Типи даних та операції з даними у табличному процесорі

Усі книги-файли Excel мають розширення. xls. По замовченню книги-файли Excel називає “Книга1.xls”, “Книга2.xls”...

Основним елементом електронної таблиці — є клітинка (комірки, чарунки, “ячейки рос.”), яка містить в собі деяку інформацію:

1. Дані. Це — текст або числа, або дати та час. Текст по замовченню автоматично вирівнюється ліворуч, а числа — праворуч. Це важливо при використання даних при виконанні над ними будь-яких дій (наприклад арифметичні дії будуть коректними тільки тоді, коли здійснюються над числами, інакше, усі дані вважаються нульовими).

2. Формули. Вони вводяться в клітинки де має бути результат обчислень. Формула завжди починається зі знаку “=”. Це означає для Excel, що в клітинці знаходиться формула, інакше, програма сприймає зміст клітинки як дані. Після вводу формули, залежно від встановленого режиму, може відображатися результат обчислень формули або сама формула. Формула буде відображена, якщо встановлено прапорець “формула” у вікні Параметри, яке відкривається при виборі в меню програми Excel пункт Сервис\Параметри\Вид.

Числа в клітинку вводять звичайним способом, але на екрані вони можуть бути відображені незвично: число може виглядати як заокруглене, з символом грошової одиниці ($, грн.), з комами чи пропусками, які відокремлюють тріади цифр тощо.

Відображення даного залежить від формату його зображення. Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат => Клітинки => Вибирають закладку Число. Для роботи з числами корисним є формат Числовий, де можна задати кількість десяткових знаків після коми. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінансовий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текстовий, додатковий(поштовий індекс, номер телефону, табельний номер), усі формати користувача. Наприклад, число 1230,5 у форматі користувача # ##0,00 грн.; [Червоний] – # ##0,00 грн. буде зображене на екрані у грошовому форматі 1 230,50 грн., а від'ємне таке ж число буде зображене червоним кольором. Символ 0 у форматі — це вказівка відображати у відповідній позиції конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущі, цифри, пропуск забезпечує відокремлення груп цифр.

Розділювачем цілої і дробової частини в числах може бути крапка або кома залежно від налаштування Windows. Розділювач можна поміняти на закладці Числа у вікні програми Мова і стандарти панелі керування (Пуск => Налаштовування => Панель керування => Мова і стандарти).

Над таблицею є рядок формул (якщо він увімкнений). У ньому висвітлюється дане чи формула, які вводять або які вже є в клітинці.

Робочий аркуш складається з великої кількості клітинок, яка дорівнює 65536 рядків х 256 стовпців. Всього 16 777 216 клітинок.

Кожен рядок має порядковий номер, а кожний стовпчик позначається латинською літерою від A до Z, далі подвійними AA, AB, AC,..., BA, BB, BC, …, IV(останній стовпчик з 256).

Кожна клітинка має певну адресу, яка є в водночас ім’ям змінної у формулі замість константи (числа).

Розглянемо поняття абсолютної та змішаної адреси клітинки у формулі. Абсолютною називається адреса, в якій є два символи $: один перед назвою стовпця, другий — перед номером рядка, наприклад, $Е$3. Змішана адреса містить лише один символ $. Правило: частина адреси після символу $ не модифікується під час копіювання формули. Абсолютні адреси слугують, зокрема, для посилання на клітинки, що містять константи, які входять у формули. Такою константою є, наприклад, відсотки (12% =.12) річних у задачі 2. Якщо для задачі 2 число. 12 занести в клітинку Е3, то в клітинку С3 можна ввести формулу = В3*$Е$3.

Розгалуження в ЕТ реалізовують за допомогою функції ЯКЩО, яка використовується у формулах і має таку структуру:

Логічний вираз — це форма запису умови: простої або складеної.

Якщо умова істинна, то функція набуває значення першого виразу, інакше — другого.

Вираз 1 чи вираз 2 також може бути функцією ЯКЩО — так утворюють вкладені розгалуження. Часто виразом 1 чи виразом 2 є лише адреса клітинки, яка містить деяке значення або конкретне число.

Прості умови записують як в алгоритмічних мовах — за допомогою операцій порівняння =, >, <, <=, >=, < >, визначених над виразами, наприклад, 7>5, А5<=20 тощо.

Складні умови записують за допомогою логічних функцій І (<умова 1>;<умова 2>;...) та АБО(<умова1>;<умова 2>;...).

Функція І (И, AND) істинна, якщо всі умови в її списку істинні.

Функція АБО (ИЛИ, OR) істинна, якщо хоч би одна умова в її списку істинна.

Наприклад, функція ЯКЩО (АБО (5>7; 5<7); 5; 7) отримує значення 5, а функція ЯКЩО (І (5>7; 5<7); 5; 7) — значення 7.

Якщо користувач не пам'ятає вигляду функції, він може вставити її у вираз за допомогою майстра функцій, який викликається командою Вставити => Функція. У цьому випадку потрібно вибрати назву функції з запропонованого списку (крок 1) і заповнити поля значеннями параметрів (крок 2).

Працюючи з програмою Excel, потрібно користуватися російськими (ЕСЛИ, И, ИЛИ) або англійськими (IF, AND, OR) назвами логічних функцій.

Отже, адреса клітинки може бути створена трьома способами стилем А1, стилем R1C1 та привласненням свого персонального імені.

Ø У відносної адреси назва складається з літери позначення стовпчика та порядкового номеру рядка. Відносна адреса змінюється у формулі при копіюванні її в залежності від напрямку копіювання.

Наприклад, якщо у клітинках з А1 по А10 знаходяться числа, а в клітинках з Y1 по Y10 треба використовувати однакову формулу для множення відповідного числа зліва на 5, то при спробі копіювання формули бачимо, що в клітинці Y2 замість =А1*5 з’явиться =А2*5.

Ø Абсолютна адреса, на відміну від відносної, у формулах ніколи не змінюється. Вона відрізняється від відносної знаком “$”, який ставиться попереду позначення стовпчика, або позначення рядка, або попереду обох позначень. Наприклад: $A1, A$1, $A$1. Знак долар ставиться перед тим знаком, який не повинен змінюватися.

Ø Адреса утворюється за принципом “RЦифра_рядкаCЦифра_ стовпчика”. Наприклад R5C7. Row — рядок (з англійської), Column – стовпчик. Встановлюється стиль R1C1 через пункт головного меню Excel: Сервис\Параметры\Общие шляхом встановлення прапорця “Стиль ссылок R1C1”.

Декілька клітинок утворюють діапазон клітинок. Діапазон описується координатами двох діагонально протилежних клітинок, між якими є символ “:”, наприклад, Е1:Е20, або A1:D5.

Повне ім’я клітинки складається з позначення диску, імені папки, імені книги, імені аркушу, адреса клітинки або діапазону клітинок.

Поточна (активна, вибрана) клітинка висвітлюється рамкою, яку називають текстовим курсором. Щоб зробити клітинку поточною треба клацнути по ній мишкою або перемістити текстовий курсор клавішами-стрілками.

У лівій частині рядка відображається поточний режим роботи таблиці:

Готово — у цьому стані можливо переміщення в таблиці та доступ до головного меню.

Ввод — режим введення інформації до клітинки. Більша частина меню програми недоступна. Для переходу до цього режиму достатньо вибрати клітинку та почати введення інформації. Вийти з нього можна або клавішами – стрілками, або Enter, або відмінити Escape.

Правка — режим редагування раніш введеної інформації. Для встановлення його натискають F2. Для виходу з нього тільки за допомогою Enter або відміна — Escape.

Укажите – режим вибору об’єкта для включення його до виразу. При цьому виділений об’єкт обрамляється пунктирною лінією.

Виділити клітинку можна мишкою або стрілками клавіатури. Клітинка обрамляється жирною лінією, а в нижньому правому її куті з’явиться крапка — маркер заповнення.

Виділити рядок (стовпчик) можна, якщо клацнути мишкою на позначці номеру рядка (стовпчику). Увесь рядок (стовпчик) заповниться темним кольором, крім самої першої клітинки, а в правому нижньому куті буде маркер заповнення.

Виділити увесь аркуш можна, якщо клацнути мишкою на позначці Виділити все.

Виділити кілька аркушів книги, — якщо клацнути мишкою на вкладках потрібних аркушів та водночас утримувати клавішу Shift.

Виділити діапазон клітинок, — якщо натиснути мишкою на будь-якому куті діапазону та протягнути її до протилежного кута по діагоналі.

Виділити несуміжні клітинки, — якщо клацати мишкою на усіх клітинках, утримуючи при цьому клавішу Ctrl.

Переміщення — взяти мишкою за край клітинки (діапазону) та перетягнути на потрібне місце.

Копіювання — теж саме, але при цьому утримувати клавішу Ctrl.

Автозаповнення даними — взяти правою кнопкою мишки за маркер заповнення та протягнути до потрібного місця. Після відпускання мишки вибрати потрібну команду заповнення:

заполнить по дням (по месяцам, по годам) — заповнення послідовностями дат;

Ø линейное приближение — заповнення по лінійному закону;

Ø экспоненциальное приближение — заповнення по експоненціальному закону;

Ø прогрессия — вибір типу та кроку прогресії для заповнення клітинок.

Декілька клітинок робочої таблиці, які мають суміжні сторони, утворюють діапазон клітинок.

Діапазони мають прямокутну форму і описуються адресами двох діагонально-протилежних клітинок. Наприклад:

Щоб виділити діапазон, треба клацнути у лівому верхньому куті і, не відпускаючи клавіші, перемістити білий хрестоподібний курсор у правий нижній кут, відпустити клавішу. Щоб відмовитися від вибору, достатньо клацнути за межами діапазону.

Щоб виділити несуміжні діапазони треба користуватися клавішею Ctrl. Наприклад, щоб виділити два несуміжні стовпці-діапазони, потрібно клацнути на їхніх назвах в режимі натиснутої клавіші Ctrl.

Діапазонам можна надавати назви і використовувати ці назви замість виразів типу А1:А9. Програма сама дає назви діапазонам, якщо вона може їх однозначно розпізнати. Наприклад, в таблиці на рис. 2.4 назви стовпців розпізнаються автоматично, тому в клітинку Е4 замість формули = В4 + С4 + D4 можна ввести формулу = Січень + Лютий + Березень.

Дії над елементами ЕТ (виділеними клітинками, стовпцями, рядками, діапазонами, усією таблицею) виконують командами контекстного чи основного меню або за допомогою кнопок панелі інструментів.

Наприклад, у разі потреби в таблицю вставляють порожні рядки чи стовпці або вилучають їх командами: Редагувати => Вставити або Вилучити.

У виділену клітинку можна вставити примітку, яка пояснює її призначення, командою Вставити => Примітка, а вилучити командою Редагувати => Очистити (або засобами контекстного меню).

Розглянемо ще один спосіб швидкого введення текстових даних у таблицю. Він полягає у використанні списків користувача. Списки можуть містити назви товарів, міст, фірм, прізвища тощо. Список користувач спочатку створює командами Сервіс => Параметри => Закладка Списки => Новий список => Вводить елементи списку через кому або натискаючи на клавішу вводу => Додати => ОК. Список використовують так: перший елемент списку вводять у деяку клітинку, перетягують її маркер копіювання — відбувається автозаповнення таблиці елементами списку.

ЕТ можна використовувати як базу даних. Розглянемо типові Дії, які можна виконувати з даними: 1) впорядковувати рядки за зростанням чи спаданням значень у деякому стовпці; 2) шукати дані за деяким критерієм. Стовпець з даними тут називають полем.

Впорядкування. Спочатку вибирають частину таблиці з даними і назвами полів або всю таблицю (без заголовка таблиці і рядків з підсумками). Сортування виконують командою Дані => Сортувати, отримують список назв полів, де вибирають потрібну назву, наприклад Місто, і задають порядок сортування: за зростанням чи спаданням — отримують таблицю, де рядки будуть впорядковані в алфавітному чи зворотньому порядку назв міст.

Пошук даних називають інакше фільтруванням даних. Спочатку вибирають рядок, що містить назви стовпців, і виконують команду Дані => Фільтр => Автофільтр. Клітинки з назвами стовпців стають списками з кнопками розгортання. Розгортають потрібний список, наприклад Січень, вибирають у списку значення Умова — відкриється вікно конструктора умов, у якому є зручні засоби для формулювання критерію пошуку по стовпцю Січень, наприклад такого: більше 500000 і менше 2000000, натискають на ОК і на екрані отримують результати пошуку рядки таблиці з містами, де показник діяльності фірми у січні задовольняв даному критерію. Щоб відновити на екрані всю таблицю, виконують команду Дані => Фільтр => Показати все.

Якщо треба побудувати складний критерій на базі назв декількох стовпців, то використовують команду Дані => Фільтр => Розширений фільтр, яку в цій роботі не використовуватимемо, оскільки її можна замінити виконанням команди Автофільтр декілька разів.

Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення кращих, гірших, сумарних, середніх показників діяльності фірми в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці сортують з метою групування (розташування поруч) даних, що стосуються кожної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до впорядкованої таблиці застосовують команду Дані => Підсумки, де задають: 1) назву поля, що містить об'єкти, для яких створюють підсумки, наприклад Країна; 2) операцію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень ). Операції підсумовування є різні: сума, максимум, мінімум, середнє значення, відхилення від норми тощо.

За допомогою команд меню програми Формат\Ячейки..., далі вкладка Число встановлюються такі типи даних:

Ø Числові — це дані які складаються з цифр та деяких символів. Точність результату обчислення залежить від заданої користувачем точності.

Ø Текстові — це ті, що не були впізнані системою, як дані іншого типу. В одній клітинці може бути до 32 000 знаків. якщо числа повинні бути представлені як текстові дані, то попереду треба поставити знак апострофа (‘1234). В клітинці текст буде переноситься на наступний рядок клітинки, якщо в меню вибрати команду Формат\Ячейка\Выравнивание.

Ø Дата та Час. Для дат використовуються звичайні числа, але відображаються в форматі дат, при цьому ціла частина відповідає добам, місяцям, рокам, після коми — години, хвилини, секунди. В Excel кожен день має порядковий номер, починаючи з 1900 року. Наприклад 1 січня 1998 року зберігається у вигляді числа 35796. Цей спосіб дозволяє обробляти дати як звичайні числа.

Ø Логічні дані мають одне з двох значень – істина (1) чи неправда (0) та використовуються як індикатори будь-якої події.

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

ЧТО ПРОИСХОДИТ ВО ВЗРОСЛОЙ ЖИЗНИ? Если вы все еще «неправильно» связаны с матерью, вы избегаете отделения и независимого взрослого существования...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: