Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Составление и оформление служебных документов





Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. В введении указывают события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т.п. вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.

Служебные документы для печатания на пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.

В них должны быть четко выделены абзацы.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.

Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:

- наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;

- почтовый адрес указывается полностью: индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта), республика, край, область, город, улица, номер дома;

- документ не должен содержать более трех адресов; при направлении документа более чем в три адреса, на каждом документе указывается только один адрес.



При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова "Приложение" указывается наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.

Отметка о наличии приложения печатается на три интервала ниже текста.

Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Внизу на обороте последнего листа указывается фамилия исполнителя и дата изготовления документа.

Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

Служебные документы, как правило, подписываются одним должностным лицом. При временном отсутствии в суде должностного лица, которому предоставлено право ведения служебной переписки, документы подписываются лицом, временно его замещающим. Подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.

При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

Дату подписания документа и, если необходимо, надпись "Лично" или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, из которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.

Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.

В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Все подписанные документы отправляются только через канцелярию суда в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Работник канцелярии перед отправкой документа обязан:

- проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма;

- составить опись о направлении документа, в которой проставляется дата и исходящий номер.

Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый на основе единоначалияруководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Это самый распространенный вид распорядительных документов. В организациях приказ может издаваться в соответствии с указанием вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организаций или отдельных работников. Суще­ствует два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы предприятия, изменением штатов и т. д.

Реквизиты приказа:

наименование организации; —

наименование вида документа; —

дата; —

регистрационный номер; —

место составления; —

заголовок к тексту; —

текст; —

подпись; —

визы согласования; —

отметка об исполнении документа и направлении его в дело. —

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу в пределах календарного года.

Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «о» или «об». Он должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»: «О введении…»; «О реформации…» и т. д.

Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части указываются причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Обычно используются фразы: «В связи с переходом на новую систему планирования…»; «В целях обеспечения сохранности документов…» и т. п. Если основанием к изданию приказа является нормативный или распорядительный документ, то в кон­статирующей части указываются его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации, например: «…на основании приказа… от 00.00.00 № 00 «О …». Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между представителями руководства может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке про­писными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.

В распорядительной части излагаются предписания, указываются исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы, например: «провести инвентаризацию основных фондов в следующие сроки…».

Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, пункты распорядительной части приказа начинаются с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся после фамилии), например: «Главному бухгалтеру Овчинниковой В. А. представить на утверждение…» Если исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе не указывается.

Часто последним пунктом приказа по основной деятельности указывается должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом: «Контроль за исполнением приказа возложить на…»; «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказы подписываются руководителями организации или замещающими их должностными лицами

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

 

___ ____________ 200 __ г. № ___

 

Место составления

 

о ________________________________________

(заголовок к тексту)

 

ТЕКСТ

 

 

(личная подпись)

Протокол

Этими документами фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т. п.

Протокол совещания ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется протокол на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текстов докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений. Если совещание стенографировалось или записывалось на диктофон, то при оформлении протокола используются материалы этих записей.

Реквизиты протокола:

наименование организации; —

наименование вида документа; —

дата; —

регистрационный номер; —

место заседания; —

заголовок к тексту; —

текст; —

подпись. —

Датой протокола является дата совещания, а не дата оформления или подписания документа. Иногда совещание проводится в течение нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим образом: 20—23.12.2014.

Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

Заголовок протокола указывает название коллегиального органа и вид коллегиальной деятельности, он должен сочетаться в падеже с наименованием документа, например: «Протокол заседания пед­совета»; «Протокол производственного совещания» и т. п.

Текст, протокола может быть кратким и подробным. В кратких протоколах указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих и принятые решения. Эти протоколы не отражают содержания выступлений, поэтому по ним трудно получить представление о ходе обсуждения вопросов. В подробных протоколах записывается полностью содержание всех выступлений.

Если к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений, то после фамилии выступающего и записи основного названия его доклада делается отметка «Доклад прилагается», например:

СЛУШАЛИ:

г. (Доклад прилагается.) Мазаеву О. Т.— об итогах окончания 1-го полугодия 2014/15уч.

 

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих либо располагаются в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. Например:

 

Присутствовали: 42 сотрудника (список прилагается)

 

или:

 

Присутствовали: зам. директора Мазаева О. Т, гл. бухгалтер Овчинникова В. А, преподаватель Черткова М. В.

 

На заседаниях, где должен быть определенный кворум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений.

Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «о» или «об». Например:

Повестка дня:

Об итогах зимней сессии. 1.

О ходе подготовки к конференции. 2.

Об утверждении программ курсов дисциплин. 3.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня совещания. Эти разделы имеют три составные части:

1) СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ);

2) СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) и т. д.

Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), копий или выписок из протокола.

Пример оформления протокола приведен в Приложении 3.

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.00 № ___

Москва

 

Заголовок к тексту

 

Председатель И. О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И.О. Фамилия…

 

Повестка дня:

1. _______________________________________________

2. _______________________________________________

 

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О.— ______________________________________

 

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И. О.— ______________________________________

Фамилия И. О.— ______________________________________

 

ПОСТАНОВИЛИ:

__________________________________________________

 

 

2. СЛУШАЛИ:

(второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый)

 

 

Председатель Расшифровка подписи

Секретарь Расшифровка подписи

Акт

К информационно-справочным документам относится акт — документ, подтверждающий факты, события, действия.

Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации или распоряжением вышестоящей организации. В состав комиссии включают специалистов, способных разобраться в фактах, подлежащих обследованию. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (например, когда бухгалтер-ревизор проводит плановую проверку финансовой деятельности детского сада).

Существует большое количество разновидностей актов: акты приема-передачи дел, акты ликвидации, проведения испытаний, акты списания материальных ценностей, коммерческие акты, акты инвентаризации, акты несчастных случаев и др.

Реквизиты акта:

наименование организации; —

наименование вида документа; —

дата; —

регистрационный номер; —

место составления; —

заголовок к тексту; —

текст; —

отметка о наличии приложения; —

подпись; —

гриф утверждения. —

Во время проверки ведутся предварительные записи, которые должны быть точными и объективными. Факты, включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии.

Датой акта является дата актируемого события, а не дата оформления и подписания документа.

Заголовок к тексту акта может формулироваться отглагольным существительным в именительном падеже, например: «Списание бензина».

Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую, включающую выводы. В первой части указывается основание для составления акта (полное наименование документа в именительном падеже, в связи с которым образована комиссия, его дата, номер и заголовок к тексту), перечисляется состав комиссии: председатель (должность с указанием названия организации, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы) в алфавитном порядке. Их печатают через 1,5 межстрочного интервала и нумеруют арабскими цифрами. Иногда указывают присутствующих (должность, фамилия, инициалы).

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.

Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты; иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце его может быть указано их количество и местонахождение. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз.— хххххххххххх

2-й экз.— ххххххх

3-й экз.— в дело 02/14.

Акты подписывают все члены комиссии. С ними могут знакомить и заинтересованных в их содержании лиц, которые визируют акты. Некоторые виды актов (приема законченных строительных объектов; списания; выполнения работ; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и др.) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

00.00.00 № ___ Подпись Расшифровка подписи

Москва Дата

 

 

Заголовок к тексту

 

Основание: ____________________________________________________

 

Составлен комиссией:

Председатель: И. О. Фамилия

Члены комиссии: 1. _________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

2. _________________________________

 

Присутствовали: 1. _________________________________

2. _________________________________

 

Текст ________________________________________________________________________________________________________________________

 

Составлен в ____ экземплярах:

1-й экз.—……………………

2-й экз.—……………………

3-й экз.—……………………

 

Председатель Расшифровка подписи

Члены комиссии: Расшифровка подписи

Расшифровка подписи

Справка

Справкой называют документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Информационная справка по вопросам производственной дея­тельности организации может адресоваться на имя руководителя организации или в вышестоящую организацию.

Реквизиты информационной справки:

наименование организации; —

наименование вида документа; —

дата; —

регистрационный номер; —

место составления; —

заголовок к тексту; —

текст; —

подпись. —

Текст справок тщательно проверяется, не должен содержать домыслов, предположений, непроверенной информации, т. к. часто на основании справок принимаются различные решения.

Если справка готовится для руководителя организации, ее подписывает автор. Если справку готовят для вышестоящей или иной организации, она оформляется на бланке организации-автора и подписывается ее руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и иметь регистрационный номер, как и служебное письмо.

 

 

Наименование организации Адресат

 

СПРАВКА

00.00.00 № __

Москва

 

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

 

Наименование должности Подпись Расшифровка подпись

Наиболее многочисленным в организациях является другой вид справок. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в организации, место проживания, наличие иждивенцев и др.

Реквизиты такой справки:

наименование организации; —

наименование вида документа; —

дата; —

регистрационный номер; —

место составления; —

текст; —

подпись; —

печать; —

адресат. —

Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.

Обычно текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. Их пишут в именительном падеже. Затем указывают необходимые сведения: должность, время работы в организации, оклад или среднемесячную заработную плату и др.

Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если в справке указываются сведения о зарплате или другие сведения финансового характера, ее подписывает и главный бухгалтер организации.

После оформления, подписи и регистрации справку выдают заинтересованному лицу.









Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...

Живите по правилу: МАЛО ЛИ ЧТО НА СВЕТЕ СУЩЕСТВУЕТ? Я неслучайно подчеркиваю, что место в голове ограничено, а информации вокруг много, и что ваше право...

Конфликты в семейной жизни. Как это изменить? Редкий брак и взаимоотношения существуют без конфликтов и напряженности. Через это проходят все...

Что вызывает тренды на фондовых и товарных рынках Объяснение теории грузового поезда Первые 17 лет моих рыночных исследований сводились к попыткам вычис­лить, когда этот...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2021 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.