Сдам Сам

ПОЛЕЗНОЕ


КАТЕГОРИИ







Сущность и необходимость контроля





Контроль — четвертая и заключительная функция менедж­мента. На практике, при этом, он служит основой планирования на новый отчетный период, уже начавшийся или только начи­нающийся. Объекты, временные интервалы и точные моменты контроля определяются уже на стадии планирования. В процес­се контроля одновременно следует осуществлять активный кон­троль достижения промежуточных целей, намеченных на раз­ные отрезки времени, и максимально быстро реагировать на откло­нения — как положительные, так и, в особенности, отрицательные.

Планы не всегда выполняются так, как было задумано, по­скольку люди зачастую не принимают делегированные им права и обязанности, а руководству не удается должным образом мо­тивировать людей на достижение поставленных целей. Меняют­ся условия окружающей среды, и организация должна соответ­ственно к ним адаптироваться. Достичь этой цели помогает кон­троль, при помощи которого руководство организации опреде­ляет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в из­вестной корректировке.

Контроль представляет собой процесс, обеспечивающий дос­тижение организацией поставленных целей.

Процесс контроля состоит из. установки стандартов, изме­рения фактически достигнутых результатов и проведения кор­ректировок в том случае, если достигнутые результаты сущест­венно отличаются от установленных стандартов.

Руководство начинает осуществлять функцию контроля с того момента, когда оно сформулировало цели и задачи и созда­ло организацию. Без контроля невозможно успешное функцио­нирование организации. Сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распре­деляя усилия тем или иным образом. Контроль — важнейшая функция менеджмента. Согласно П. Друкеру: «Контроль и оп­ределение направления - это синонимы».



Необходимость контроля обусловлена следующим.

1. Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации. Планы и организацион­ные структуры - это лишь картины того, каким хотелось бы ви­деть будущее руководству. Множество разнообразных обстоя­тельств может воспрепятствовать реализации целей организа­ции. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на изменения среды, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них возможных перемен, которым и является контроль.

2. Контроль предупреждает о возникновении кризисных си­туаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуа­ции внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

В настоящее время в отечественной экономике распростра­ненной является ситуация, при которой организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в дру­гой. При этом большинство достаточно опытных менеджеров считает, что в их бизнесе такое состояние неизбежно. Действи­тельно, некая случайная ситуация может развиваться слишком быстро, чтобы организация сразу могла зафиксировать ее и вы­работать линию поведения, однако в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно прибегать к методам анти­кризисного управления.

Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти про­блемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необхо­димости осуществления контроля состоит в том, что любая ор­ганизация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

3. Контроль поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланирован­ными, т.е. отвечая на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает воз­можность определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи, неудачи и их причины, ме­неджеры получают возможность достаточно быстро адаптиро­вать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить, тем самым, наибольшие темпы продвижения к при­оритетным целям организации.

Контроль — важная и сложная функция менеджмента. Одна из важнейших его особенностей, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть все­объемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой ис­ключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ран­га, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть сво­их должностных обязанностей, даже если никто ему специально это не поручал.

Контроль как функция менеджмента пронизывает все сфе­ры жизни общества. Ниже перечислены некоторые виды кон­троля, даже беглый взгляд на которые дает представление о его значимости и актуальности.

Банковский контроль — контроль, осуществляемый банками за целевым расходованием выданных кредитов, если это огово­рено кредитным договором, либо за расходованием средств не­платежеспособного должника, до признания его банкротом.

Контроль безопасности — системные просмотр, изучение журналов и наблюдение за функционированием системы с це­лью определения достаточности средств ее контроля на соответ­ствие принятой методике безопасности и процедурам обработки данных, обнаружение нарушений безопасности и выработка ре­комендаций по изучению средств контроля и процедур безопас­ности. Управление данным механизмом включает выбор собы­тий безопасности, заносимых в журнал безопасности, включе­ние и отключение регистрации событий безопасности и подго­товка отчетов о безопасности системы.

Бюджетный контроль - органическая составная часть госу­дарственного финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его рассмотрения и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.

Валютный контроль — 1) система, посредством которой го­сударство регулирует порядок приобретения иностранной валю­ты и проведения операции с ней. Как правило, лицензии на проведение операций с иностранной валютой уполномочены выдавать министерство финансов страны или ее центральный банк; 2) контроль за перемещением через таможенную границу страны (за исключением периметров свободных таможенных зон и свободных складов) национальной валюты, ценных бумаг, ва­лютных ценностей; 3) контроль за валютными операциями, свя­занными с перемещением через таможенную границу страны товаров и транспортных средств; 4) составная часть единой об­щегосударственной политики в области организации контроля и надзора за соблюдением законодательства страны в сфере валютных, экспортно-импортных и иных внешнеэкономических операций; 5) контроль за соблюдением резидентами и нерези­дентами государственного законодательства и ведомственных нормативных актов, регулирующих совершение валютных опе­раций, и за выполнением резидентами обязательств перед госу­дарством в иностранной валюте. Валютный контроль в России осуществляется в соответствии с российским законодательством и Таможенным кодексом Федеральной службой России по ва­лютному и экспортному контролю, а также таможенными орга­нами во главе с Государственным таможенным комитетом РФ в пределах их компетенции.

Внутрибанковский контроль — система обеспечения пра­вильности совершения кассовых, расчетных, кредитных и других операций в учреждениях банка.

Внутрихозяйственный контроль — контроль, который осуще­ствляется за хозяйственными операциями и процессами, проис­ходящими в производственных объединениях, на предприятиях, фирмах, акционерных обществах.

Государственный контроль — одна из форм осуществления государственной власти, обеспечивающая соблюдение законов и других правовых актов, издаваемых органами государства.

Оперативный контроль за исполнением Федерального бюдже­та — контроль за выполнением закона о федеральном бюджете. Основной контроль осуществляет Счетная палата Федерального собрания, которая в процессе исполнения федерального бюдже­та, контролирует полноту и своевременность денежных поступ­лений, фактическое выделение бюджетных ассигнований в сравнении с законодательно утвержденными показателями фе­дерального бюджета, выявляет отклонения и нарушения, прово­дит их анализ, вносит предложения по их устранению. Счетная палата, ежеквартально, по установленной форме, представляет Федеральному Собранию РФ оперативный отчет о ходе испол­нения федерального бюджета, в котором приводятся фактиче­ские данные о формировании доходов и произведенных расхо­дах в сравнении с утвержденным федеральным Законом о феде­ральном бюджете на текущий год показателями за истекший пе­риод. Квартальная форма отчета утверждается Государственной Ду­мой по согласованию с Советом Федерации. Данные оперативного контроля используются при планировании ревизий и проверок.

Контроль за состоянием государственного внутреннего и внешнего долга РФ и за использованием кредитных ресурсов — кон­троль, осуществляемый Счетной палатой за: управлением и об­служиванием государственного внутреннего и внешнего долга РФ; законностью, рациональностью и эффективностью использова­ния иностранных кредитов и займов, получаемых Правительст­вом РФ от иностранных государств и финансовых организаций; эффективностью размещения централизованных финансовых ресурсов, выдаваемых на возвратной основе; предоставлением государственных кредитов, а также предоставлением средств на безвозмездной основе иностранным государствам и междуна­родным организациям.

Контроль за состоянием запасов - изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического на­значения, изделий народного потребления и др. с целью выяв­ления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений. Контроль состояния запасов мо­жет проводиться на основе данных учета запасов, переписей ма­териальных ресурсов, инвентаризаций, проводимых на регуляр­ной основе или по мере необходимости.

Государственный контроль и надзор за сертификацией — кон­троль, осуществляемый Госстандартом РФ, иными специально уполномоченными государственными органами РФ (должност­ными лицами этих органов). Контролю и надзору подлежит и сама сертификация продукции.

Метрологический контроль и надзор — деятельность, осуществляемая органом государственной метрологической службы (государственный метрологический контроль и надзор) или метрологической службой юридического лица в целях проверки соблюдения установленных метрологических правил и норм.

Иммиграционный контроль — осуществляемая Федеральной миграционной службой России и ее территориальными органа­ми деятельность по регулированию миграции и осуществлению, в пределах своей компетенции, мер по предупреждению некон­тролируемой миграции на территории Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства.

Инспекционный контроль — контроль, осуществляемый спе­циально уполномоченными лицами за правильностью действий подведомственных органов и лиц.

Кредитный селективный контроль — инструмент денежно-кредитной политики государства, призванные стимулировать или ограничивать использование кредита в конкретной отрасли, сфере деятельности экономических агентов (например, государ­ственное регулирование условий кредита на те или иные цели, выдача разрешений на выпуск ценных бумаг и т.д.).

Маркетинговый контроль — приемы определения эффектив­ности мероприятий маркетинга. Предусматривает формулирование целей и задач контроля, использование различных форм и методов контроля. Контроль должен носить всесторонний, по­следовательный и объективный характер с учетом внешних ус­ловий, продаж и прибыльности фирмы, отношения покупателей к ее деятельности.

Контроль материнской компании над дочерней компанией — возможность компании-инвестора определять долговременную производственную и финансовую политику другой компании;

формально для этого необходимо владеть более чем половиной акций дочерней компании.

Контроль над заработной платой — политика в области за­работной платы и цен, которая в законодательном порядке ус­танавливает максимально допустимые размеры повышения за­работной платы и цен в какой-либо период времени.

Контроль над иностранной валютой — контроль, который может установить правительство над спросом граждан и фирм данной страны на иностранную валюту и над валютными курса­ми с целью ограничить свои внешние платежи (устранить дефи­цит платежного баланса).

Контроль над ценами — государственное регулирование цен на некоторые виды товаров.

Косвенный контроль над юридическим лицом — возможность юридического или физического лица определять решения, при­нимаемые юридическим лицом, через третьих лиц, по отноше­нию к которым первое обладает одним или несколькими сле­дующими правами или полномочиями: распоряжаться, в том числе совместно с иными лицами в результате соглашения (со­гласованных действий), более чем 50% от общего количества голосов, приходящихся на акции (вклады, доли), составляющие уставный (складочный) капитал юридического лица; определять, в том числе совместно с иными лицами, условия ведения пред­принимательской деятельности юридического лица или осуще­ствлять функции его исполнительного органа; назначать более 50% состава исполнительного органа и (или) Совета директоров (наблюдательного совета) юридического лица; участвовать со­вместно с одними и теми же физическими лицами в исполни­тельном органе и (или) Совете директоров (наблюдательном со­вете) двух и более юридических лиц, представляя более 50% со­става их органа управления.

Прямой контроль над юридическим лицом — возможность юридического или физического лица определять решения, при­нимаемые юридическим лицом, посредством одного или не­скольких следующих действий: распоряжения, в том числе со­вместно с иными лицами в результате соглашения, более чем 50% от общего количества голосов, приходящихся на акции, со­ставляющие уставный капитал юридического лица; получения права определять, в том числе совместно с иными лицами, ус­ловия ведения предпринимательской деятельности юридическо­го лица или осуществлять функции его исполнительного органа; получения права назначать более 50% состава исполнительного органа и (или) Совета директоров (наблюдательного совета) юридического лица; участия совместно с одними и теми же фи­зическими лицами в исполнительном органе и (или) Совете ди­ректоров (наблюдательном совете) двух и более юридических лиц, представляя более 50% состава их органа управления.

Операционный контроль - контроль продукции или процес­са во время выполнения или после завершения технологической

операции.

Контроль поставок — отслеживание поставки, начиная с подтверждения поставщиком получения заказа, согласования условий поставки и кончая проверкой своевременности отгруз­ки и доставки заказанной продукции. В ходе контроля поставок проверяются соблюдение поставщиком своих договорных обяза­тельств по ассортименту, количеству и качеству продукции и т.д., перевозчиком — соблюдение сроков доставки, отсутствие повреждений и недостач и т.п.

Приемочный контроль — контроль готовой продукции, осу­ществляемый органами приемки.

Производственный контроль — сопоставление показателей производственного планирования с фактическими данными, а также анализ отклонений. Производственный контроль охваты­вает, в частности, количественные и временные аспекты произ­водственного процесса, Контроль качества, использование мощностей, а также издержек производства. Важный аспект производственный контроля — контроль (слежение) за соблюде­нием заданных сроков работ. Различают регулярное (повторяю­щееся) слежение и разовый контроль, контроль за внешними, внутренними операциями предприятия и т.д. Вспомогательным инструментом контроля срока служит «технологическая карта», определяющая время прохождения работ (заказа) по цехам с от­ражением сроков графическими методами. Организационной формой контроля и регулирования производственного процесса могут быть диспетчерские пункты — своего рода информацион­ные центры.

Сплошной контроль — контроль, охватывающий все едини­цы продукции, товара; полный контроль.

Таможенный контроль — проверка в соответствии с тамо­женным кодексом соблюдения правил перемещения через госу­дарственную границу различных грузов, товаров, валюты и ва­лютных ценностей, драгоценных металлов и изделий из них. Таможенный контроль осуществляется в сочетании с погранич­ным контролем.

Фактический контроль — контроль, который состоит в уста­новлении действительного, реального состояния объекта путем пересчета, взвешивания, обмера, лабораторного анализа и дру­гих методов установления фактического состояния объекта. К объектам фактического контроля относятся: наличные деньги в кассе, основные средства, материальные ценности, готовая про­дукция, незавершенное производство.

Хозяйственный контроль — система мероприятий, обеспечи­вающих проверку по хозяйственным вопросам, а также проверку хозяйственно-финансовой деятельности предприятий, учрежде­ний и организаций.

Ценовой контроль — вводимые государством ограничения на цены потребительских товаров и их периодическая проверка.

Экологический контроль — система контроля и надзора за состоянием окружающей природной среды, состоящая из госу­дарственной службы наблюдения за состоянием окружающей природной среды, а также государственного, общественного и производственного контроля. Экологический контроль пред­ставляет собой наблюдение за состоянием окружающей природ­ной среды и ее изменением под влиянием хозяйственное и иной деятельности: проверку выполнения планов и мероприятий по охране природы, рациональному использованию природных ре­сурсов, оздоровлению окружающей природной среды, соблюде­нию требований природоохранительного законодательства и нормативов качества окружающей природной среды. Государст­венный экологический контроль осуществляется высшими за­конодательными и исполнительными органами власти феде­рального, республиканского, краевого, областного и местного уровня, а также специально уполномоченными государственные органами в области охраны природы, санитарно-эпидемиоло-гического надзора.

Экспортный контроль — система мер по запрету, ограничению или контролю над экспортом «стратегических товаров» и др.

Контроль лежит в основе процесса менеджмента. Ни пла­нирование, ни создание организационных структур, ни мотива­цию нельзя рассматривать в отрыве от контроля, поскольку, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способ­ствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к заданным. Различие состоит только во вре­мени осуществления (см. рис. 7.1).

 

Рис. 7.1. Время осуществления основных видов контроля

Предварительный контроль

Предварительный контроль - контроль, который осуществ­ляется перед выполнением хозяйственных операций. Основны­ми средствами его осуществления выступает реализация опреде­ленных правил, процедур и линий поведения. Поскольку прави­ла и линии поведения вырабатываются для обеспечения выпол­нения планов, то их строгое соблюдение - есть способ убедить­ся, что работа развивается в заданном направлении. Аналогич­но, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в ад­министративный аппарат управления квалифицированных лю­дей, то вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано, будет возрастать. В организациях предварительный контроль используется по отношению к чело­веческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и от­бора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и реко­мендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения пси­хологических тестов, а также при помощи многочисленных со­беседований с работником в период перед его наймом. Во мно­гих организациях предварительный контроль человеческих ре­сурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что дополнительно нужно доба­вить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предвари­тельного обучения повышает вероятность того, что нанятые ра­ботники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допус­тимых уровней качества и проведения физических проверок со­ответствия поступающих материалов этим требованиям.

Материальные ресурсы - предметы труда: сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты, топливо, неза­вершенное производство и отходы производства, а также запас­ные части машин, предназначенные для ремонта оборудования, тара и тарные материалы.

Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техниче­ским условиям. К методам предварительного контроля материаль­ных ресурсов относится также создание в организации их запасов на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых материаль­ные ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Финансовые ресурсы - совокупность фондов денежных средств, находящихся в распоряжении государства, предприятия, организации;

создаются в процессе распределения и перераспределения совокупно­го общественного продукта и национального дохода.

Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потре­буются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволя­ют тем самым какому-либо отделу или организации в целом ис­черпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом выступают подчи­ненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогати­вой их непосредственного руководителя. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предло­жений по усовершенствованию работы позволяет исключить откло­нения от намеченных планов и инструкций, которые могут перерас­ти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фак­тических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходи­ма обратная связь. Обратная связь применительно к процессу контроля есть ни что иное, как данные о полученных результа­тах. Простейшим примером обратной связи служит сообщение руководителя подчиненным о том, что их работа неудовлетвори­тельна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обрат­ной связи позволяют руководству выявить множество непредви­денных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффек­тивного пути к поставленным перед нею задачам.

Системы обратной связи различной природы (биологиче­ские, организационные) состоят из одних и тех же элементов и работают на одних и тех же принципах. Характеристика систем обратной связи представлена в табл. 7.1.

 

Таблица 7.1 Характеристики систем обратной связи

Характеристики систем
1. Наличие целей 2. Использование внешних ресурсов 3. Контроль значительных отклонений от намеченных целей 4. Преобразование внешних ресурсов для внутреннего использова­ния 5. Корректировка отклонений от намеченных целей для обеспечения их достижения

 

Системы контроля с обратной связью, используемые в ме­неджменте, влияют на «входы», чтобы достичь требуемых харак­теристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов — человеческих, материальных и финансовых, а «Выходом» — товары или услуги. Следует отметить, что большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или не­замкнутым системам. Внешний для таких систем элемент - ме­неджер, регулярно воздействует на эту систему, внося измене­ния как в ее цели, так и в функционирование. Менеджмент рас­сматривает системы открытого типа.

Отклонения, на которые система должна реагировать, что­бы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с внутренними переменными ор­ганизации. К внешним факторам относится все то, что воздей­ствует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культур­ных ценностей. Управление целесообразно рассматривать как по­пытку обеспечить функционирование организации в качестве сис­темы с эффективной обратной связью, т.е. как открытой системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних переменных.

Заключительный контроль

В процессе заключительного контроля обратная связь ис­пользуется после того, как работа выполнена; либо сразу по за­вершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически получен­ные результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он име­ет выполняет две важные функции:

• дает руководству организации информацию, необходи­мую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагаются проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные результаты с намечавшимися, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были со­ставленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем; поддерживает мотивацию. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактиче­ски достигнутую результативность надо определять точно и объ­ективно. Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между факти­ческими результатами и вознаграждением.

Эффективный контроль не только позволяет выявлять про­блемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Процесс контроля

Процесс контроля состоит из трех этапов:

• выработка стандартов и критериев оценки;

• сопоставление реальных результатов со стандартами;

• принятие необходимых корректирующих действий.

Модель процесса контроля представлена на рис. 7.2. Со­гласно этой модели, на каждом этапе реализуется комплекс раз­личных мер.

1. Выработка стандартов и критериев оценки — первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущно­сти, слиты функции контроля и планирования.

Стандарты представляют собой конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, исполь­зуемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Для целей, используемых в качестве стандартов для контроля, характерно наличие: временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоста­вить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Так, если руководство обнаружило, что за первые полгода прибыль организации составила всего 5 млн руб., то оно понимает, что необходимо существенно поднять производительность, чтобы достичь намеченной цели: заработать 14 млн руб. к концу года.

 

 

Относительно просто установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материа­лов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно (например, улучшение производственного климата, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или вообще невозможно). Невозможно точно припи­сать тому или иному уровню морали количественное значение или выразить его через эквивалентную сумму рублей. Однако некоторые, из явно неподдающихся количественному измерению величин, можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Малая текучесть кадров, например, обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, коэффи­циент текучести кадров можно использоваться как показатель ре­зультативности при выработке стандартов в области удовлетворен­ности работой. Руководство может установить в качестве цели на следующий год уменьшение количества увольнений с 10 до 6%.

Производственный климат — совокупность характерных признаков предприятия в том виде, в каком они воспринимают­ся и оцениваются его работниками. Производственный климат определяют на основе объективных данных — текучесть кадров, неявки на работу, частота поступления жалоб, а также субъек­тивных оценок, полученных с помощью опросов; для этих слу­чаев разработаны стандартизованные и структурированные ме­тодики. На производственный климат влияют многочисленные факторы: межличностные отношения, взаимоотношения внутри рабочих групп или подразделений, отношение к руководителям и их поведение (стиль руководства), организационные моменты — организация труда и заработной платы, возможности для полу­чения информации и участие в принятии решений, загрузка, а также внешние по отношению к данному предприятию раздра­жители. Состояние производственного климата может оказывать существенное влияние на успех предприятия, так как он во многом определяет удовлетворенность трудом и отношение к предприятию. Отсюда его непосредственное воздействие на производительность труда.

Опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений этих величин состоит в том, что на эти измеряемые косвенные проявления могут ока­зывать воздействие и совершенно другие переменные. Продол­жая наш пример, отметим, что в настоящее время низкая часто­та увольнений на отечественных предприятиях зачастую отража­ет не высокую степень удовлетворенности работой, а общее кризисное состояние экономики государства. Другими словами, ЛЮДИ могут оставаться на этой работе не потому, что их потреб­ности здесь по-настоящему удовлетворяются, а потому, что они считают, что найти другую работу будет достаточно трудно. Ме­неджеру нужно все время быть настороже и научиться отделять симптомы от истинных причин. Весьма важно, чтобы руководители ясно осознавали, что в данной конкретной ситуации на результаты их действий будут оказывать влияние очень многие факторы.

Даже субъективный показатель, при условии, что осознает­ся его ограниченность, лучше, чем ничего. Руководство не мо­жет эффективно осуществлять контроль без показателя резуль­тативности какого-либо типа. Неизбежным следствием отсутст­вия такого показателя является управление по наитию, которое фактически уже руководством и не является, а есть просто ре­акция на ситуацию, вышедшую из-под контроля. Ряд отлично управлявшихся по другим параметрам зарубежных организаций, например, столкнулись с очень серьезными проблемами из-за того, что не сумели установить показателя результативности в таких трудно поддающихся измерению областях, как социальная ответственность и этика.

2. Сопоставление реальных результатов с установленными стандартами — второй этап процесса контроля, на котором ме­неджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, устанавливает насколько допус­тимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процесса контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Дея­тельность, осуществляемая на данной стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Хотя показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации, однако организациям редко удается не отклоняться от поставленной цели. Одна из харак­терных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.









Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:


©2015- 2019 zdamsam.ru Размещенные материалы защищены законодательством РФ.