег так сильно изменил­ся в лице, что я понял: не завидую тем, кто попробует воровать его деньги. Уверен, что после семинара можно так же не позавидовать тем, кто попытается украсть его время.

Тайм-менеджмент в личных отношениях

Тайм-менеджмент личных и семейных отношений — дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропи­шешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качест­ве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.

1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же». Для многих людей удивительна мысль, что интроверт, в шумной компании сидящий где-то в сторонке с газетой, вовсе не проявляет недружелюбия и не отделяет себя от окружающих. Просто ему комфортно проводить

свое время с ними именно так. Думаю, самое слож­ное и самое важное в любых взаимоотношениях, да и в любом совместном времяпрепровождении, — не пытаться навязывать партнеру свои предпочтения, искать компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.

В телепередаче, посвященной планированию отпуска, мне задали вопрос: «А если в семье разные вкусы и разные подхо­ды к отдыху, как быть? Например, муж хочет лежать у бассей­на, а жена - совершить глобальный шопинг и объездить все исторические достопримечательности». Ну и кто же мешает жене найти курорт неподалеку от большого количества до­стопримечательностей и, оставляя мужа в покое у бассейна, объезжать их в свое удовольствие? Кстати, вечером будет с кем делиться впечатлениями.

2. У каждого должно быть время для себя. Особенно это касается интровертов, т.е. людей, по психологи­ческому типу более ориентированных на свой внут­ренний мир и в меньшей степени — на контакты с другими людьми. Если я хочу почитать в одиночестве, когда ты пришла ко мне в гости, это не значит, что я тебя разлюбил. Это значит только то, что я хочу почитать в одиночестве.

Особенно важно выделять время на свое «ресурсное за­нятие», т.е. на то, что помогает вам восстановить энергию и работоспособность. Для кого-то это — чтение художест­венной литературы, для кого-то — катание на роликах, игра на фортепьяно и т.д.

3. Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде. Не бойтесь проговаривать, а еще лучше — про­писывать взаимные договоренности и принципы взаимоот­ношений. Большинство конфликтов происходит оттого, что у двух человек в головах разные принципы (нормы, прави­ла), и каждый считает именно свои — самоочевидными и

правильными. Плохие новости: совершенно они не само­очевидны. Попробуйте их озвучить — и вы удивитесь, на­сколько у другого человека представление о самоочевидном может отличаться от вашего.

Что касается техник планирования и организации — здесь действуют все те же подходы, что и на работе. Главное — до­говориться о принципах, на этой основе нужные организа­ционные и технические решения найдутся легко.

Дети и время

Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плава­нию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум — со среднего или раннего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии — «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разно­цветности, азарта.

Начинать рекомендую со следующих технологий:

— Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т.д.) — промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой.

— Обзорная таблица ежедневных дел — как сказал один менеджер, «теперь мой сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает меня вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!».

— Планирование хороших оценок — с помощью обзорных таблиц.

На последнем пункте остановлюсь особо. Главное, что можно и нужно привить ребенку при обучении тайм-ме­неджменту, — это «проактивный» подход к жизни, о кото­ром мы говорили в третьей главе. Напомню, термин «про-активность» принадлежит Стивену Кови: он различает в жизни «реактивный» подход, жизнь как реакция на внешние стимулы, и «проактивный», когда мы не просто реагируем, но планируем свою жизнь и осуществляем упреждающие действия.

Поясню на простом примере. «Ты хочешь золотую медаль (или: хорошие оценки в четверти, в году и т.п.)? Что для этого нужно?» — Нужно не «вообще учиться», а расставлять приоритеты, выбирая наиболее проблемные на данный мо­мент направления и «проактивно» занимаясь именно ими. Например, составить очень простую таблицу оценок (тех­нология реальная, из практики):

Проблемное направление сразу видно, это алгебра. Что нужно сделать, чтобы его выправить? Очевидно, получить минимум три пятерки. Нацеливаем усилия именно на этот сегмент, уделяем алгебре больше времени и сил, премируем себя шоколадками, активно тянем руку на уроках. Закры­ваем проблемное направление, смотрим вокруг и перенаце­ливаем усилия на другой предмет. И т.д. — поддерживаем баланс, гибко меняя приоритеты по ходу учебы.

Важно выбрать подходящее хотение — вполне возможно, это не школьные оценки, а успехи в спортивной секции, до­стижения в каком-то хобби, увлечении. Ориентируйтесь не

столько на «социально-значимые» показатели, сколько на собственные устремления ребенка. После выбора хотения методология остается той же: цели, подзадачи, приоритеты, ежедневные «проактивные» действия в выбранном направ­лении, самомотивация и награды себе.

Виталий Королев, статья «Тайм-менеджмент для дочки - история одной игры». «...Всем известно, что дети не хотят, чтобы их учителя вызывали к доске отвечать урок. Кто не помнит своих школьных ощущений в момент, когда учитель говорит заветные слова: «А сей­час к доске пойдет...» и смотрит в журнал. Так и хотелось спрятать­ся под парту.

А что если изменить к этому отношение? Если ребенок хочет по­лучать хорошие оценки, то почему бы ему самому не взять инициа­тиву в свои руки и не вызваться отвечать самому, предварительно особенно хорошо подготовив именно этот урок. Здесь важна опера­ция по выбору приоритетов, «направления главного удара»: учим все уроки, но особенно готовим тот, в котором завтра хотим достичь успеха. И в момент опроса стараемся не спрятаться, а вызваться, чтобы труд даром-то не пропал.

Кроме планирования мы ввели и прогнозирование результатов. Оно относится к разного рода внеплановым опросам, контрольным работам. В отличие от планирования, прогнозируемый результат не зависит уже от воли прогнозиста. Он скорее выявляет объектив­ность самооценки. Если удается точно спрогнозировать будущую оценку, то Полинка получает 2 или 1 плюсик, в зависимости оттого, пятерка это была или четверка. Полинка подхватила эту игру и быс­тро разобралась с тонкостями различия между прогнозом и пла­ном. Кстати, моя консультационная практика показывает, что не всякий директор различает эти понятия...»

Еще одно важное направление школьного ТМ — пла­нирование времени при подготовке к экзаменам. Обычно родительская позиция тут — «сиди и учи до посинения». Увы, это не работает, потому что неграмотно. Более реалис­тичный подход таков:

— Определение, сколько часов в день ребенок объективно может работать над подготовкой (реально — 6—8, максимум — 10).

— Разделение объема работы на этот бюджет времени (40 билетов, 5 дней по 10 часов в день — реальная цифра «1 час на 1 билет», плюс резерв 10 часов) и уделение каждой порции работы не больше полагающегося ей времени.

— Управление рабочей нагрузкой: раз в час — 5 мин. активная пауза, после каждого 3—4-часового блока работы — смена активности (сходили в магазин, погу­ляли и т.д.).

Кроме того, при подготовке к экзаменам мы обычно де­лаем совсем не то, что будем делать на экзамене. Готовясь к сочинению, где будем писать, — мы читаем, готовясь к устному экзамену — опять же читаем. Гораздо лучше при подготовке к сочинению написать на каждую тему эссе размером в полстранички с ключевыми мыслями; гото­вясь к устному экзамену — проговорить ключевые мысли каждого билета (кому угодно — бабушке, собаке, портрету М.В.Ломоносова...).

И в заключение — несколько принципов из практики.

Виталий Королев, «Тайм-менеджмент для дочки - история одной игры». «Во-первых, ловите инициативу ребенка. Он должен первым проявить свое хотение.

Во-вторых, импровизируйте, придумывайте игру, а не воспита­тельный процесс. Одно из основных отличий первой от второго в том, что ребенок понимает: игру он может прекратить в любой мо­мент, а воспитательный процесс - нет.

В-третьих, не бойтесь фиксации планов и результатов. Это не «бу­мажки», а то твердое, что «не вырубишь топором».

И в-последних: занятые папы и мамы, впишите в свои с ребенком органайзеры время, которое вы проводите вместе. Хотя бы для об­суждения главного события дня».

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? - задался я вопросом...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: