ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ФУНКЦИЙ

2.1 Цель работы - изучить основные форматы данных и научиться применять их к конкретным значениям, познакомиться с автоформатами, стилями и шрифтами, приобрести навыки использования встроенных функций Excel (математических, статистических, логических)

Для установки необходимых значений ширины столбцов (высоты строк) можно:

1) Перетянуть в строке (столбце) номеров столбцов (строк) правую (нижнюю) границу того столбца (строки) или выделенного диапазона столбцов (строк), ширину (высоту) которых нужно увеличить (уменьшить);

2) Выбрать произвольную ячейку одного столбца (строки) или выделить несколько столбцов (строк). Выполнить Главная - Ячейки - Формат - Ширина столбца (Высота строки). Ввести в поле Ширина столбца (Высота строки) окна, которое открылось, необходимое значение ширины столбца (высоты строки). Выбрать кнопку ОК.

3) Кроме того, для установки необходимых значений ширины столбцов можно: дважды щелкнуть в строке номеров столбцов на правой границе столбца или выделенного диапазона столбцов; выполнить Главная - Ячейки - Формат - Автоподбор ширины столбца (после этого ширина каждого из этих столбцов автоматически становится такой, что данные во всех ячейках отображаются полностью).

Если заполнена достаточно большая часть электронной таблицы и некоторые столбцы (строки) временно не нужны для работы, то их можно скрыть, выделив их и выполнив Главная - Ячейки - Формат - Скрыть или отобразить - Скрыть столбцы (строки)

При форматировании ячеек электронной таблицы можно устанавливать:

- цвет фона ячейки, цвет и стиль узора, способы заливки и др.;

- значения свойств символов в ячейке: шрифт, стиль шрифта, размер, подчеркивание, горизонтальное и вертикальное выравнивание, ориентация, расположение и др.

Для этого можно использовать элементы управления групп Шрифт,

Выравнивание, Число, Стили, Ячейки вкладки Главная на Ленте или элементы управления, расположенные на вкладках окна Формат ячеек.

Форматирование не изменяет данные в памяти компьютера, а лишь устанавливает определенный вид их отображения в ячейке. Реальное значение данных можно увидеть в Строке формул, сделав соответствующую ячейку текущей

Числовые форматы задаются в окне Формат ячеек, вкладка Число, спискок Числовые форматы ( рис.2.1)

Общий является форматом по умолчанию. Он используется для представления чисел так, как они были введены. Если ширина ячейки недостаточна для отображения числа, оно автоматически представляется в экспоненциальном виде.

Числовой используется для представления числа в виде десятичной дроби с заданным количеством десятичных знаков, устанавливаемым на счетчике. В этом формате можно установить разделитель групп разрядов в виде пропуска между группами, а также представление отрицательных чисел: в виде положительного числа красного цвета либо в круглых скобках.

Денежный используется для установки значений тех же свойств, что и для формата Числовой, с добавлением к числу обозначения денежной единицы, которое выбирается из списка Обозначение.

Дата используется для представления числа в виде даты определенного типа

В формате Процентный данные представляются числом, которое является результатом умножения содержимого ячейки на 100, со знаком %

Текстовый используют для представления чисел в ячейках как текст

Финансовый отличается от формата Денежный тем, что отрицательные числа автоматически представляются в круглых скобках без знака минус.

Список ( все форматы ) может быть использован для создания своего формата. Необходимо выбрать в этом списке один из существующих форматов и внести в него необходимые изменения.

По умолчанию числа в формате Текстовый выравниваются в ячейке по левому краю, во всех других форматах – по правому краю. Тексты по умолчанию выравниваются по левому краю.

Для изменения значений свойств выравнивание по горизонтали, выравнивание по вертикали, отображение, направление текста, ориентация чисел или текста в ячейках можно использовать элементы управления группы Выравнивание вкладки Главная на Ленте или вкладки Выравнивание окна Формат ячеек.

После установки значения свойства отображение - переносить по словам текст в ячейке отображается в несколько строк, если его длина больше ширины ячейки. А после установки значения автоподбор ширины устанавливается режим отображения содержимого, при котором размер шрифта автоматически уменьшается, чтобы содержимое было полностью отображено в ячейке в одну строку.

Иногда удобно несколько ячеек, которые образуют связный диапазон, объединить в одну ячейку. Для этого ячейки нужно выделить и установить метку флажка объединение ячеек. После объединения все эти ячейки будут рассматриваться как одна ячейка, адресом которой является адрес верхней левой из них. Данные, которые были в ячейках до объединения, кроме верхней левой, при объединении будут утеряны. Поэтому целесообразно ячейки сначала объединить, а затем вводить данные.

Значение свойства ориентация устанавливается или выбором кнопки Текст, или поворотом ползунка Надпись, или установлением угла поворота в поле со счетчиком.

Указанные выше действия можно выполнить с помощью элементов управления группы Выравнивание вкладки Главная на Ленте.

На вкладке Граница окна Формат ячеек (рис.2.1) можно установить такие значения свойств границ ячеек: наличие всех границ или только отдельных, тип и цвет линий границ.

Значения свойств границ можно также установить, используя кнопку со списком Границы (ее название и вид изменяется в зависимости от последнего установленного значения этого свойства) группы Шрифт вкладки Главная на Ленте.

Используя элементы управления вкладки Заливка окна Формат ячеек или кнопку со списком Цвет заливки группы Шрифт вкладки Главная на Ленте,можно установить цвет фона ячейки, способ заливки, узор и его цвет.

На вкладке Защита окна Формат ячеек можно установить или отменить режимы защита ячеек и скрытие формул. Защита ячеек устанавливается для того, чтобы защитить данные от несанкционированного изменения, а скрытие формул – для того, чтобы данные не отображались в Строке формул. Для установки режимов защиты и скрытия нужно поставить метки соответствующих флажков: Защищаемая ячейка и Скрыть формулы, выбрать кнопку ОК, после чего выполнить Рецензирование - Изменения – Защитить лист или Главная - Ячейки - Формат - Защитить лист. В окне Защита листа, которое откроется, можно установить пароль для снятия режимов защиты и скрытия, а также установить разрешения на определенные операции при установленных режимах.

Excel 2007имеет встроенную библиотеку функций, в которую входять больше чем 300 разнообразных функций. Все они для удобства поиска распределены по группам (категориям): математические, статистические, логические, финансовые, текстовые и др.

Функция имеет имя и результат, есть функции с аргументами и без аргументов. Аргументом функции может быть число, текст (его нужно заключать в двойные кавычки), выражение, ссылка на ячейку или диапазон ячеек, результат другой функции. При использовании функции в формуле сначала указывается ее имя, а затем, если функция имеет аргументы, в скобках указывается список аргументов через точку с запятой. Если функция не имеет аргументов, то в скобках после имени функции ничего не указывается.

Вставить функцию в формулу можно несколькими способами:

- использовать список функций кнопки категории функций в группе Библиотека функций вкладки Формулы на Ленте (рис.2.2);

- выполнить Формулы - Библиотека функций - Вставить функциюили выбрать кнопку Вставить функциюСтроки формул;

- ввести функцию непосредственно в ячейку или в поле Строки формул;

Если выполнить Формулы - Библиотека функций – Вставить функцию или выбрать кнопку Вставить функциюСтроки формул, то откроется окно Мастер функций (рис.2.3).

В этом окне в списке поля Категория можно выбрать нужную категорию, после чего в списке поля Выберите функцию выбрать нужную функцию. После выбора кнопки ОКоткрывается окно Аргументы функции. Если функция имеет фиксированное количество аргументов, то окно Аргументы функции сразу содержит соответствующее количество полей для их ввода. Если функция имеет нефиксированное количество аргументов, то в окне сначала появляется несколько полей, а затем, в процессе ввода аргументов, появляются следующие поля.

Суммирование =СУММ (числа), числа – список из не более, чем 30-ти аргументов, каждый из которых число, формула или ссылка на ячейку, содержащую числовое значение.

=СУММЕСЛИ (интервал; критерий; суммируемый интервал) - суммирует значения в ячейках, содержимое которых удовлетворяет заданному критерию. 3-й аргумент – суммируемый интервал – необязательный, используется для поиска значений в таблице. В качестве критерия могут использоваться константы, а так же операции отношения: >, <, >=, <=

Округление =ОКРУГЛ(число; десятичные знаки), число – округляемое значение; десятичные знаки – целое число определяет разряд округления. Может быть: >0 – округление происходит в дробной части числа; =0 - число округляется до целого; <0 - округление происходит в целой части числа.

Произведение =ПРОИЗВЕД(число1;число2...) перемножает все числа, задаваемые ее аргументами. Может иметь до 30 аргументов. Excel игнорирует любые пустые ячейки, текстовые и логические значения.

Остаток от деления =ОСТАТ(число; делитель) Если число точно делится на делитель, функция возвращает 0. Если делитель равен 0, функция ОСТАТ возвращает ошибочное значение.

Корень =КОРЕНЬ(число). Аргумент число должен быть положительным числом. Если число отрицательное, КОРЕНЬ возвращает ошибочное значение.

=СРЗНАЧ (числа) - вычисляет среднее арифметическое для последовательности чисел. Игнорирует пустые, логические, текстовые ячейки. Может содержать до 30-ти аргументов.

=МАКС (числа) и =МИН (числа) соответственно возвращает максимальное и минимальное значения для заданной последовательности чисел.

= МОДА (числа) – возвращает наиболее часто встречающееся значение во множестве чисел.

=СЧЕТ (интервал) и =СЧЕТЗ (интервал) вычисляет в заданном интервале количество ячеек, содержащих числа, даты, формулы. СЧЕТЗ вычисляет количество заполненных ячеек.

=СЧЕТЕСЛИ (интервал; критерий) подсчитывает количество ячеек, содержимое которых удовлетворяет критерию поиска.

=И, ИЛИ, НЕ – аргументами функций являются логические выражения; функции возвращают значения логических констант: ИСТИНА и ЛОЖЬ. Функция НЕ имеет один аргумент: =НЕ(истина) возвращает ЛОЖЬ. =НЕ(В2>5) возвращает ИСТИНА, если в ячейке В2 содержится значение, меньшее 5, иначе – ЛОЖЬ. И, ИЛИ могут содержать до 30 аргументов. Аргументами функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логические функции. Используются для построения сложных логических выражений.

=ЕСЛИ - используется, когда, в зависимости от значения логического выражения, выполняются те или иные вычисления. =ЕСЛИ (логическое выражение; значение «истина»; значение «ложь»). Вложенные функции ЕСЛИ используются для построения сложных условий.

=ЕСЛИ(А1=100;"Всегда";ЕСЛИ(И(А1>=80;А1<100);"Обычно";ЕСЛИ(И(А1>=60;А1<80);"Иногда";"Никогда")))

Если значение в ячейке А1 является целым числом, формула читается следующим образом: "Если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить строку "Всегда". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 80 и 100, возвратить "Обычно". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 60 и 80, возвратить строку "Иногда". И, если ни одно из этих условий не выполняется, возвратить строку "Никогда". Всего допускается до 7 уровней вложения функций ЕСЛИ.

Использование функции ЕСЛИ наделяет формулу способностью “принимать решения”. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения: = Равно, > Больше, < Меньше, >= Больше или равно, <= Меньше или равно, <> Не равно. Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

=ДЛСТР( текст ) - возвращает количество символов в текстовой строке. Аргумент текст должен быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку.

= ЗАМЕНИТЬ (старый_текст; нач_ном; число_знаков; новый_текст) – заменяет часть текста строки на другой текст. Старый_текст - текст, в котором заменяют некоторые символы; нач_ном - позиция символа в тексте «старый_текст», начиная с которой будет произведена замена; число_знаков - число символов в тексте «старый_текст», которые заменяются новым_текстом; новый_текст - текст, который заменяет символы в тексте «старый_текст»

=ЛЕВСИМВ (текст; кол-во знаков) – возвращает указанное кол-во знаков с начала текста

=ПРАВСИМВ (текст; кол-во знаков) – возвращает указанное кол-во знаков с конца текстовой строки.

=СЦЕПИТЬ (текст1; текст2) – объединяет несколько текстовых строк в одну.

= ДАТА( год; месяц; день) - возвращает заданную дату в числовом формате Microsoft Excel.

=ДАТАЗНАЧ( текст ) - Преобразует дату из текстового формата в числовой. Пример текстового аргумента “01.01.2015”.

=МЕСЯЦ( дата ) - Преобразует дату в числовом формате в месяцы.

=ДЕНЬНЕД( дата; [тип] ) - - Преобразует дату в числовом формате в день недели. тип – необязательный аргумент. Целое число от 1 до 3, которое указывает формат подсчета:1 – неделя начинается с воскресенья. Является значением по умолчанию; 2 – неделя начинается с понедельника; 3 – неделя начинается с понедельника, а отсчет начинается с нуля.

=ГОД( дата ) - Находит год для заданной даты.

Что делать, если нет взаимности? А теперь спустимся с небес на землю. Приземлились? Продолжаем разговор...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

ЧТО ТАКОЕ УВЕРЕННОЕ ПОВЕДЕНИЕ В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЯХ? Исторически существует три основных модели различий, существующих между...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте: