О том, как важно присутствовать на рабочем месте

Многие из тех, кто находит работу сложной, усложняют ее еще больше нерегулярным присутствием на рабочем месте. В этом случае мы не всегда можем начать решать проблемы сразу же, как только они поступили, поэтому даже незначительные проблемы могут немало усложниться.

Нам свойственно недооценивать те негативные последствия, к которым приводит наше отсутствие на рабочем месте, например, в тех случаях, когда мы поздно встаем с постели или вынуждены в рабочее время заниматься личными проблемами. Я знаком с высоким начальником одной компании, который постоянно говорит мне, что он никогда не берет себе отгулы или отпуск, несмотря на положенные ему три недели каникул в год. Но я замечаю, что он время от времени тратит по меньшей мере половину дня на личные дела.

Это всего лишь каких-то три или четыре дня в месяц, но к концу года дни накапливаются, и в конечном итоге составляют сорок два дня, или шесть недель в году! Можно научиться учитывать такие «отсутствия», а деловые люди могут их подсчитать.

Маленькие ручейки образуют бурные реки, а незначительные моменты отсутствия могут вылиться в океан упущенного времени.

Воздержитесь от разговоров. Мы все говорим примерно на 300% больше, чем слушаем, и рабочий кабинет кажется нам прекрасным местом, где можно всласть «почесать языком». Имейте в виду, что это невинное занятие обычно называется «пустой болтовней». Мы делаем это около фонтана, стоя у копировальной машины, у дверей в офис и во время личных телефонных разговоров. Когда шесть или восемь человек встречаются в холле для обсуждения чьей-либо новой прически, попробуйте представить, во сколько обойдется компании эта прическа. Лучше забудьте про прически и пустую болтовню.

Пят ь минут болтовни каждый час - это больше часа потерянного времени в день. Прибавьте к этому двадцать минут, которые вы тратите каждый раз, чтобы снова включиться в работу, и поймете, откуда рождается отчаянный крик «помогите мне справиться с работой!».

Пустопорожние разговоры убивают больше выручки, чем любые колебания на рынке.

Лучше всего использовать один главный календарь, куда будет заноситься информация обо всех событиях, встречах и делах, включая личные, которые могут иметь отношение к нашей деловой деятельности. Не ведите несколько календарей сразу, иначе вы рискуете упустить из виду какуюлибо запись.

Около календаря поместите блокнот, в котором записывайте всю справочную информацию.

Будучи членом общественной организации, не берите на себя слишком много обязательств!

Создается впечатление, что компания как магнитом притягивает к себе всевозможные организации и объединения: профессиональные, общественные, оказывающие разные услуги. Количество этих клубов, курсов и секций очень велико.

Конечно же, многие из них действительно заслуживают внимания. И еще более несомненно то, что все они желают заполучить нас в свои ряды. Как же нам быть?

Выбирайте тщательно и не вступайте в несколько организаций сразу. На настойчивые звонки отвечайте, что уже достаточно заняты, иначе однажды утром вы проснетесь и обнаружите, что взяли на себя слишком много, и половина вашего времени, энергии и эмоций расходуется на общественные мероприятия и встречи с членами клуба. Мы все хотим честно исполнять однажды взятые обязательства, в то время как следовать требованиям и удовлетворять заявки десяти клубов или объединений одновременно не так легко.

Простая мораль: Возможно, перспектива стать королем чего-либо или мастером на все руки звучит заманчиво, но от этого страдает наша работа.

Вывод: Быть свободным, необремененным бесчисленными обязательствами означает успевать жить и работать.

Если у вас или у вашего начальника есть рабочий план, к которому также обращаются и другие сотрудники, подумайте над тем, чтобы напечатать задания и информацию о встречах на маленьких листочках, которые можно прикалывать на доску объявлений. Это гораздо более удобно и надежно, чем необходимость каждый раз расшифровывать то, что написано неразборчивым почерком. А еще лучше приобретите компьютерную программу, помогающую делать планирование.

Правило номер один для выполнения заданий начальства: максимально нагрузите утро! Планируйте расправиться с поручениями утром, особенно в ранние часы. На это есть 4 причины:

1. Это заставляет вас планировать день заранее.

2. Начав выполнять задания утром, мы закончим их быстрее.

3. Это освобождает вторую половину рабочего дня.

4. Чем раньше мы начнем, тем раньше победим свою нерешительность и не потеряем время на борьбу с безволием.

Худшие часы для выполнения поручений - время до и после обеда (с одиннадцати до двух часов).

В этот промежуток люди чаще опаздывают (например, из-за пробок), уделяют слишком много внимания утолению голода или падают за письменный стол с послеобеденной зевотой.

При составлении плана разделяйте точно определенные и спорные пункты: например встречи с установленным и неустановленным временем. Когда обговариваете время встречи или срок сдачи проекта, будьте уверены в том, что у вас не появится повода его изменить.

Любите свой план работы и не теряйте его! Вы сможете работать легко, если выполните два действия со списком дел:

Мы все должны составлять свои списки дел сами, так как только мы знаем, что следует в них включить.

Тем не менее позвольте мне дать вам несколько советов:

• Часто план работы составляется в последний момент. Мы стараемся избегать планов на далекое будущее и постоянно оттягиваем составление списка. Обратите внимание, что множество людей, работающих по плану, составляют его задолго до начала выполнения работы. Уделяя составлению плана месяц, а не несколько минут, мы оставляем себе запас времени, необходимый для уточнения деталей и способа реализации запланированного. Одним словом, это вынуждает время работать на нас.

• Не записывайте ваш план на обратной стороне конверта, визитной карточке, ладони или поверхности рабочего стола. Возьмите листок бумаги или купите специальную компьютерную программу и отныне пользуйтесь только ими для записи всех ваших дел. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Храните все сообщения, заметки и прочую информацию в одном месте и периодически вносите необходимые изменения.

• Приучите себя готовиться к телефонным звонкам заранее и составлять краткий список того, что необходимо сказать и выяснить. У каждого из нас имеются списки срочных дел, распоряжений и указаний, а также мест, где в городе можно вкусно поесть, и они служат нам хорошую службу.

Так почему бы нам не составить список тем для предстоящей встречи или телефонного разговора? Обычно мы делаем это только в уме и в самый ответственный момент вспоминаем только 3-4 вопроса из тех 6-8, которые планировали задать. Я всегда составляю маленький список перед каждым телефонным звонком, и это избавляет меня от необходимости перезванивать и лишних трудностей, дорого обходящихся упущений и неизбежных возгласов (сопровождающихся хлопком по лбу) «Ах, забыл!»

Составляйте план для наведения порядка в делах.

Это к тому же создает необходимый настрой на выполнение работы. Вы сможете сделать больше, быстрее и лучше, кроме того получите больше удовольствия от работы. Умение трезво оценивать ситуацию и вовремя расставлять приоритеты в значительной степени облегчает работу, тогда как причиной авралов часто является наше промедление с ее началом.

Если вы сказали себе, что в определенное время закончите работать и уйдете домой, так и сделайте.

Включите в свои планы вечеринку с другом или супругой. Работа становится легче, когда в доме царит счастье. Однако ваши личные интересы не должны мешать деловым планам.

Умение делать несколько дел одновременно это искусство, которому мы постепенно обучаемся.

В начале жизни мы учимся приступать к новой работе после того, как закончили предыдущую.

Эта схема действует до тех пор, пока в нашей жизни и работе не наступает этап, когда приходится успевать больше. Объем нашей работы становится с каждым днем все более значительным,

Обращали ли вы когда-нибудь внимание на то, что когда дела в беспорядке, самые незначительные вещи вроде «вытереть пыль на столе» и «выбросить мусор в корзину» отнимают первенство у действительно важных и, может, даже пугающих заданий?

Окиньте свежим взглядом ваш список проектов.

Выполнение какого из пунктов может значительно облегчить вашу работу (а может, и вашу жизнь), если выполнить его прямо сейчас? Завершение какого дела благотворно скажется на вашей карьере и жизненных целях, освободит больше времени?

А теперь посмотрите, куда делись проблемы из разряда «выбросить мусор в корзину»?

он требует множества контактов с людьми, мы ставим перед собой все новые и новые цели.

В какой-то момент нас перестает удовлетворять последовательный характер действий. Мы вынуждены выполнять несколько дел в одно и то же время.

Шутка про то, что «он не мог идти и жевать жевательную резинку одновременно» уже устарела.

Он - мы - уже не только можем идти и жевать одновременно, но также и одновременно наводить порядок, находить, думать, упражняться, помогать, управлять, собирать и нести.

Делать несколько дел параллельно - все равно что бежать по разным тропинкам. Для этого не требуется чуда, волшебства или особых способностей.

Мы можем делать одновременно столько дел, сколько захотим, и до тех пор, пока не решим остановиться.

Мы сможем справиться с любыми трудностями и сохранить положительный настрой, если забудем про старый, свойственный рутинной работе принцип «не браться за несколько дел сразу». Принцип нескольких тропинок не является образцом привычных многим дисциплины и порядка, но большинство матерей уже сделали из него искусство, вот почему по возвращению на работу они обгоняют многих из нас в скорости выполнения работы по крайней мере в два раза!

В течение рабочего дня мы неоднократно сталкиваемся с необходимостью подождать. Разумно будет извлекать из вынужденных перерывов пользу.

Мы можем выполнить часть рутинной работы, пока говорим по телефону с многословным человеком или ждем, когда нам «перезвонят через секунду, когда загрузится компьютер или распечатается документ. Некоторые идеи для заполнения таких перерывов: найти нужный адрес, выкинуть конверты, наклеить ярлыки на диски, навести порядок в ящиках стола, проверить почту, подшить новые файлы и наклеить на них ярлыки, откорректировать письма, сделать копии, удалить старые файлы с жесткого диска, обновить ваш список проектов.

В офисе мы всегда можем сделать больше дел, чем запланировали, ведь в нашем распоряжении есть семь больших помощников:

• После - после того, как все уйдут из офиса.

• Каждый раз - каждый раз, когда в работе неожиданно происходит заминка.

• Во время - во время еды или ожидания звонка.

• Повсюду - повсюду, где посетит вдохновение.

• Потому что - потому что мы можем думать, руководить и жевать жевательную резинку одновременно.

Думайте наперед, старайтесь предвидеть каждый следующий шаг, думайте, как можно приступить к новому заданию, продолжая выполнять старое.

Взгляд в будущее также поможет вам лучше подготовиться к предстоящим поручениям.

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычислить, когда этот...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: