Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Сущность процессного подхода и основные этапы его реализации





 

Процессный подход является основным элементом менеджмента в организации. При этом одним из ключевых аспектов этого подхода является обеспечение наглядности («прозрачности») объекта управления (организации или системы) посредством его точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания.

Процессы в любой компании по своей сущности могут быть трех видов:

· индивидуальный процесс (выполняемый индивидуумом);

· функциональный, или вертикальный процесс, отражающий деятельность компании по вертикали и соответствующий ее структуре взаимодействия руководителей, отделов, подразделений и служащих;

· деловой, или горизонтальный процесс, который пересекает по горизонтали деятельность компании и представляет собой совокупность взаимосвязанных интегрированных процессов.

Подход к управлению качеством при процессной организации работ основывается на том, что управление качеством также является процессом. Все работы осуществляются посредством выполнения сети процессов. Структура такой сети обычно не является простой и последовательной, поэтому управление качеством в такой структуре должно основываться на группировке процессов по объектам воздействия.

Таким образом, управление качеством работ достигается через управление процессами по двум направлениям:

1. Через структуру и работу самого процесса;

2. Через продукцию или информацию, протекающую через процесс.

В общем случае, взаимосвязь процессов и управления качеством можно представить следующим образом (рис. 1.1.1).

Основным обстоятельством, приведшим специалистов к использованию принципов процессного подхода, является необходимость в профилактике, а не исправлении допускаемых в ходе работы ошибок. Такое требование принципиально меняет отношение к системам качества, теперь необходимо создать условия, при которых предупреждение несоответствий становиться главным требованием к системе контроля. Следовательно, менеджер должен получить объективную картину действующего процесса для ее анализа и оценки рисков, что возможно только через описание процессов.



Рис. 1.1.1 Процессная модель управления качеством

Адекватное описание сети процессов осуществляется с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином «моделирование» следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил языка описания объекта. Среди наиболее распространенных языков описания и соответствующих им моделей можно выделить:

· вербальная модель – описание на естественном языке;

· математическая модель – описание с помощью средств и правил математики;

· графическая модель – описание объекта с помощью средств и правил графического изображения.

Следует отметить, что нет четких границ между приведенными типами языков описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель использует средства и правила других моделей. Большинство экспертов в сфере систем менеджмента качества сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление.

Как отмечают многие специалисты одним из важных преимуществ процессного подхода заключается в применении его как метода познания. Это единственный инструмент, при котором возможно впервые увидеть всю цепочку действий, выполняемых для достижения конкретной цели. Более глубокая детализация процессов позволяет увидеть скрытые нестыковки, узкие места, ресурсные конфликты и т.д., которые сложно разглядеть при структурном подходе в менеджменте.

В результате развития науки управления сегодня мы видим, что ни одна компания не в состоянии оставаться конкурентоспособной на рынке без использования в менеджменте принципов процессного управления, кроме того, единственный путь познания самих процессов, это их моделирование.

В современной практике моделирования управленческой и производственной деятельности для обозначения объектов моделирования принято использовать термин «бизнес-процесс». В МС ИСО 9000 принят термин «процесс». Развитие и распространение двух областей знания постепенно привело к сближению этих понятий. Поэтому термины «процесс» и «бизнес-процесс» – синонимы.

Методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются в настоящее время одним из важнейших инструментов повышения качества работы предприятия. Такие крупные российские компании, как ГМК «Норильский никель», Оскольский электрометаллургический комбинат, нефтяная компания ЮКОС, «Альфа-банк» и т.д. используют программные средства для описания и оптимизации различных процессов обеспечивающих качество продукции или услуг. Использование подобных методик и программных средств имеет своей конечной целью реорганизацию бизнес-процессов и, как следствие, увеличение доходов, сокращение затрат на производство продукции и услуг, повышение качества продукции и т.д.

Так или иначе, выполняемые в организациях проекты связанны с разработкой и внедрением новых систем управления или их элементов. Как правило, руководители организаций ожидают от внедрения значительного улучшения деятельности. Однако практический результат от внедрения новой системы качества трудно измерим. Большие финансовые вложения в системы управления качеством и отсутствие видимого результата приводят как к формированию негативного отношения, так и к дискредитации философии управления качеством на основе процессного подхода. Поэтому, прежде чем приступить к работе по моделированию бизнес-процессов, необходимо в первую очередь руководителям предприятий достаточно хорошо изучить предлагаемые на рынке высоких технологий методы и программные средства внедрения процессного подхода.

Основополагающей базой современных подходов к управлению является процессный подход, который предполагает определение набора бизнес-процессов, выполняемых в организации, и дальнейшую работу с ними. Предполагаемые сегодня системы управления базируются на следующих основных подходах:

· TQM (Total Quality Management) – система всеобщего управления качеством;

· PIQS (Process Integrated Quality System) – система менеджмента качества, интегрированная с бизнес-процессами;

· МС ИСО серии 9000 версии 2000 г. – регламентирующие требования к системам менеджмента качества;

· WFMS (Work Flow Management System) – система управления потоками работ;

· ERP (Enterprise Resource Planning) – комплексная система планирования и управления ресурсами организации.

С принятием МС ИСО 9000 в основу построения системы менеджмента качества организации официально заложен процессный подход. Современные подходы к управлению качеством предполагают определение сети бизнес-процессов компании и последующую работу по их улучшению.

В настоящее время в России понятие процессного подхода весьма расплывчато. Такая ситуация обусловлена несколькими причинами. Первая из них состоит в том, что существующая культура менеджмента качества, основанная на процессном подходе, только начинает развиваться.

Вторая причина, связана с деятельностью консалтинговых компаний, которые, отдавая дань моде, рекламируют процессный подход, трактуя его каждый по-своему, не имея достаточных навыков во внедрении.

Третья причина – недостаточная подготовка менеджеров верхнего уровня в области систем менеджмента качества.

Что бы разобраться с понятием «процессный подход» для начала обратимся к определениям МС ИСО 9000. Под процессом здесь понимается «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, предоставляющая ценность для клиента». В определении МС ИСО 9000 под процессом можно понимать любую деятельность, использующую определенные ресурсы (персонал, информация, материальные ресурсы, инфраструктура, технологии) и служащую для получения определенных выходов. Такое определение процесса является достаточно общим. Под него попадает любое подразделение организации. Действительно, в каждом подразделении выполняется определенные работы, расходуются ресурсы, используется оборудование. На выходе подразделения получаем определенный результат: обработаны документы, готовую продукцию, услуги и т.д.

В связи свыше сказанным происходит путаница в определениях функций, бизнес-процессов и процессного подхода к управлению. Во-первых, следует однозначно сказать, что такие инструментальные средства как Bpwin, Aris и др., а также реализованные в них стандарты моделирования, сами по себе не являются методиками формирования моделей процессов и уж тем более принципами внедрения процессного подхода. Все нотации служат исключительно как средства для описания деятельности организации. Ни в одну из этих систем не заложены принципы управления организацией на основе процессного подхода. В документации к системам они не сформулированы, не даны четкие методики внедрения и т.д. Многие заблуждаются, когда говорят об Bpwin или Aris как о новом современном процессном подходе.

Для того, чтобы разобраться в том, какие объекты могут носить название процессов воспользуемся классификацией:

1. по отношению к клиентам:

1.1 внешние;

1.2 внутренние;

2 по отношению к получению добавленной стоимости:

2.1 основные (добавляющие ценность);

2.2 вспомогательные (добавляющие стоимость);

3 по уровню подробности рассмотрения:

3.1 верхнего уровня;

3.2 детальные;

3.3 элементарные (операции, не требующие более детального описания).

Очевидно, что простейшее определение бизнес-процесса как последовательности выполнения некоторых работ не раскрывает всей сложности и многогранности реальной деятельности. Поток работ в организации имеет очень сложную структуру. Большая часть работы, приносящей результат и ценность клиенту, выполняется на нижнем уровне – уровне исполнителей. Тем не менее, поток работ циркулируется вверх-вниз в рамках каждого функционального звена: согласования, утверждения документов, принятие решений и т.д. В работе задействованы не только исполнители, но и руководители. Для выполнения работ требуются ресурсы: персонал, материалы, оборудование, среда, программное обеспечение и т.д. Поэтому определение процесса как некоторой последовательности операций (работ, функций) не является удовлетворительным с точки зрения управления. Любой бизнес-процесс может включать в себя пять основных элементов: планирование и осуществление деятельности, регистрация фактической информации, контроль и анализ, принятие решений.

На основании выше сказанного можно принять следующие определения, предложенные Репиным В.В. и Елиферовым В.Г.:

Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Процессный подход – применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

Функция – направление деятельности элемента организационной структуры, представляющие собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Деятельность осуществляется организацией в целом, отдельным подразделением, группой подразделений, отдельным исполнителем. Поэтому рассматривать и определять процессы можно на различном уровне детализации, но для целей управления организацией лучше определять процессы, начиная с верхнего уровня. Процессы рекомендуется группировать следующим образом:

· основные процессы;

· вспомогательные процессы;

· процессы управления.

Основой для определения бизнес-процессов является деятельность, выполняемая подразделениями организации. Важно понимать, что в первую очередь бизнес-процесс является объектом управления и, кроме того, его представление в виде графической схемы является упрощенным, ограниченным по возможностям представлением чьего либо мнения (чаще всего команды экспертов).

Типовой проект реорганизации бизнес-процессов включает следующие этапы:

1. подготовительный;

2. моделирование и анализ бизнес-процессов «как есть»;

3. моделирование бизнес-процессов «как должно быть»;

4. подготовка и внедрение изменений в процессах, построение процессной системы управления организацией.

Рассмотрим каждый из этих этапов. На подготовительном этапе создаются необходимые условия и предпосылки для успешного выполнения проекта. Подготовительный этап включает следующие работы:

· диагностика проблем организации;

· определение основных бизнес-процессов (сети процессов);

· определение и ранжирование целей проекта;

· выбор (разработка) и утверждение методики ведения проекта, включая методику моделирования бизнес-процессов, структуру регламента выполнения бизнес-процессов и другие документы;

· подготовка программного и аппаратного обеспечения;

· формирования рабочих групп;

· методическая подготовка: обучение руководителей и специалистов организации;

· информирование персонала о задачах проекта;

· детальное планирование работ.

Первым и основным результатом подготовительного этапа является формирование команды руководителей и сотрудников организации («критической массы»), «зараженных» философией процессного подхода к управлению, четко представляющих цели проекта и последовательность шагов по их достижению. Второй важнейший результат этапа – утвержденная корпоративная методика моделирования бизнес-процессов. Эта методика может быть основана на стандартах, адаптирована для целей организации либо вновь разработана.

На втором этапе проекта выполняется моделирование и анализ бизнес-процессов «как есть». Этап включает следующие работы:

· создание моделей организационной структуры;

· создание вспомогательных моделей (деревья функций, документов, материальных ресурсов и т.д.);

· разработка моделей бизнес-процессов верхнего уровня;

· проверка адекватности моделей верхнего уровня;

· разработка моделей детальных бизнес-процессов (несколько уровней декомпозиции);

· проверка адекватности детальных моделей;

· создание моделей документов, данных и т.д.;

· проведение анализа моделей;

· формирование отчетов.

Основным результатом второго этапа являются модели бизнес-процессов, построенные в соответствии с требованиями организации, и данные анализа этих моделей. Полученные модели процессов используются для дальнейшей работы по созданию регламентирующих документов и реорганизации бизнес-процессов.

Третий этап предназначен для построения моделей бизнес-процессов «как должно быть». В методиках, предполагаемых различными авторами и фирмами, подразумевается, что на третьем этапе должны быть сформированы новые варианты моделей бизнес-процессов. Однако, исходя из опыта выполнения проектов, можно утверждать, что такой подход на практике не работает. Дело в том, что понимание «как должно быть» формируется у сотрудников постепенно, по мере описания и регламентации бизнес-процессов, выполнения работ по анализу процессов и осознания того, что, собственно, в организации «не так» и почему. Создав огромную модель процессов организации, ни один специалист не в силах сразу сказать, как надо реорганизовать всю сеть процессов, чтобы система стала эффективнее.

В тоже время следует отметить, что если мы рассматриваем какой-то отдельно взятый простейший бизнес-процесс, то создавать для него модели «как должно быть» вполне допустимо. Например, процесс загрузки автомобиля клиента на складе готовой продукции, процесс формирования счета-фактуры и т.п.

На четвертом этапе проводится подготовка к внедрению процессной системы управления. Осуществляется выбор приоритетов при изменении процессов на основе рассчитанной экономической эффективности, оцениваются требуемые ресурсы, проводится оценка рисков и компенсационных мероприятий, выполняются подготовительные работы с персоналом организации.

Затем выполняется собственно реорганизация бизнес-процессов, при этом могут выполняться следующие работы:

· регламентация бизнес-процессов и создание других необходимых документов (положения о подразделениях, должностные и рабочие инструкции, методики измерения и анализа показателей процесса, формы отчетности владельцев процессов и т.д.);

· поэтапное внедрение бизнес-процессов «как должно быть» процессной системы управления;

· оперативный контроль выполнение плана;

· контроль качества создаваемых (реорганизуемых) бизнес-процессов;

· корректировка моделей бизнес-процессов на основе практического опыта;

· разработка новой документации (регламенты по процессам).

Результатом проекта должны стать новые, более эффективные бизнес-процессы, комплект документации, регламентирующий процессы, а также организационная структура, соответствующая новым процессам.

Как отмечают большинство специалистов практиков, среди которых Репин В.В., Елиферов В.Г., Соолятте А.Ю.и др., использование такой методики не приводит к практическим результатам внедрения процессного подхода. Это связано с тем, что при значительных затратах вкладываемых во внедрение процессы, описывающие деятельность предприятия, охватывают далеко не все сложное взаимодействие. Таким образом, встает вопрос в разработке такой методики, которая бы позволила с различных сторон, а именно с точки зрения управляющих процедур и вероятности возникновения несоответствий, описать моделируемый процесс.

Специалисты многих предприятий России используют стандарт IDEF0 и программные продукты, его поддерживающие, для построения моделей деятельности. Эти модели используются для анализа, представления руководству, использования в нормативно-методических документах при документировании деятельности, при подготовке к внедрению информационных систем и т.д. Несмотря на широкую распространенность и относительную простоту стандарта IDEF0, во многих компаниях специалисты испытывают существенные затруднения при построении и последующем использовании моделей. Часто модели получаются сложными, запутанными, плохо соответствующими реальной деятельности. Глядя на такие модели, руководители предприятий не только не могут с ними эффективно работать, но и не способны указать, в каком именно направлении нужно их совершенствовать, чтобы получить приемлемых для практических целей результат. В чем здесь проблема? В сложности самого стандарта IDEF0 или в недостаточном его знании сотрудниками и руководителями? Опыт применения IDEF0 и примеры использования его различными компаниями указывают на то, что это не главные причины. На взгляд специалистов сайта www.finexpert.ru, причина заключается в отсутствии четкого и последовательного методического подхода к применению стандарта IDFE0 для практических задач описания, анализа и документирования деятельности предприятия. Далее рассмотрим несколько принципиальных путей построения моделей бизнес-процессов.









ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала...

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)...

Что способствует осуществлению желаний? Стопроцентная, непоколебимая уверенность в своем...

Система охраняемых территорий в США Изучение особо охраняемых природных территорий(ООПТ) США представляет особый интерес по многим причинам...





Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2021 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.